Ver video: Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Excel
Si trabaja con un archivo de Excel que necesita ser actualizado o revisado por otras personas, la opción de realizar un seguimiento de los cambios puede resultar útil.
También puede usarlo cuando está actualizando un archivo y necesita realizar un seguimiento de todos los cambios que realiza usted mismo. Esto puede ser útil cuando lo vuelva a visitar más adelante.
En este tutorial, le mostraré cómo realizar un seguimiento de los cambios en Excel.
Habilitación de la función de seguimiento de cambios en Excel
De forma predeterminada, esta función está deshabilitada en Excel.
Estos son los pasos para habilitar el seguimiento de cambios en Excel:
- Vaya a la pestaña Revisar.
- En el grupo Cambios, haga clic en la opción Control de cambios y seleccione Resaltar cambios.
- En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, marque la opción "Realizar un seguimiento de los cambios durante la edición. Esto también comparte su libro de trabajo ". También puede especificar las opciones "Cuándo", "Quién" y "Dónde". Para este tutorial, usaré la configuración predeterminada.
- Haga clic en Aceptar.
Los pasos anteriores habilitarían "Control de cambios" en Excel y ahora resaltarán cualquier cambio realizado en el libro de trabajo.
Nota: Para que esta opción funcione, debe tener el libro de trabajo guardado en su sistema o en una unidad de red. Si el archivo no se ha guardado, primero le pedirá que lo guarde antes de habilitar la opción "Control de cambios". Si el archivo ya está guardado, aún lo guardará antes de habilitar el seguimiento.
¿Cómo funciona "Seguimiento de cambios" en Excel?
Una vez que haya habilitado el seguimiento, cada vez que usted o cualquier persona que acceda al libro de trabajo realice algún cambio, se resaltará con un borde azul y aparecerá un pequeño triángulo azul en la parte superior izquierda de la celda. Esto es similar al triángulo rojo que ve cuando inserta un comentario en una celda.
Por ejemplo, a continuación tengo un plan de proyecto ficticio y he realizado cambios en la columna B (celda B4 y B6).
Cuando pase el cursor sobre la celda que tiene un cambio, mostrará un mensaje que especifica cuál es el cambio, quién hizo el cambio y cuándo se hizo.
Tenga en cuenta que cuando la opción "realizar un seguimiento de los cambios" está habilitada en Excel, el libro de trabajo se comparte y algunas de las funciones se deshabilitan automáticamente. Por ejemplo, no podrá proteger una hoja cuando el "control de cambios" esté activado. Notará que algunas de las opciones de la cinta están atenuadas.
Obtener una lista de todos los cambios
Si tiene un libro de trabajo que tiene muchos cambios realizados, es posible que desee obtener una lista de todos los cambios por separado como una lista.
Estos son los pasos para obtener una lista de todos los cambios en una nueva hoja de trabajo:
- Guarde el libro de trabajo para que también se guarden los cambios realizados.
- Vaya a la pestaña Revisar.
- En el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y seleccione Resaltar cambios.
- En el cuadro de diálogo "Resaltar cambios", marque la opción "Enumerar cambios en una hoja nueva". En la opción "Cuándo", puede especificar si desea todos los cambios o cambios que no se revisan o "cambios desde la última vez que se guardaron".
- Haga clic en Aceptar.
Esto creará instantáneamente una nueva hoja de trabajo que enumerará todos los cambios que ha realizado.
Aceptar / rechazar cambios
Cuando se realizan los cambios, estos no son definitivos hasta que los revise. Esto puede ser útil cuando tiene el archivo revisado de su colega / jefe / cliente y tiene que decidir qué cambios se deben mantener y cuáles se deben rechazar.
Estos son los pasos para aceptar / rechazar cambios en Excel:
- Vaya a la pestaña Revisar.
- En el grupo Cambios, haga clic en "Control de cambios" y seleccione "Aceptar / Rechazar cambios".
- En el cuadro de diálogo "Seleccionar cambios para aceptar o rechazar", especifique las opciones Cuándo, Quién y Dónde.
- En "Cuándo" puede seleccionar todos los cambios que no se han revisado o especificar una fecha.
- En "Quién", puede seleccionar los cambios que desea revisar.
- En "Dónde", puede seleccionar un rango de celdas en las que desea revisar los cambios.
- Haga clic en Aceptar. Esto abrirá el cuadro de diálogo "Aceptar o rechazar cambios".
- En el cuadro de diálogo "Aceptar o rechazar cambios", puede aceptar los cambios uno por uno o aceptar / rechazar todos los cambios a la vez.
Si rechaza un cambio, volverá al valor original.
Tenga en cuenta que cuando acepta un cambio, no puede deshacerlo.
Deshabilitar el control de cambios en Excel
Una vez que haya finalizado su trabajo, puede deshabilitar la función de seguimiento de cambios en Excel. Eso eliminará cualquier cuadro azul existente en las celdas y dejará de rastrear cualquier cambio adicional.
Estos son los pasos para deshabilitar el "seguimiento de cambios" en Excel:
- Vaya a la pestaña Revisar.
- En el grupo Cambios, haga clic en "Control de cambios" y seleccione "Resaltar cambios".
- En el cuadro de diálogo "Resaltar cambios", desmarque la opción "Realizar un seguimiento de los cambios durante la edición". Esto también comparte su libro de trabajo ".
- Haga clic en Aceptar.
- Verá un mensaje como se muestra a continuación. Haga clic en Sí.
Diferencia entre comentarios y seguimiento de cambios
Mucha gente prefiere agregar comentarios mientras revisa el trabajo de otras personas en Excel.
Estas son las principales diferencias en "comentarios" y la funcionalidad de "seguimiento de cambios":
- No es necesario editar el contenido de una celda para dejar un comentario. El seguimiento de cambios, por otro lado, insertaría una nota siempre que haya algún cambio en la celda.
- Agregar comentarios es un proceso manual, mientras que el seguimiento de cambios, cuando está habilitado, registraría automáticamente todo lo que sucede en la hoja de trabajo.
- No puede obtener una lista de todos los comentarios por separado en una hoja de trabajo (a menos que use VBA como se muestra aquí), mientras que puede obtenerla con la funcionalidad de seguimiento con un simple clic.
- Cuando habilita el seguimiento de cambios en Excel, algunas de las funcionalidades están deshabilitadas. Este no es el caso de los comentarios.
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