No existe una talla única que se adapte a todos. Cuando se trata de Excel, la configuración predeterminada funciona bien en la mayoría de los casos. Pero si es necesario, puede personalizar fácilmente muchas de las opciones de Excel.
En esta publicación de blog, le mostraré cómo usar las Opciones de Excel para personalizar sus libros de trabajo y obtener una mejor experiencia con las hojas de cálculo.
Acceder a las opciones de Excel
Para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel:
En Excel 2010/13: Vaya a Archivo -> Opciones.
En Excel 2007: Vaya a Menús -> Herramientas -> Opciones de Excel.
No se abrume con todas las categorías y casillas de verificación del cuadro de diálogo Opciones de Excel. No necesita cambiar todo y, en la mayoría de los casos, la configuración predeterminada funciona bien. Pero estas son algunas de las características que pueden brindarle más control sobre la forma en que se comportan sus hojas de cálculo de Excel.
# 1 Cambie el tipo y tamaño de fuente predeterminados
De forma predeterminada, Excel usa el tamaño de fuente Calibri (fuente del cuerpo) 11. Si usted o su organización están usando un tipo y tamaño de fuente diferente, puede cambiar el tamaño predeterminado siguiendo estos pasos:
- En Opciones de Excel, seleccione General.
- En las opciones generales, en la sección "Al crear nuevos libros de trabajo", cambie el tipo de fuente y el tamaño de fuente predeterminados.
Ahora, cuando abra un nuevo libro de trabajo, utilizará la nueva configuración de fuente de forma predeterminada.
# 2 Guarde siempre archivos en formato .xls
Si comparte sus libros de Excel con personas que tienen la versión 2003, debe cambiar manualmente el formato a .xls. En lugar de hacer esto manualmente cada vez, puede cambiar el formato de archivo predeterminado Guardar configuración.
Estos son los pasos para hacer esto:
- En Opciones de Excel, seleccione Guardar.
- En las opciones de Guardar, dentro de la sección "Guardar libros de trabajo", cambie el formato Guardar archivo a Libro de trabajo de Excel 97-2003.
También puede establecer el libro de Excel habilitado para macros como predeterminado si trabaja con macros.
Ahora, cada vez que guarde un libro de trabajo, se guardará en formato .xls.
# 3 Cambiar el modo de cálculo de automático a manual
Con el cálculo automático, se activa un nuevo cálculo cada vez que hay un cambio en una celda / valor que afecta a las fórmulas (más aún con las fórmulas volátiles). Con hojas de trabajo que están cargadas con una gran cantidad de datos y fórmulas, este recálculo puede perder mucho tiempo (y la mayoría de las veces es innecesario) y ralentizar nuestros libros de trabajo.
Para ahorrar tiempo, puede cambiar la configuración de cálculo a manual. Para hacer esto:
- En Opciones de Excel, seleccione Fórmulas.
- En las opciones de Fórmulas, cambie las opciones de cálculo a Manual.
Cuando se selecciona el modo manual, debe forzar manualmente un recálculo presionando la tecla F9.
# 4 Mantenga la celda activa seleccionada después de presionar Enter
De forma predeterminada, si selecciona una celda y presiona Intro, la selección disminuye. En muchos casos, es posible que desee mantener la misma celda seleccionada después de presionar Enter.
Así es como puede realizar este cambio:
- En Opciones de Excel, seleccione Avanzado.
- En Opciones de edición, desmarque la opción "Después de presionar Enter, mover selección".
SUGERENCIA: También puede lograr el mismo efecto presionando Control + Enter (en lugar de Enter).
# 5 Inserte automáticamente puntos decimales durante la entrada de datos
Si su trabajo implica una gran cantidad de entrada de datos numéricos con decimales, este sería muy útil.
Cómo funciona: si tiene que ingresar valores numéricos con 2 puntos de datos, en lugar de escribir 123.45, simplemente puede escribir 12345 y Excel automáticamente insertará 2 lugares decimales.
Así es como puede habilitar esto:
- En Opciones de Excel, seleccione Avanzado.
- En Opciones de edición, seleccione "Insertar un punto decimal automáticamente" y especifique los lugares.
Precaución: Recuerde, cada vez que ingrese un número, tendrá 2 lugares decimales. Entonces, si necesita 1 como valor, tendrá que escribir 100 (considerando que hay 2 lugares decimales).
# 6 Mostrar todos los comentarios a la vez
Cuando inserta un comentario, por defecto hay un pequeño triángulo rojo que aparece en la parte superior izquierda de la celda. Si bien este es un indicador suficientemente bueno, es probable que se pierda comentarios si tiene muchos datos / comentarios.
Una solución alternativa podría ser mostrar todos los comentarios a la vez.
Para hacer esto:
- En Opciones de Excel, seleccione Avanzado.
- En la sección Pantalla, debajo de la opción "Para celdas con comentarios, mostrar:", seleccione Comentarios e indicadores.
SUGERENCIA: Esto también sería útil si está editando comentarios. Simplemente haga clic en el comentario y edítelo.
# 7 Ocultar todos los ceros
Puede ocultar todos los valores 0 en su hoja de cálculo con un solo clic (¡lo escuchó bien!).
He aquí cómo hacer esto:
- En Opciones de Excel, seleccione Avanzado.
- Desplácese hacia abajo y vaya a la sección "Opciones de visualización para esta hoja de trabajo".
- Desmarque "Mostrar un cero en las celdas que tienen un valor cero".
# 8 Abra los libros de trabajo seleccionados siempre que inicie Excel
Si comienza su trabajo con el mismo conjunto de libros de trabajo de Excel (por ejemplo, listas de tareas pendientes, rastreadores de proyectos, etc.), existe una forma en que Excel abrirá automáticamente estos libros de trabajo cada vez que lo inicie. He aquí cómo hacer esto:
- En Opciones de Excel, seleccione Avanzado.
- Desplácese hacia abajo y vaya a la sección General.
- En el campo. "Al inicio, abra todos los archivos en:", ingrese la ruta de la carpeta que tiene los archivos que desea abrir cada vez que inicie Excel.
Nota: Puede agregar más archivos a la carpeta y se abrirá automáticamente cuando abra Excel a continuación.
Ver también: Consejos para la entrada de datos en Excel.
# 9 Abreviaturas completas automáticamente
Hay una función en Excel donde puede especificar texto abreviado y Excel lo completará automáticamente por usted. Por ejemplo, siempre que escriba ABC, Excel lo reemplazará automáticamente con ABC Technology Corporation Limited. Algo como se muestra a continuación:
Así es como puede habilitar esto:
- En Opciones de Excel, seleccione Revisión
- Haga clic en el botón Opciones de Autocorrección
- En el cuadro de diálogo Autocorrección, escriba lo que desea reemplazar (en el campo Reemplazar) con lo que desea reemplazarlo (en el campo Con)
- Haga clic en Agregar y luego en Aceptar
Ahora, cada vez que escriba ABC y presione enter (o barra espaciadora), será reemplazado automáticamente por ABC Technology Corporation Limited.
Nota: este cambio se aplica a todas las aplicaciones de oficina, como Word y PowerPoint).
Hay muchas otras funciones que también se pueden personalizar con las Opciones de Excel. Si tiene algo de tiempo libre, revíselo y puede encontrar algunas opciones adicionales que puede usar.
Prueba estas opciones, déjame saber lo que piensas. # 5 y # 9 son mis favoritos. ¿Y usted?
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