Habilite la entrada de datos condicional en Excel usando la validación de datos

Excel es más que una herramienta de entrada de datos. Pero si solo habla de la entrada de datos en Excel, es muy bueno. Con la validación de datos, puede habilitar la entrada de datos en la (s) celda (s) según una condición predefinida.

Entrada de datos condicional en Excel mediante validación de datos

A continuación, se muestran algunos ejemplos de reglas de entrada de datos condicionales:

• Permita la entrada de datos solo de una lista predefinida (usando listas desplegables).
• Permita la entrada de datos solo cuando las celdas especificadas estén llenas.
• Permitir la entrada de FECHA entre dos fechas especificadas únicamente.

También puede combinar varias condiciones para crear una regla de entrada de datos.

Este tipo de entrada de datos condicional en Excel se puede realizar utilizando la función de validación de datos en Excel. Puede habilitar la entrada de datos en las celdas especificadas solo cuando se cumplen las condiciones especificadas; de lo contrario, muestra un error.

Permitir la entrada de datos de una lista predefinida

Puede restringir al usuario para que elija de una lista creando una lista desplegable. Por ejemplo, suponga que tiene una lista de países como se muestra a continuación y desea permitir la entrada de solo uno de estos nombres en la celda C1:

Puede crear una lista desplegable que restringirá las entradas solo a las mencionadas en la lista. Si intenta ingresar cualquier otra cadena de texto, mostrará un error (como se muestra a continuación):

Así es como puede crear una lista desplegable:

• Seleccione la celda donde desea mostrar la lista desplegable. En este ejemplo, son las celdas C1.
• Vaya a Datos -> Herramientas de datos -> Validación de datos.
  
• En el cuadro de diálogo de validación de datos, seleccione la pestaña de configuración y realice los siguientes cambios:
  • Permitir: Lista
  • Fuente: $ A $ 1: $ A $ 6 (puede usar el rango donde tiene los datos).
  • Ignorar espacio en blanco: marcado (desmarque esta opción si no desea que el usuario ingrese un espacio en blanco).
  • Menú desplegable en la celda: marcado (esto habilitaría la función desplegable).
    

Esto creará una lista desplegable en la celda seleccionada.

Ahora puede seleccionarlos de la lista desplegable o ingresar manualmente los datos en ella. Si ingresa cualquier dato que no sea de los datos de origen, se mostrará un error.

PRECAUCIÓN: Si copia y pega sobre la celda que tiene las reglas de validación de datos, las reglas de validación de datos desaparecen.

Entrada de datos cuando se llena una celda dependiente

Este podría ser el caso cuando desea que el usuario vaya en una secuencia y complete un formulario / cuestionario / encuesta.

Digamos que tengo algo como se muestra a continuación:

En este conjunto de datos, quiero que el usuario primero complete el nombre (el nombre y el apellido son obligatorios) y luego continúe para completar la fecha. Si el usuario omite ingresar el nombre, entonces quiero mostrar un error (como se muestra a continuación):

Esto se puede hacer fácilmente mediante la validación de datos. Para hacer esto:

• Seleccione la celda donde desea aplicar esta condición. En el ejemplo anterior, es la celda B5.
• Vaya a Datos -> Herramientas de datos -> Validación de datos
  En el cuadro de diálogo de validación de datos, seleccione la pestaña de configuración y realice los siguientes cambios:
  • Permitir: personalizado
  • Fórmula: = Y ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • Ignorar espacio en blanco: desmarcado (asegúrese de que no esté marcado, de lo contrario no funcionará).

En este caso, hemos utilizado una función AND que comprueba si tanto B1 como B3 ya se han llenado. Si no es así, muestra un error.

PRECAUCIÓN: Si copia y pega sobre la celda que tiene las reglas de validación de datos, las reglas de validación de datos desaparecen.

Entrada de fecha entre dos fechas especificadas

Hay una función incorporada en la validación de datos que le permitirá hacer esto. Puede especificar los límites de fecha superior e inferior, y si el usuario ingresa una fecha que está fuera de este rango, obtendrá un error.

Para hacer esto:

• Seleccione la celda donde desea aplicar esta condición. En el ejemplo anterior, es la celda B5.
• Vaya a Datos -> Herramientas de datos -> Validación de datos
  En el cuadro de diálogo de validación de datos, seleccione la pestaña de configuración y realice los siguientes cambios:
  • Permitir: fecha
  • Datos: Entre
  • Fecha de inicio: ingrese la fecha de inicio aquí (no se aceptará ninguna fecha anterior a esta fecha).
  • Fecha de finalización: introduzca aquí la fecha de finalización (no se aceptará ninguna fecha posterior a esta).

También puede utilizar una referencia de celda o una fórmula para especificar la fecha. Por ejemplo, puede utilizar la función HOY () como uno de los límites de fecha (si desea el límite inferior para la fecha actual).

Dado que Excel almacena las fechas como números, también puede usar números en lugar de fechas. Por ejemplo, en lugar de usar 01-01-2015, también puede usar el número 42005.

PRECAUCIÓN: Si copia y pega sobre la celda que tiene las reglas de validación de datos, las reglas de validación de datos desaparecen.

Condiciones de entrada de datos múltiples

También puede combinar varias condiciones. Por ejemplo, supongamos que desea ingresar una fecha en la celda B5 con las siguientes condiciones:

• El nombre y el apellido ya han sido llenados por el usuario.
• La fecha ingresada es entre 01-01-2015 y 10-10-2015.

Para hacer esto:

• Seleccione la celda donde desea aplicar esta condición. En el ejemplo anterior, es la celda B5.
• Vaya a Datos -> Herramientas de datos -> Validación de datos
• En el cuadro de diálogo de validación de datos, seleccione la pestaña de configuración y realice los siguientes cambios:
  • Permitir: personalizado
  • Fórmula: = Y ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = FECHA (2015,10,1), B5 <= FECHA (2015,10,10))
  • Ignorar espacio en blanco: desmarcado (asegúrese de que no esté marcado, de lo contrario no funcionará)

Esta fórmula verifica cuatro condiciones: si las dos celdas (B1 y B3 ya están llenas, y si la fecha ingresada en la celda B5 está dentro del rango de fechas especificado).

PRECAUCIÓN: Si copia y pega sobre la celda que tiene las reglas de validación de datos, las reglas de validación de datos desaparecen.

De manera similar, puede crear y probar múltiples condiciones mientras permite la entrada de datos en Excel.

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