Ver video: resalte filas basadas en valores de celda en Excel
En caso de que prefiera leer instrucciones escritas, a continuación se muestra el tutorial.
El formato condicional le permite formatear una celda (o un rango de celdas) según el valor que contiene.
Pero a veces, en lugar de simplemente resaltar la celda, es posible que desee resaltar toda la fila (o columna) según el valor de una celda.
Para darle un ejemplo, a continuación tengo un conjunto de datos donde he resaltado todas las filas donde el nombre del Representante de ventas es Bob.
En este tutorial, le mostraré cómo resaltar filas basadas en un valor de celda usando formato condicional usando diferentes criterios.
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Resaltar filas según un criterio de texto
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea resaltar todos los registros donde el nombre del Representante de ventas es Bob.
Estos son los pasos para hacer esto:
- Seleccione el conjunto de datos completo (A2: F17 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- Haga clic en "Nuevas reglas".
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- En el campo de fórmula, ingrese la siguiente fórmula: = $ C2 = "Bob"
- Haga clic en el botón "Formato".
- En el cuadro de diálogo que se abre, establezca el color en el que desea que se resalte la fila.
- Haga clic en Aceptar.
Esto resaltará todas las filas donde el nombre del Representante de ventas es "Bob".
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¿Como funciona?
El formato condicional comprueba cada celda para la condición que hemos especificado, que es = $ C2 = "Bob"
Entonces, cuando analice cada celda en la fila A2, verificará si la celda C2 tiene el nombre Bob o no. Si lo hace, esa celda se resalta, de lo contrario no.
Tenga en cuenta que el truco aquí es usar un signo de dólar ($) antes del alfabeto de columnas ($ C1). Al hacer esto, hemos bloqueado la columna para que siempre sea C. Por lo tanto, incluso cuando se verifica la fórmula en la celda A2, verificará C2, y cuando se verifique la condición en A3, verificará C3.
Esto nos permite resaltar toda la fila mediante formato condicional.
Resaltar filas según un criterio numérico
En el ejemplo anterior, vimos cómo buscar un nombre y resaltar toda la fila.
Podemos usar el mismo método para verificar también los valores numéricos y resaltar filas según una condición.
Supongamos que tengo los mismos datos (como se muestra a continuación) y quiero resaltar todas las filas donde la cantidad es más de 15.
Estos son los pasos para hacer esto:
- Seleccione el conjunto de datos completo (A2: F17 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- Haga clic en "Nuevas reglas".
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- En el campo de fórmula, ingrese la siguiente fórmula: = $ D2> = 15
- Haga clic en el botón "Formato". En el cuadro de diálogo que se abre, establezca el color en el que desea que se resalte la fila.
- Haga clic en Aceptar.
Esto resaltará todas las filas donde la cantidad es mayor o igual a 15.
De manera similar, también podemos usar esto para tener criterios para la fecha.
Por ejemplo, si desea resaltar todas las filas donde la fecha es posterior al 10 de julio de 2021-2022, puede usar la siguiente fórmula de fecha:
= $ A2> FECHA (2018,7,10)
Resaltar filas según varios criterios (Y / O)
También puede utilizar varios criterios para resaltar filas utilizando formato condicional.
Por ejemplo, si desea resaltar todas las filas donde el nombre del Representante de ventas es "Bob" y la cantidad es más de 10, puede hacerlo mediante los siguientes pasos:
- Seleccione el conjunto de datos completo (A2: F17 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- Haga clic en "Nuevas reglas".
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- En el campo de fórmula, ingrese la siguiente fórmula: = Y ($ C2 = ”Bob”, $ D2> 10)
- Haga clic en el botón "Formato". En el cuadro de diálogo que se abre, establezca el color en el que desea que se resalte la fila.
- Haga clic en Aceptar.
En este ejemplo, solo se resaltan aquellas filas donde se cumplen ambas condiciones (esto se hace usando la fórmula AND).
Del mismo modo, también puede utilizar la condición OR. Por ejemplo, si desea resaltar filas donde el representante de ventas es Bob o la cantidad es más de 15, puede usar la siguiente fórmula:
= O ($ C2 = "Bob", $ D2> 15)
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Resalte filas en diferentes colores según múltiples condiciones
A veces, es posible que desee resaltar filas en un color según la condición.
Por ejemplo, es posible que desee resaltar todas las filas donde la cantidad es más de 20 en verde y donde la cantidad es más de 15 (pero menos de 20) en naranja.
Para hacer esto, necesita crear dos reglas de formato condicional y establecer la prioridad.
Estos son los pasos para hacer esto:
- Seleccione el conjunto de datos completo (A2: F17 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- Haga clic en "Nuevas reglas".
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- En el campo de fórmula, ingrese la siguiente fórmula: = $ D2> 15
- Haga clic en el botón "Formato". En el cuadro de diálogo que se abre, establezca el color en Naranja.
- Haga clic en Aceptar.
- En el cuadro de diálogo "Administrador de reglas de formato condicional", haga clic en "Nueva regla".
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- En el campo de fórmula, ingrese la siguiente fórmula: = $ D2> 20
- Haga clic en el botón "Formato". En el cuadro de diálogo que se abre, establezca el color en Verde.
- Haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Aplicar (o en Aceptar).
Los pasos anteriores harían que todas las filas con una cantidad superior a 20 estén en verde y las que tengan más de 15 (pero menos de 20 en naranja).
Comprensión del orden de las reglas:
Cuando se utilizan varias condiciones, es importante asegurarse de que el orden de las condiciones sea correcto.
En el ejemplo anterior, la condición de color verde está por encima de la condición de color naranja.
Si es al revés, todas las filas se colorearían solo en naranja.
¿Por qué?
Porque una fila donde la cantidad es mayor que 20 (digamos 23) satisface nuestras dos condiciones (= $ D2> 15 y = $ D2> 20). Y dado que la condición naranja está en la parte superior, obtiene preferencia.
Puede cambiar el orden de las condiciones utilizando los botones Subir / Bajar.
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Resaltar filas donde cualquier celda está en blanco
Si desea resaltar todas las filas donde alguna de las celdas está en blanco, debe verificar cada celda usando formato condicional.
Estos son los pasos para hacer esto:
- Seleccione el conjunto de datos completo (A2: F17 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- Haga clic en "Nuevas reglas".
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- En el campo de fórmula, ingrese la siguiente fórmula: = CONTAR.SI ($ A2: $ F2, ””)> 0
- Haga clic en el botón "Formato". En el cuadro de diálogo que se abre, establezca el color en Naranja.
- Haga clic en Aceptar.
La fórmula anterior cuenta el número de celdas en blanco. Si el resultado es más de 0, significa que hay celdas en blanco en esa fila.
Si alguna de las celdas está vacía, resalta toda la fila.
Resaltar filas según la selección desplegable
En los ejemplos cubiertos hasta ahora, todas las condiciones se especificaron con el cuadro de diálogo de formato condicional.
En esta parte del tutorial, le mostraré cómo hacerlo dinámico (para que pueda ingresar la condición dentro de una celda en Excel y automáticamente resaltará las filas basadas en ella).
A continuación se muestra un ejemplo, donde selecciono un nombre del menú desplegable, y todas las filas con ese nombre se resaltan:
Estos son los pasos para crear esto:
- Cree una lista desplegable en la celda A2. Aquí he usado los nombres del representante de ventas para crear la lista desplegable. Aquí hay una guía detallada sobre cómo crear una lista desplegable en Excel.
- Seleccione el conjunto de datos completo (C2: H17 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- Haga clic en "Nuevas reglas".
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- En el campo de fórmula, ingrese la siguiente fórmula: = $ E2 = $ A $ 2
- Haga clic en el botón "Formato". En el cuadro de diálogo que se abre, establezca el color en Naranja.
- Haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando seleccione cualquier nombre del menú desplegable, se resaltarán automáticamente las filas donde el nombre es el mismo que ha seleccionado en el menú desplegable.
¿Está interesado en aprender más sobre cómo buscar y resaltar en Excel? Mira los videos a continuación.
