Ver video: buscar y resaltar datos con formato condicional
Si trabaja con grandes conjuntos de datos, puede ser necesario crear una función de búsqueda que le permita resaltar rápidamente celdas / filas para el término buscado.
Si bien no hay una forma directa de hacer esto en Excel, puede crear una funcionalidad de búsqueda utilizando el formato condicional.
Por ejemplo, suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación (en la imagen). Tiene columnas para Nombre de producto, Representante de ventas y País.
Ahora puede usar el formato condicional para buscar una palabra clave (ingresándola en la celda C2) y resaltar todas las celdas que tienen esa palabra clave.
Algo como se muestra a continuación (donde ingreso el nombre del elemento en la celda B2 y presiono Enter, toda la fila se resalta):
En este tutorial, le mostraré cómo crear esta función de búsqueda y resaltado en Excel.
Más adelante en el tutorial, avanzaremos un poco y veremos cómo hacerlo dinámico (para que se destaque mientras escribe en el cuadro de búsqueda).
Haga clic aquí para descargar el archivo de ejemplo y síguelo.
Buscar y resaltar celdas coincidentes
En esta sección. Le mostraré cómo buscar y resaltar solo las celdas coincidentes en un conjunto de datos.
Algo como se muestra a continuación:
Estos son los pasos para buscar y resaltar todas las celdas que tienen el texto coincidente:
- Seleccione el conjunto de datos en el que desea aplicar el formato condicional (A4: F19 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- En las opciones desplegables, haga clic en Nueva regla.
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en la opción "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- Ingrese la siguiente fórmula: = A4 = $ B $ 1
- Haga clic en el botón "Formatear …".
- Especifique el formato (para resaltar las celdas que coinciden con la palabra clave buscada).
- Haga clic en Aceptar.
Ahora escriba cualquier cosa en la celda B1 y presione enter. Resaltará las celdas coincidentes en el conjunto de datos que contienen la palabra clave en B1.
¿Como funciona esto?
El formato condicional se aplica siempre que la fórmula especificada devuelve VERDADERO.
En el ejemplo anterior, verificamos cada celda usando la fórmula = A4 = $ B $ 1
El formato condicional comprueba cada celda y verifica que el contenido de la celda sea el mismo que el de la celda B1. Si es el mismo, la fórmula devuelve VERDADERO y la celda se resalta. Si no es lo mismo, la fórmula devuelve FALSE y no sucede nada.
Haga clic aquí para descargar el archivo de ejemplo y síguelo.
Buscar y resaltar filas con datos coincidentes
Si desea resaltar toda la fila en lugar de solo las celdas coincidentes, puede hacerlo modificando un poco la fórmula.
A continuación se muestra un ejemplo en el que se resalta toda la fila si el tipo de producto coincide con el de la celda B1.
Estos son los pasos para buscar y resaltar toda la fila:
- Seleccione el conjunto de datos en el que desea aplicar el formato condicional (A4: F19 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- En las opciones desplegables, haga clic en Nueva regla.
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en la opción "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- Ingrese la siguiente fórmula: = $ B4 = $ B $ 1
- Haga clic en el botón "Formatear …".
- Especifique el formato (para resaltar las celdas que coinciden con la palabra clave buscada).
- Haga clic en Aceptar.
Los pasos anteriores buscarían el elemento especificado en el conjunto de datos y, si encuentra el elemento coincidente, resaltará toda la fila.
Tenga en cuenta que esto solo comprobará la columna del elemento. Si ingresa un nombre de Representante de ventas aquí, no funcionará. Si desea que funcione para el nombre del Representante de ventas, debe cambiar la fórmula a = $ C4 = $ B $ 1
Nota: La razón por la que resalta toda la fila y no solo la celda coincidente es que hemos usado un signo $ antes de la referencia de la columna ($ B4). Ahora, cuando el formato condicional analiza celdas en una fila, verifica si el valor en la columna B de esa fila es igual al valor en la celda B1. Entonces, incluso cuando analiza A4 o B4 o C4, etc., solo verifica el valor B4 (ya que hemos bloqueado la columna B usando el signo de dólar).
Puede leer más sobre referencias absolutas, relativas y mixtas aquí.
Buscar y resaltar filas (según la coincidencia parcial)
En algunos casos, es posible que desee resaltar filas basándose en una coincidencia parcial.
Por ejemplo, si tiene elementos como Pizarra blanca, Pizarra verde y Pizarra gris, y desea resaltarlos todos según la palabra Pizarra, puede hacerlo mediante la función BÚSQUEDA.
Algo como se muestra a continuación:
Estos son los pasos para hacer esto:
- Seleccione el conjunto de datos en el que desea aplicar el formato condicional (A4: F19 en este ejemplo).
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
- En las opciones desplegables, haga clic en Nueva regla.
- En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato", haga clic en la opción "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
- Ingrese la siguiente fórmula: = Y ($ B $ 1 ””, ISNUMBER (SEARCH ($ B $ 1, $ B4)))
- Haga clic en el botón "Formatear …".
- Especifique el formato (para resaltar las celdas que coinciden con la palabra clave buscada).
- Haga clic en Aceptar.
¿Como funciona esto?
- La función de BÚSQUEDA busca la cadena de búsqueda / palabra clave en todas las celdas de una fila. Devuelve un error si no se encuentra la palabra clave de búsqueda y devuelve un número si encuentra una coincidencia.
- La función ESNUMERO convierte el error en FALSO y los valores numéricos en VERDADERO.
- La función AND comprueba una condición adicional: que la celda C2 no debe estar vacía.
Entonces, ahora, cada vez que escribe una palabra clave en la celda B1 y presiona Entrar, resalta todas las filas que tienen las celdas que contienen esa palabra clave.
Consejo adicional: Si desea que la búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas, utilice la función ENCONTRAR en lugar de BÚSQUEDA.
Haga clic aquí para descargar el archivo de ejemplo y síguelo.
Funcionalidad de búsqueda dinámica y resaltado (resalta a medida que escribe)
Utilizando los mismos trucos de formato condicional descritos anteriormente, también puede dar un paso más y hacerlo dinámico.
Por ejemplo, puede crear una barra de búsqueda en la que los datos coincidentes se resalten mientras escribe en la barra de búsqueda.
Algo como se muestra a continuación:
Esto se puede hacer usando controles ActiveX y puede ser una buena funcionalidad para usar al crear informes o paneles.
A continuación se muestra un video donde muestro cómo crear esto:
¿Le resultó útil este tutorial? Déjame saber tu opinión en la sección de comentarios.
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