Cómo abrir automáticamente un archivo específico de Excel al iniciar

¿Quiere que algunos archivos de Excel se abran automáticamente al iniciar Excel?

Estos podrían ser archivos que abre todos los días por la mañana (como la hoja de seguimiento o la hoja de tiempo) o algunos archivos relacionados con el proyecto que necesita abrir tan pronto como inicie Excel.

Si bien siempre tiene la opción de abrir estos archivos manualmente, es solo una de esas pequeñas cosas que ahorra tiempo que puede hacer al automatizar el proceso.

Y esta automatización no necesita ningún código VBA ni pasos complejos. Es algo que puede hacer en unos segundos y ahorrar tiempo todos los días.

Ahora hay dos formas de abrir archivos de Excel automáticamente:

1. Cuando inicia Excel - Recomendado
2. Cuando inicia su sistema (Windows)
3. Cuando abre un archivo de Excel y abre todos los archivos relacionados con él (este método usa VBA)

En este tutorial, le mostraré cómo abrir archivos específicos de Excel cuando inicia Excel y cuando inicia Windows.

Nota: Todas las cosas que cubro en este tutorial son para un sistema operativo Windows. Si usa una Mac, puede intentarlo, pero no lo he probado en Mac.

Abrir archivos automáticamente al iniciar Excel

Con Excel, puede personalizar el comportamiento de inicio para:

1. Inicie Excel y muestre la pantalla de inicio (o abra un libro en blanco)
2. Inicie Excel y abra un libro de trabajo o una plantilla específicos
3. Inicie Excel y abra todos los archivos de Excel en una carpeta

Cuando inicia Excel, el comportamiento predeterminado es que abre la pantalla de inicio que muestra los libros de trabajo y las plantillas recientes (como se muestra a continuación).

Nota: Este comportamiento de mostrar la pantalla de inicio al inicio se ha convertido en un valor predeterminado a partir de Excel 2013 en adelante.

Desde la pantalla de inicio, puede optar por abrir un nuevo libro de trabajo o puede elegir entre las plantillas existentes en Excel (hay algunas plantillas útiles en esta lista).

Excel le permite personalizar el comportamiento de inicio donde puede especificar si desea abrir un nuevo libro en blanco (en lugar de la pantalla de inicio), o un archivo de Excel específico, o incluso todos los archivos en una carpeta específica.

Así que veamos rápidamente las diferentes opciones y aprendamos cómo personalizar el inicio de Excel.

Abrir un archivo en blanco cuando se inicia Excel

Cuando habilita esta opción, siempre que inicie Excel, se abrirá un nuevo libro en blanco.

A continuación se explica cómo habilitar esto:

1. Inicie Excel y abra un nuevo libro de trabajo haciendo clic en Libro en blanco en la pantalla de inicio (o puede abrir cualquier libro de trabajo guardado existente)
2. Haga clic en Archivo
3. Haga clic en Opciones
4. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, asegúrese de que General esté seleccionado en el panel izquierdo
5. Desplácese hacia abajo y en las "Opciones de inicio" y desmarque la que dice "Mostrar la pantalla de inicio cuando se inicie esta aplicación"
6. Haga clic en Aceptar.

¡Hecho!

Ahora, cuando inicie Excel a partir de ahora, abrirá un libro de trabajo en blanco y no mostrará la pantalla de inicio.

Abrir un libro de trabajo específico cuando se inicia Excel

Hay una carpeta XLStart en su sistema que determina qué archivos abrir cuando se inicia Excel.

De forma predeterminada, esta carpeta está vacía, que es la razón por la que ve una pantalla de inicio o un libro en blanco cuando inicia Excel.

Por lo tanto, si desea que se abra un libro específico de Excel (o incluso varios libros) cuando se inicia Excel, debe colocar este libro en esta carpeta XLStart.

Y para hacer esto, primero necesita saber dónde encontrar esta carpeta XLStart.

A continuación se muestran los pasos para obtener la ruta de la carpeta XLStart:

1. Abrir un libro nuevo o un libro existente
2. Haga clic en Archivo
3. Haga clic en Opciones
4. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Centro de confianza (en el panel izquierdo del cuadro de diálogo)
5. Haga clic en Configuración del Centro de confianza
6. En el cuadro de diálogo Centro de confianza que se abre, haga clic en "Ubicaciones de confianza". Esto le mostrará todas las ubicaciones de confianza (incluida la ubicación de inicio de Excel)
7. Haga doble clic en la ubicación de inicio de Excel.
8. Esto abrirá el cuadro de diálogo de ubicación de confianza con la ubicación de la carpeta de inicio de Excel. Copia esta ubicación.
9. Abra cualquier carpeta e ingrese la ubicación copiada y presione Enter. Esto abrirá la carpeta de inicio de Excel
10. Coloque el archivo (o el acceso directo al archivo) que desea abrir en esta carpeta. En el ejemplo anterior, tengo el archivo llamado Main.xlsx en esta carpeta, que se abriría automáticamente cuando inicie Excel la próxima vez.

Una vez que realice todos los pasos anteriores y coloque el archivo en la carpeta de inicio de Excel, este archivo se abrirá automáticamente la próxima vez que abra Excel.

Además, si desea que se abran varios archivos, puede colocar todos los archivos en esta carpeta.

Aquí hay algunas cosas importantes que debe saber al colocar archivos en la carpeta XLStart:

• Solo los archivos de Excel que se encuentran en la carpeta XLStart se abrirían automáticamente al iniciar Excel. Si hay algún archivo en una subcarpeta de la carpeta XLStart, esos archivos no se abrirán.
• Tenga en cuenta que solo puede colocar los formatos de archivo de Excel en esta carpeta. Si coloca un archivo que Excel no puede leer, no se abrirá y verá un error (el formato de archivo no es válido).
• Si tiene un archivo de Excel que tiene una macro que se ejecuta cuando abre el archivo, la macro se ejecutará incluso cuando el archivo se abra cuando esté en la carpeta XLStart. En caso de que no desee que se ejecute la macro, mantenga presionada la tecla MAYÚS y luego abra Excel.

Sobrescritura de archivos en la carpeta de inicio de Excel

Cuando agrega un archivo a la carpeta de inicio de Excel, no podrá sobrescribirlo.

Esto significa que una vez que haya agregado un archivo y abra Excel la próxima vez, este archivo se abre. Y ahora, si le hace algunos cambios y luego intenta guardarlo, le pedirá que lo guarde en una ubicación diferente. Verá un mensaje como se muestra a continuación:

Esto funciona bien, ya que la mayoría de las veces los archivos que agrega a la carpeta de inicio de Excel serían plantillas / formatos que no desea cambiar. Entonces, cuando trabaje en un archivo que se abrió automáticamente y luego desea guardarlo, le pedirá que lo guarde en otra ubicación.

Pero, ¿qué sucede si desea guardar los cambios en el mismo archivo (en la carpeta de inicio de Excel) y desea que estos cambios se reflejen la próxima vez que abra Excel?

El truco sería guarde un acceso directo del archivo de Excel en la carpeta XLStart y no el archivo de Excel en sí.

Abrir libros de trabajo automáticamente en una carpeta específica

En el ejemplo anterior, le mostré cómo colocar un archivo de Excel o varios archivos en la carpeta XLStart. Y cuando abre Excel, estos archivos se abren automáticamente.

Pero, ¿qué sucede si desea que los archivos de una carpeta diferente se abran automáticamente cuando se inicia Excel? Esta podría ser una carpeta de proyecto o una carpeta de plantilla que contenga sus archivos de uso diario. O podría ser una carpeta en la unidad de red que tiene los archivos de su proyecto actual que desea abrir cada vez que abre Excel.

Excel le permite especificar una carpeta y automáticamente abrirá todos los archivos en la carpeta cuando inicie Excel.

A continuación se muestran los pasos para especificar esta carpeta de inicio alternativa:

1. Abrir un libro nuevo o un libro existente
2. Haga clic en Archivo
3. Haga clic en Opciones
4. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Avanzado (en el panel izquierdo del cuadro de diálogo)
5. Desplácese hacia abajo y dentro de las opciones generales, ingrese la ubicación de la carpeta en el campo con la descripción: "Al inicio, abra todos los archivos en:"
6. Haga clic en Aceptar

¡Eso es!

Ahora, cuando inicie Excel, abrirá automáticamente todos los archivos en esta carpeta especificada.

Algunas cosas que debe saber al usar este método:

1. Puede sobrescribir archivos que se abren automáticamente. Entonces, si abre Excel, que abre todos los archivos en la carpeta especificada, y luego realiza un cambio en cualquiera de los archivos y lo guarda, este cambio se guardará. Y la próxima vez que abra Excel, abrirá estos archivos en la carpeta especificada con los cambios que realizó.
2. Solo abrirá archivos en formato Excel. Por ejemplo, si tiene un archivo de MS Word o un bloc de notas, no se abrirá.
3. Solo se abren los archivos de la carpeta (no de las subcarpetas)

Personalmente, creo que esto puede ser la fuente del problema y, a veces, puede terminar haciendo cambios que no desea. Para evitar esto, puede usar crear un código VBA que guarde el archivo con un nombre diferente (tal vez una marca de tiempo) en una carpeta diferente cada vez que lo guarde.

Aquí hay un ejemplo en el que se usa un código VBA para crear copias de seguridad del libro de trabajo cada vez que lo guarda.

En caso de que haya un archivo con el mismo nombre en la carpeta XLStart, así como en la carpeta que ha especificado para usar para abrir libros de trabajo, se abrirá el archivo en la carpeta XLStart.

Abrir plantillas de libros / hojas de trabajo cuando se inicia Excel

Si hay una plantilla específica en la que necesita trabajar todos los días, puede guardar esa plantilla y abrirla automáticamente cada vez que inicie Excel.

Por ejemplo, si tiene una plantilla que tiene algún tipo / tamaño de fuente preestablecido, encabezado / pie de página, logotipo de la empresa, encabezados de fila / columna, etc., puede guardarlo como una plantilla y abrirlo automáticamente cuando se inicie Excel.

Para hacer esto, debe guardar el archivo de Excel como una plantilla (que se describe en los pasos a continuación) y luego colocar este archivo de plantilla en la carpeta XLStart o en la carpeta que haya especificado como la carpeta de inicio alternativa.

A continuación, se muestran los pasos para guardar un libro de trabajo como plantilla:

1. Abra un nuevo libro de trabajo (o use un libro de trabajo existente en el que desee guardar una plantilla)
2. Realice el cambio que desee en la plantilla (como tamaño / tipo de fuente, encabezado / pie de página, encabezados de columnas / filas, tablas de marcadores de posición, etc.)
3. Haga clic en la pestaña Archivo
4. Haga clic en Guardar como
5. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el cuadro de diálogo Guardar como tipo
6. Haga clic en Plantilla de Excel (* .xltx)
7. Busque la carpeta en la que desea guardar este archivo de plantilla
8. Clic en Guardar

Nota: En los pasos anteriores, no pude guardar el archivo directamente en la carpeta XLStart. Se mostró un mensaje como se muestra a continuación que dice que no tengo permiso para guardar en esta carpeta. Pero pude guardar este archivo de plantilla en una carpeta normal y luego copiar / cortar y pegar en la carpeta XLStart. Alternativamente, también puede guardar este archivo de plantilla en la carpeta (y especificar esa carpeta para abrir automáticamente archivos de Excel). Aquí se trata la creación y el uso de carpetas alternativas.

Evite que los archivos de Excel se abran automáticamente

Si abre Excel y de repente se abren algunos libros de trabajo junto con, es probable que tenga una (o ambas) de las dos situaciones siguientes:

1. Hay archivos en su carpeta de inicio de Excel (XLStart)
2. Tiene una carpeta alternativa especificada como la carpeta de Inicio que tiene algunos archivos de Excel.

Por lo tanto, si desea que Excel no abra estos archivos y recurra al comportamiento predeterminado de abrir un libro en blanco o la pantalla de inicio, debe verificar las dos cosas anteriores.

Lo primero que debe verificar es la carpeta XLStart y eliminar cualquier archivo que contenga. Si sabe cómo ubicar la carpeta XLStart, excelente.

De lo contrario, siga los pasos a continuación para verificar si hay archivos en la carpeta XLStart:

1. Abrir un libro nuevo o un libro existente
2. Haga clic en Archivo
3. Haga clic en Opciones
4. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Centro de confianza (en el panel izquierdo del cuadro de diálogo)
5. Haga clic en Configuración del Centro de confianza
6. En el cuadro de diálogo Centro de confianza que se abre, haga clic en Ubicaciones de confianza. Esto le mostrará todas las ubicaciones de confianza (incluida la ubicación de inicio de Excel)
7. Haga doble clic en la ubicación de inicio de Excel. Esto abrirá el cuadro de diálogo de ubicación de confianza con la ubicación de la carpeta de inicio de Excel
8. Copiar la ruta de la ubicación
9. Abra cualquier carpeta e ingrese la ubicación copiada y presione Enter. Esto abrirá la carpeta de inicio de Excel
10. Elimina cualquier archivo de la carpeta.

Esto elimina los archivos que se abren automáticamente cuando inicia Excel porque eran parte de la carpeta XLStart.

Puede comprobar si esto resuelve el problema (cierre todos los libros de Excel y vuelva a iniciar Excel).

En caso de que aún tenga archivos que se abren automáticamente, es probable que tenga otra carpeta especificada como carpeta de inicio.

A continuación se muestran los pasos para eliminar cualquier carpeta como carpeta de inicio predeterminada:

1. Abrir un libro nuevo o un libro existente
2. Haga clic en Archivo
3. Haga clic en Opciones
4. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Avanzado (en el panel izquierdo del cuadro de diálogo)
5. Desplácese hacia abajo y dentro de las opciones generales, elimine cualquier ubicación de la carpeta en el campo con la descripción: "Al inicio, abra todos los archivos en:"
6. Haga clic en Aceptar

Abra archivos de Excel automáticamente cuando inicie su computadora / computadora portátil

Al igual que tenemos una carpeta XLStart que abre automáticamente archivos de Excel, también hay una carpeta de inicio para Windows.

Esta carpeta se usa a menudo para abrir programas específicos que desea abrir automáticamente cuando se inicia el sistema, como el navegador o programas de Microsoft como Excel o PowerPoint.

También puede usar esta carpeta para abrir archivos de Excel específicos tan pronto como se inicie su computadora.

Para hacer esto, necesita copiar el archivo (o el acceso directo de ese archivo) y colocarlo en la carpeta de inicio.

A continuación se muestran los pasos para abrir la carpeta de inicio en Windows 8 y 10:

1. Abra el cuadro de diálogo Ejecutar de Windows (use la tecla Windows abreviada + R del teclado o simplemente escriba Ejecutar en la barra de búsqueda en la parte inferior izquierda de su sistema).
2. En el cuadro de diálogo Ejecutar, copie y pegue la siguiente ruta: % AppData% \ Microsoft \ Windows \ Menú Inicio \ Programas \ Inicio
3. Presione la tecla Intro o haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores abrirían la carpeta de inicio de Windows. Ahora coloque los archivos de Excel o el acceso directo a los archivos de Excel que desea abrir tan pronto como se inicie Windows.

También puede lograr lo mismo agregando el archivo en la carpeta XLSart o usando una carpeta alternativa (ambos cubiertos anteriormente en este tutorial), y luego agregue un acceso directo al programa Excel en la carpeta de inicio de Windows. Esto hace que Excel se inicie cuando inicia Windows (porque tiene el acceso directo de Excel en la carpeta de inicio de Windows), que a su vez abre los archivos en la carpeta XLStart.

Si está utilizando Windows 7, puede encontrar las instrucciones para abrir la carpeta de inicio aquí.

Abra archivos de Excel relacionados cuando abra un libro de trabajo específico (usando VBA)

En las secciones anteriores, cubrí cómo abrir archivos cuando inicia Excel.

En esta parte del tutorial, le mostraré cómo abrir todos los archivos relacionados cuando abre un libro de Excel específico.

Por ejemplo, si está trabajando en un proyecto, puede abrir el rastreador maestro y simultáneamente abrirá algunos archivos relacionados (como la hoja de trabajo del estado del proyecto o el análisis de costo-beneficio del proyecto o el libro de trabajo de planificación del proyecto).

¡Entiendes la idea!

Para hacer esto, puede usar un código VBA simple y especificar los archivos que desea abrir.

A continuación se muestra el código que abrirá un archivo relacionado "Tracker.xlsx" cuando abra el archivo en el que reside este código:

Private Sub Workbook_Open () Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test File A.xlsx" End Sub

El código anterior usa el evento de apertura del libro de trabajo para ejecutar el código tan pronto como se abre este libro. Debe especificar la ruta exacta del archivo (incluida la extensión del archivo).

Si desea que se abran varios archivos, puede agregar varias líneas de código con cada línea especificando la ubicación del archivo.

Por ejemplo, el siguiente código abrirá tres archivos cuando abra el en el que reside este código:

Private Sub Workbook_Open () Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File A.xlsx" Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File B.xlsx" Workbooks .Abra "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File C.xlsx" End Sub

¿Dónde poner este código?

Este código debe colocarse en el libro de trabajo, que cuando se abre, activaría la apertura del libro de trabajo relacionado (cuya dirección se menciona en el código).

A continuación, se muestran los pasos para colocar el código en el libro de trabajo:

1. Con el libro abierto, mantenga presionada la tecla ALT y luego presione la tecla F11. Esto abrirá el VB Editor.
2. En el Editor de VB, haga doble clic en el objeto ThisWorkbook (que se enumeraría como uno de los objetos en el panel Explorador de proyectos). Esto abriría la ventana de código para el objeto ThisWorkbook. Si no puede ver el panel Explorador de proyectos, haga clic en "Ver" en la barra de menú y luego haga clic en "Explorador de proyectos".
3. En la ventana de código, copie y pegue el código anterior
4. Cerrar el editor de VB

Cuando haya colocado el código anterior en la ventana de código "ThisWorkbook", siempre que se abra este libro, se ejecutará este código VBA, que a su vez abrirá los archivos de Excel especificados.