Introducción a la validación de datos en Excel

La validación de datos en Excel le permite controlar los datos que se pueden ingresar en una celda. Puede restringir al usuario para que ingrese solo un rango específico de números o texto o fecha.

También puede usar la funcionalidad de validación de datos para crear una lista desplegable de Excel (que definitivamente es una de las características más interesantes y poderosas de Excel)

Acceder a la validación de datos en Excel

Se puede acceder a la validación de datos en Excel a través de la pestaña Datos en la cinta.

En la mayoría de los casos, hay tres situaciones en las que le gustaría utilizar la validación de datos en Excel:

• Cuando desee restringir la entrada de datos a ciertos números / texto / fechas. No se permiten datos que no cumplan con los criterios de validación.
• Cuando desee informar al usuario cuando se ingresen datos fuera de rango. Sin embargo, se permite todo tipo de entrada de datos.
• Cuando orienta al usuario sobre qué datos ingresar. Se permiten todo tipo de entradas de datos.

Repasemos estas situaciones una por una:

Cuando desee restringir la entrada de datos a ciertos números / texto / fechas

La validación de datos le permite especificar una condición para la entrada de datos en una celda / celdas en Excel. Una vez especificado, no permite al usuario ingresar nada que esté fuera de ese rango especificado. Se puede acceder a esta función abriendo el cuadro de diálogo de validación de datos y seleccionando la opción Configuración

En la lista desplegable, puede elegir la condición que desea aplicar para un rango de celdas

• Cualquier valor: permite ingresar cualquier valor en una celda.
• Número entero: permite introducir solo números enteros, con condiciones adicionales como mayor / menor que, entre / no entre, igual a / no igual a.
• Decimal: permite ingresar números con decimales, con condiciones adicionales como mayor / menor que, entre / no entre, igual a / no igual a.
• Lista: crea un menú desplegable tomando una lista de elementos (mediante selección de rango o rango con nombre).
• Fecha: permite introducir fechas (o su valor numérico), con condiciones adicionales como mayor / menor que, entre / no entre, igual a / no igual a.
• Hora: permite ingresar la hora (o su valor numérico), con condiciones adicionales como mayor / menor que, entre / no entre, igual a / no igual a.
• Longitud del texto: permite el texto con la condición de su longitud.
• Personalizado: permite valores que cumplen con los criterios especificados. Por ejemplo, si utilizo la fórmula = A1> 10, solo se permiten números mayores que 10 en la celda A1.

Siempre que ingrese cualquier dato en una celda que viole la condición especificada, muestra un error.

Cuando desea informar al usuario cada vez que se ingresan datos fuera de rango (se permite todo tipo de ingreso de datos)

Si bien la sección anterior trataba sobre restringir al usuario a un rango específico al ingresar datos, esta sección trata sobre advertir al usuario si se ingresa algún dato fuera de rango. Sin embargo, la entrada de datos todavía está permitida. Esto se puede habilitar cambiando la configuración del mensaje de error.

Puede personalizar el mensaje de error yendo a la pestaña Alerta de error en el cuadro de diálogo Validación de datos. Hay tres opciones:

• Detener error - Muestra el error de parada y no permite que el usuario ingrese los datos que están fuera del rango especificado.
• Error de advertencia - Muestra el error de advertencia pero permite al usuario ingresar los datos que están fuera del rango especificado.
• Error de información - Muestra el error de información pero permite al usuario ingresar los datos que están fuera del rango especificado.

Cuando guía al usuario sobre qué datos ingresar (se permite todo tipo de ingreso de datos)

Suponga que tiene una lista de empleados y desea obtener su fecha de incorporación. Puede haber varios formatos para ingresar la fecha (como 01/01/2014, 01 de enero de 2014 o 01 de enero de 2014). Sin embargo, en aras de la coherencia, es mejor obtener todas las fechas en un formato. Sin embargo, está bien que la gente lo ingrese en cualquier otro formato, ya que la captura de datos es de suma importancia.

Así es como se puede hacer esto:

1. Seleccione cualquier celda y luego vaya a la pestaña Datos -> Validación de datos
2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, seleccione la pestaña Mensaje de entrada
3. Asegúrese de que la casilla de verificación "Mostrar mensaje de entrada cuando se seleccione la celda" esté seleccionada
4. En la pestaña Mensaje de entrada, ingrese el Título (máximo 32 caracteres, opcional) y el Mensaje de entrada (máximo 256 caracteres)
   
5. Haga clic en Aceptar. Ahora, cada vez que haga clic en la celda o la seleccione con el teclado, se mostrará el mensaje.

Caution: Si mueve el cuadro de mensaje de su posición, todo el cuadro de mensaje se mostrará solo en esa posición. Por lo tanto, es seguro no mover el cuadro de mensaje.

Tutoriales relacionados sobre validación de datos en Excel:

• Habilite la entrada de datos solo si se llena una celda dependiente.
• Disfrace los números como texto en un menú desplegable de validación de datos.
• Cree una lista desplegable de validación dependiente.