Cómo clasificar en Excel (por filas, columnas, colores, fechas y números)

La clasificación de datos en Excel se ha hecho bastante fácil con todas las opciones integradas.

Puede ordenar fácilmente sus datos alfabéticamente, según el valor de las celdas, o por celda y color de fuente.

También puede ordenar columnas de varios niveles (es decir, ordenar por columna A y luego por columna B), así como ordenar filas (de izquierda a derecha).

Y si eso no fuera suficiente, Excel también le permite crear sus propias listas personalizadas y ordenar en función de eso también (qué genial es eso). Por lo tanto, puede ordenar los datos según las tallas de camisa (XL, L, M, S) o las respuestas (muy de acuerdo, de acuerdo, en desacuerdo) o la intensidad (alta, media, baja).

En pocas palabras: hay demasiadas opciones de clasificación que tiene a su disposición cuando trabaja con Excel.

Y en este tutorial masivo en profundidad, le mostraré todas estas opciones de clasificación y algunos ejemplos interesantes en los que pueden ser útiles.

Dado que este es un gran tutorial con muchos temas, a continuación proporciono una tabla de contenido. Puede hacer clic en cualquiera de los temas e instantáneamente lo llevará allí.

Acceder a las opciones de clasificación en Excel

Dado que la ordenación es algo tan común que se necesita cuando se trabaja con datos, Excel proporciona varias formas de acceder a las opciones de ordenación.

Ordenar botones en la cinta

La forma más rápida de acceder a las opciones de clasificación es mediante los botones de clasificación de las cintas.

Cuando haga clic en la pestaña Datos en la cinta, verá las opciones "Ordenar y filtrar". Los tres botones de la izquierda en este grupo son para ordenar los datos.

Los dos pequeños botones le permiten ordenar sus datos tan pronto como haga clic en ellos.

Por ejemplo, si tiene un conjunto de datos de nombres, puede seleccionar el conjunto de datos completo y hacer clic en cualquiera de los dos botones para ordenar los datos. El botón de la A a la Z ordena los datos alfabéticamente de menor a mayor y el botón de la Z a la A ordena los datos alfabéticamente de mayor a menor.

Estos botones también funcionan con números, fechas u horas.

Personalmente, nunca utilizo estos botones, ya que están limitados en lo que pueden hacer y hay más posibilidades de que se produzcan errores al utilizarlos. Pero en caso de que necesite una clasificación rápida (donde no hay celdas en blanco en el conjunto de datos), esta puede ser una forma rápida de hacerlo.

Cuadro de diálogo de clasificación

En la pestaña Datos de la cinta, hay otro icono de botón Ordenar dentro del grupo de clasificación.

Cuando hace clic en este icono del botón Ordenar, se abre el cuadro de diálogo de ordenación (algo como se muestra a continuación).

El cuadro de diálogo de clasificación es la solución más completa para clasificar en Excel. Se puede acceder a todas las opciones relacionadas con la clasificación a través de este cuadro de diálogo.

Todos los demás métodos para utilizar las opciones de clasificación son limitados y no ofrecen una funcionalidad completa.

Esta es la razón por la que siempre prefiero usar el cuadro de diálogo cuando tengo que ordenar en Excel.

Una de las principales razones de mi preferencia es que hay menos posibilidades de que te equivoques al usar el cuadro de diálogo. Todo está bien estructurado y marcado (a diferencia de los botones de la cinta donde puede confundirse cuál usar).

En este tutorial, me encontrarás usando principalmente el cuadro de diálogo para ordenar los datos. Esto también se debe a que algunas de las cosas que cubro en ciertas secciones (como la clasificación de varios niveles o la clasificación de izquierda a derecha) solo se pueden hacer usando el cuadro de diálogo.Atajo de teclado - Si necesita ordenar los datos con frecuencia en Excel, le recomiendo que aprenda el método abreviado de teclado para abrir el cuadro de diálogo de ordenación. Su ALT + A + S + S

Opciones de clasificación en el menú de filtro

Si ha aplicado filtros a su conjunto de datos, también puede encontrar las opciones de clasificación junto con las opciones de filtro. Se puede aplicar un filtro seleccionando cualquier celda en el conjunto de datos, haciendo clic en la pestaña Datos y haciendo clic en el icono de Filtro.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y tiene el filtro aplicado.

Cuando hace clic en el ícono de filtro de cualquier columna (es el pequeño ícono triangular que apunta hacia abajo a la derecha de la celda del encabezado de la columna), también verá algunas de las opciones de clasificación allí.

Tenga en cuenta que estas opciones de clasificación cambian según los datos de la columna. Entonces, si tiene texto, le mostrará la opción de ordenar de la A a la Z o de la Z a la A, pero si tiene números, le mostrará las opciones para ordenar de mayor a menor o de menor a mayor.

Opciones de clic derecho

Además de usar el cuadro de diálogo, hacer clic con el botón derecho es otro método que utilizo a veces (también es muy rápido, ya que solo se necesitan dos clics).

Cuando tenga un conjunto de datos que desee ordenar, haga clic con el botón derecho en cualquier celda y le mostrará las opciones de clasificación.

Tenga en cuenta que ve algunas opciones que no ve en la cinta o en las opciones de Filtro. Si bien existe la opción habitual de clasificación por valor y clasificación personalizada (que abre el cuadro de diálogo Ordenar), también puede ver opciones como Poner el color de celda seleccionado / Color de fuente / Icono de formato en la parte superior.

Encuentro esta opción bastante útil ya que me permite juntar rápidamente todas las celdas coloreadas (o celdas con un color de fuente diferente) en la parte superior. A menudo tengo los datos de gastos mensuales que reviso y resalto algunas celdas manualmente. Luego puedo usar esta opción para juntar rápidamente todas estas celdas en la parte superior.

Ahora que he cubierto todas las formas de acceder a las opciones de clasificación en Excel, veamos cómo usarlas para clasificar datos en diferentes escenarios.

Clasificación de datos en Excel (texto, números, fechas)

Consideración: La mayoría de las veces, la clasificación funciona incluso cuando selecciona una sola celda en el conjunto de datos. Pero en algunos casos, puede terminar con problemas (cuando tiene celdas / filas / columnas en blanco en su conjunto de datos). Al ordenar los datos, es mejor seleccionar todo el conjunto de datos y luego ordenarlo, solo para evitar cualquier posibilidad de problemas.

Según el tipo de datos que tenga, puede usar las opciones de clasificación en Excel.

Ordenar por texto

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar todos estos registros según el nombre del estudiante en orden alfabético.

A continuación se muestran los pasos para ordenar estos datos de texto en orden alfabético:

1. Seleccionar el conjunto de datos completo
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que mis datos tengan encabezados esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede desmarcar esta opción.
5. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Nombre".
6. En el menú desplegable "Ordenar por", asegúrese de que "Valores de celda" esté seleccionado
7. En el menú desplegable Orden, seleccione A-Z
8. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarían todo el conjunto de datos y darían el resultado como se muestra a continuación.

¿Por qué no usar los botones de la cinta?

El método anterior para ordenar datos en Excel puede parecer una gran cantidad de pasos, en comparación con simplemente hacer clic en el ícono de ordenar en la cinta.

Y esto es cierto.

El método anterior es más largo, pero hay no hay posibilidad de ningún error.

Cuando usa los botones de clasificación en la cinta, hay algunas cosas que pueden salir mal (y esto podría ser difícil de detectar cuando tiene un gran conjunto de datos.

Mientras discuto los inconvenientes de usar los botones más adelante en este tutorial, permítame mostrarle rápidamente lo que puede salir mal.

En el siguiente ejemplo, dado que Excel no puede reconocer que hay una fila de encabezado, ordena todo el conjunto de datos, incluido el encabezado.

Este problema se evita con el cuadro de diálogo de clasificación, ya que le brinda explícitamente la opción de especificar si sus datos tienen encabezados o no.

Dado que el uso del cuadro de diálogo Ordenar elimina la posibilidad de errores, le recomiendo que lo utilice en lugar de todos los demás métodos de ordenación en Excel.

Ordenar por números

Ahora, supongo que ya se ha familiarizado con el funcionamiento de la ordenación de texto (que se describe más arriba en esta sección).

Los otros tipos de clasificación (como los basados ​​en números, fechas o colores) utilizarán casi los mismos pasos con variaciones menores.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar estos datos según las calificaciones obtenidas por cada estudiante.

A continuación se muestran los pasos para ordenar estos datos en función de los números:

1. Seleccionar el conjunto de datos completo
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que mis datos tengan encabezados esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede desmarcar esta opción.
5. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Nombre".
6. En el menú desplegable "Ordenar por", asegúrese de que "Valores de celda" esté seleccionado
7. En el menú desplegable Orden, seleccione "De mayor a menor".
8. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarían todo el conjunto de datos y darían el resultado como se muestra a continuación.

Ordenar por fecha / hora

Si bien la fecha y la hora pueden parecer diferentes, no son más que números.

Por ejemplo, en Excel, el número 44196 sería el valor de fecha para el 31 de diciembre de 2021-2022. Puede formatear este número para que parezca una fecha, pero en el backend de Excel, sigue siendo un número.

Esto también le permite tratar las fechas como números. Entonces puede agregar 10 a una celda con fecha, y le dará el número para la fecha 10 días después.

Y lo mismo ocurre con el tiempo en Excel.

Por ejemplo, el número 44196.125 representa las 3 a.m. del 31 de diciembre de 2021-2022. Mientras que la parte entera del número representa un día completo, la parte decimal le da la hora.

Y dado que tanto la fecha como la hora son números, puede ordenarlos como números.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar estos datos según la fecha de envío del proyecto.

A continuación se muestran los pasos para ordenar estos datos según las fechas:

1. Seleccionar el conjunto de datos completo
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que mis datos tengan encabezados esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede desmarcar esta opción.
5. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Fecha de envío".
6. En el menú desplegable "Ordenar por", asegúrese de que "Valores de celda" esté seleccionado
7. En el menú desplegable Pedido, seleccione "De más antiguo a más nuevo".
8. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarían todo el conjunto de datos y darían el resultado como se muestra a continuación.

Tenga en cuenta que, si bien la fecha y la hora son números, Excel aún reconoce que son diferentes en la forma en que se muestran. Por lo tanto, cuando ordena por fecha, muestra los criterios de clasificación "Más antiguo a más reciente" y "Más reciente a más antiguo", pero cuando usa números, muestra "De mayor a menor" o "De menor a mayor". Cosas tan pequeñas que hacen de Excel una herramienta de hoja de cálculo increíble (PD: Google Sheets no muestra tantos detalles, solo el ordenado suave por A-Z o Z-A)

Ordenar por color de celda / color de fuente

Esta opción es increíble y la uso todo el tiempo (tal vez un poco demasiado).

A menudo tengo conjuntos de datos que analizo manualmente y resalto celdas mientras lo hago. Por ejemplo, estaba revisando una lista de artículos en este blog (que tengo en una hoja de Excel) y resalté los que necesitaba mejorar.

Y una vez que termine, puedo ordenar rápidamente estos datos en función de los colores de las celdas. Esto me ayuda a juntar todas estas celdas / filas resaltadas en la parte superior.

Y para agregar a la genialidad, puede ordenar en función de varios colores. Entonces, si resalto celdas con nombres de artículos que necesitan atención inmediata en rojo y algunas de las que se pueden tratar más tarde en amarillo, puedo ordenar los datos para mostrar todas las filas rojas primero seguidas por las amarillas.

Si está interesado en obtener más información, recientemente escribí este artículo sobre la clasificación basada en varios colores. En esta sección, le mostraré rápidamente cómo ordenar en función de un solo color

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar por color y obtener todos los glóbulos rojos en la parte superior.

A continuación se muestran los pasos para ordenar por color:

1. Seleccionar el conjunto de datos completo
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que mis datos tengan encabezados esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede desmarcar esta opción.
5. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Fecha de envío" (o cualquier columna donde tenga las celdas coloreadas). Dado que en este ejemplo tenemos celdas coloreadas en todas las columnas, puede elegir cualquiera.
6. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Color de celda".
7. En el menú desplegable Orden, seleccione el color con el que desea ordenar. En caso de que tenga varios colores de celda en el conjunto de datos, le mostrará todos esos colores aquí
8. En el último menú desplegable, seleccione "En la parte superior". Aquí es donde especificas si quieres que las celdas coloreadas estén en la parte superior del conjunto de datos o en la parte inferior.
9. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarían su conjunto de datos por color y obtendrá el resultado como se muestra a continuación.

Así como hemos ordenado estos datos según el color de la celda, también puede hacerlo según el color de la fuente y el icono de formato condicional.

Clasificación de datos de varios niveles

En realidad, los conjuntos de datos rara vez son tan simples como el que estoy usando en este tutorial.

El suyo puede extenderse a miles de filas y cientos de columnas.

Y cuando tiene conjuntos de datos tan grandes, también se necesitan más segmentos de datos. La clasificación de datos de varios niveles es una de las cosas que puede necesitar cuando tiene un gran conjunto de datos.

La clasificación de datos de varios niveles significa que puede ordenar el conjunto de datos según los valores de una columna y luego volver a ordenarlos según los valores de otra (s) columna (s).

Por ejemplo, suponga que tiene el conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar estos datos según dos criterios:

1. La región
2. Las ventas

La salida de esta clasificación basada en los dos criterios anteriores le dará un conjunto de datos como se muestra a continuación.

En el ejemplo anterior, tenemos los datos primero ordenados por regiones y luego dentro de cada región, los datos se ordenan aún más por el valor de ventas.

Esto nos permite ver rápidamente a qué representantes de ventas les va bien en cada región o cuáles les va mal.

A continuación, se muestran los pasos para ordenar los datos en función de varias columnas:

1. Seleccione todo el conjunto de datos que desea ordenar.
2. Haga clic en la pestaña Datos.
3. Haga clic en el icono Ordenar (el que se muestra a continuación). Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que mis datos tengan encabezados esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede desmarcar esta opción.
5. En el cuadro de diálogo Ordenar, realice las siguientes selecciones
   • Ordenar por (columna): Región (este es el primer nivel de clasificación)
   • Ordenar por: valores de celda
   • Orden: de la A a la Z
6. Haga clic en Agregar nivel (esto agregará otro nivel de opciones de clasificación).
7. En el segundo nivel de clasificación, realice las siguientes selecciones:
   • Luego por (Columna): Ventas
   • Ordenar por: valores
   • Orden: de mayor a menor
8. Haga clic en Aceptar

Consejo profesional: El cuadro de diálogo Ordenar tiene una función para "Copiar nivel". Esto copia rápidamente el nivel de clasificación seleccionado y luego puede modificarlo fácilmente. Es bueno conocer la función y puede terminar ahorrándole tiempo en caso de que tenga que ordenar en función de varias columnas.

A continuación se muestra un video donde muestro cómo hacer una clasificación de varios niveles en Excel:

Clasificación basada en una lista personalizada

Si bien Excel ya tiene algunos criterios de clasificación comunes (como ordenar alfabéticamente con texto, de menor a mayor o de mayor a menor con números, de más antiguo a más nuevo o de más nuevo a más antiguo con fechas), es posible que no sea suficiente.

Para darle un ejemplo, suponga que tengo el siguiente conjunto de datos:

Ahora, si lo ordeno en función de la región alfabéticamente, tengo dos opciones: de la A a la Z o de la Z a la A. A continuación, se muestra lo que obtengo cuando ordeno estos datos alfabéticamente de la A a la Z usando la columna de la región.

Pero, ¿qué pasa si quiero que este orden de clasificación sea Este, Oeste, Norte, Sur?

Por supuesto, puede reorganizar los datos después de ordenarlos, pero esa no es la forma eficiente de hacerlo.

La forma correcta de hacer esto sería usar listas personalizadas.

Una lista personalizada es una lista que Excel le permite crear y luego usar al igual que las listas integradas (como nombres de meses o nombres de días de la semana). Una vez que haya creado una lista personalizada, puede usarla en funciones como la clasificación de datos o el identificador de relleno.

Algunos ejemplos en los que las listas personalizadas pueden ser útiles incluyen:

• Ordenar los datos según el nombre de la región / ciudad
• Clasificación basada en tallas de camiseta: pequeña, mediana, grande, extra grande
• Clasificación basada en las respuestas de la encuesta: totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo
• Clasificación basada en probabilidad: alta, media, baja

El primer paso para intentar ordenar según los criterios personalizados es crear la lista personalizada.

Pasos para crear una lista personalizada en Excel:

1. Haga clic en la pestaña Archivo
2. Haga clic en Opciones
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione "Avanzado" en la lista del panel izquierdo.
4. Dentro de Avanzado seleccionado, desplácese hacia abajo y seleccione "Editar lista personalizada".
5. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, escriba sus criterios en el cuadro titulado Entradas de lista. Escriba sus criterios separados por comas (Este, Oeste, Norte, Sur) [también puede importar sus criterios si los tiene en la lista].
6. Haga clic en Agregar
7. Haga clic en Aceptar

Una vez que haya completado los pasos anteriores, Excel creará y almacenará una lista personalizada que puede usar para ordenar los datos.

Tenga en cuenta que el orden de los elementos en la lista personalizada es lo que determina cómo se ordenará su lista.

Cuando crea una lista personalizada en un libro de Excel, está disponible para todos los libros de su sistema. Por lo tanto, solo tiene que crearlo una vez y puede reutilizarlo en todos los libros de trabajo.

Pasos para ordenar usando una lista personalizada

Suponga que tiene el conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenarlo según las regiones (el orden de clasificación es Este, Oeste, Norte y Sur)

Como ya hemos creado una lista personalizada, podemos usarla para ordenar nuestros datos.

Estos son los pasos para ordenar un conjunto de datos usando una lista personalizada:

1. Seleccionar el conjunto de datos completo
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que mis datos tengan encabezados esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede desmarcar esta opción.
5. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Región" (o cualquier columna donde tenga las celdas coloreadas)
6. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Valores de celda".
7. En el menú desplegable Pedido, seleccione "Lista personalizada". Tan pronto como haga clic en él, se abrirá el cuadro de diálogo Listas personalizadas.
8. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista personalizada que ya ha creado en el panel izquierdo.
9. Haga clic en Aceptar. Una vez que haga esto, verá los criterios de clasificación personalizados en el campo desplegable del orden de clasificación.
10. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarán su conjunto de datos según los criterios de clasificación personalizados.

Nota: No es necesario que cree una lista personalizada de antemano para ordenar los datos en función de ella. También puede crearlo mientras está en el cuadro de diálogo Ordenar. Cuando hace clic en Lista personalizada (en el paso 7 anterior), se abre el cuadro de diálogo de lista personalizada. También puede crear una lista personalizada allí.

Las listas personalizadas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. En caso de que desee realizar una clasificación que distinga entre mayúsculas y minúsculas, consulte este ejemplo.

Ordenar de izquierda a derecha

Si bien en la mayoría de los casos probablemente ordenará en función de los valores de las columnas, a veces, es posible que también necesite ordenar en función de los valores de las filas.

Por ejemplo, en el siguiente conjunto de datos, quiero ordenarlo en función de los valores en la fila Región.

Aunque este tipo de estructura de datos no es tan común como los datos en columnas, todavía he visto a mucha gente trabajando con este tipo de construcción.

Excel tiene una funcionalidad incorporada que le permite ordenar de izquierda a derecha.

A continuación se muestran los pasos para ordenar estos datos de izquierda a derecha:

1. Seleccione el conjunto de datos completo (excepto los encabezados)
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione "Ordenar de izquierda a derecha".
6. Haga clic en Aceptar.
7. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione Fila 1. Al hacer esto, especificamos que la ordenación debe realizarse en función de los valores de la Fila 1.
8. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Valores de celda".
9. En el menú desplegable Orden, seleccione A-Z (también puede usar la lista de clasificación personalizada si lo desea)
10. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarían los datos de izquierda a derecha según los valores de la Fila 1.

Excel no reconoce (ni siquiera le permite especificar) los encabezados cuando los ordena de izquierda a derecha. Por lo tanto, debe asegurarse de que las celdas de su encabezado no estén seleccionadas al ordenar los datos. Si también selecciona celdas de encabezado, estas se ordenarán según el valor que contenga.

Nota: Otra forma de ordenar los datos de derecha a izquierda podría ser transponer los datos y obtenerlos en forma de columnas. Una vez que lo tenga, puede utilizar cualquiera de los métodos de clasificación cubiertos hasta ahora. Una vez realizada la clasificación, puede copiar los datos resultantes y pegarlos como datos transpuestos.

A continuación se muestra un video en el que muestro cómo ordenar los datos de izquierda a derecha en Excel

Clasificación sensible a mayúsculas y minúsculas en Excel

Hasta ahora, en todo el ejemplo anterior, la clasificación ha sido independiente del caso.

Pero, ¿qué sucede si desea que la clasificación distinga entre mayúsculas y minúsculas?

Afortunadamente, Excel le permite especificar si desea que la clasificación distinga entre mayúsculas y minúsculas o no.

Nota: Si bien la mayoría de las veces no necesita preocuparse por la clasificación que distingue entre mayúsculas y minúsculas, esto puede ser útil cuando obtiene sus datos de una base de datos como Salesforce o cuando recopila manualmente los datos y hace que diferentes personas ingresen el mismo texto en diferentes casos. Tener una clasificación que distinga entre mayúsculas y minúsculas puede ayudarlo a mantener juntos todos los registros de la misma persona / base de datos.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar estos datos según la columna de la región:

A continuación se muestran los pasos para ordenar los datos alfabéticamente y distinguir entre mayúsculas y minúsculas:

1. Seleccionar el conjunto de datos completo
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que mis datos tengan encabezados esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede desmarcar esta opción.
5. Haga clic en el botón Opciones
6. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, marque la opción "Distinguir entre mayúsculas y minúsculas".
7. Haga clic en Aceptar.
8. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Región".
9. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Valores de celda".
10. En el menú desplegable de pedidos, seleccione de la A a la Z
11. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores no solo ordenarían los datos alfabéticamente según la región, sino que también distinguirían entre mayúsculas y minúsculas.

Obtendrá los datos resultantes como se muestra a continuación:

Cuando ordena de la A a la Z, el texto en minúsculas se coloca sobre el texto en mayúsculas.

Obtener el orden de clasificación original

A menudo, al ordenar datos en Excel, es posible que desee volver al orden de clasificación anterior o original y comenzar de nuevo.

Si bien puede usar la funcionalidad de deshacer en Excel (usando Control Z) para retroceder un paso a la vez, puede resultar confuso si ya ha hecho varias cosas después de ordenar los datos.

Además, deshacer funciona solo hasta que tenga el libro abierto, pero cuando lo guarde, lo cierre y lo abra más tarde, no podrá volver al orden de clasificación original.

A continuación, se muestran dos formas sencillas de asegurarse de no perder el orden de clasificación original y recuperarlo incluso después de ordenar los datos:

1. Haga una copia del conjunto de datos original. Esto es algo que le recomiendo que haga incluso si no necesita el orden de clasificación original. Puede tener un libro de trabajo con todos los datos y luego simplemente crear una copia del libro de trabajo y trabajar en la copia. Cuando trabajo en conjuntos de datos críticos, hago una copia todos los días (con la fecha o el número de versión como parte del nombre del libro de trabajo).
2. Agrega una columna con una serie de números. Esta serie de números se confunde cuando ordena los datos, pero en caso de que desee volver a los datos originales, puede ordenar basándose en esta serie de números.

En esta sección, permítame mostrarle rápidamente lo que significa agregar una serie y usarla para recuperar el orden de clasificación original.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

Para asegurarse de que tiene una manera de recuperar estos datos después de ordenarlos, agregue una columna auxiliar y tenga una serie de números en ella (como se muestra a continuación).

Aquí hay un tutorial con diferentes formas de agregar una columna con números rápidamente

Cuando tenga la columna auxiliar en su lugar, asegúrese de incluirla mientras ordena este conjunto de datos.

Supongamos que ordeno estos datos en función de la región y termino obteniendo los datos como se muestra a continuación:

Ahora, si quiero volver al conjunto de datos original, simplemente puedo ordenar estos datos nuevamente, pero según la columna de ayuda (de menor a mayor).

Simple … ¿no es así?

En caso de que no desee que se muestre la columna de ayuda, puede ocultarla o crear una copia de seguridad y luego eliminarla.

Algunos problemas comunes al ordenar datos en Excel

Al comienzo de este artículo, le mostré diferentes formas de ordenar datos en Excel (incluidos los botones de ordenación en la cinta, las opciones de clic derecho, la opción de filtro y el cuadro de diálogo de ordenación).

Y para reiterar, el uso del cuadro de diálogo de clasificación minimiza las posibilidades o cualquier problema o error que pueda surgir.

Ahora, déjame mostrarte lo que puede salir mal cuando usas el botón de ordenar de la cinta (los que se muestran a continuación)

No identificar los encabezados de columna

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

Esto parece un conjunto de datos con formato decente con encabezados claramente formateados con color de celda y fuente en negrita.

Entonces, cuando clasifica estos datos según los nombres (usando los botones de clasificación en la cinta), esperaría que el encabezado permanezca en la parte superior y que el resto de los datos se ordenen.

Pero, ¿qué sucede cuando lo haces? El encabezado también se considera como datos normales y se ordena (como se muestra a continuación).

Si bien Excel es lo suficientemente inteligente como para reconocer encabezados, en este ejemplo, no lo hizo. Al usar los botones del icono de clasificación en la cinta, no había forma de especificar manualmente que estos datos tienen encabezados.

Nota: Este problema ocurre cuando tengo el conjunto de datos y agrego y formateo los encabezados y los ordeno. Normalmente, Excel sería lo suficientemente inteligente como para identificar que hay encabezados en un conjunto de datos (especialmente cuando el tipo de datos del encabezado y los datos de la columna son diferentes). Pero en este caso, no pudo hacerlo cuando agregué el encabezado y lo ordené de inmediato. Si guardo este libro, lo cierro y lo vuelvo a abrir, Excel de alguna manera logra identificar la primera fila y el encabezado.

Si bien esto puede no ser un problema en la mayoría de los casos, aún existe una posibilidad cuando usa los íconos de clasificación en la cinta. Usar un cuadro de diálogo elimina este problema, ya que puede especificar que tiene encabezados.

No identificar filas / columnas en blanco

Este problema de clasificación es un poco más complejo y mucho más común de lo que imagina.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación. Tenga en cuenta que la fila número 6 está oculta (y es una fila en blanco).

Ahora, si selecciono cualquier celda en las primeras cuatro filas de los datos (las que están arriba de la fila en blanco oculta) y clasifico estos datos usando los botones del icono de clasificación, solo ordenaría los primeros cuatro registros en el conjunto de datos (fila 2 a 5). De manera similar, si selecciono cualquier celda en el conjunto de datos debajo de la fila en blanco oculta, solo ordenará las últimas siete filas.

Y a menos que lo esté buscando específicamente, es probable que se pierda este horrible error.

¿Cómo asegurarse de no terminar cometiendo este error de clasificación?

Para asegurarse de no ser víctima de este problema, debe verificar su conjunto de datos antes de ordenarlo.

Seleccione el conjunto de datos completo antes de ordenar los datos.

Puede hacerlo seleccionando cualquier celda en el conjunto de datos y luego usando el atajo de teclado - Control + A.

Si hay filas o columnas en blanco en su conjunto de datos, no se seleccionará el conjunto de datos completo. Puede identificar esto escaneando rápidamente el contorno de la selección.

Si ve que quedan algunos datos fuera de la selección, puede seleccionarlos manualmente.

Para asegurarse de evitar este problema, es mejor mostrar primero todas las filas y columnas ocultas y luego proceder a ordenar los datos seleccionando el conjunto de datos completo o eliminando primero las filas en blanco.

Clasificación parcial (según el apellido)

A veces, es posible que tenga un conjunto de datos que desee ordenar en función de parte del texto.

Por ejemplo, supongamos que tengo el conjunto de datos como se muestra a continuación y quiero ordenar estos datos según el apellido.

Para hacer esto, necesito separar estos datos para tener solo los apellidos en una columna. Cuando lo tenga, puedo usar esa columna para ordenar los datos.

A continuación se muestra una fórmula que me puede dar el apellido:

= DERECHA (B2, LEN (B2) -BUSCAR ("", B2))

Esto le dará un resultado como se muestra a continuación.

Ahora puede usar la columna Apellido para ordenar estos datos.

Una vez hecho esto, puede eliminar la columna de apellido u ocultarla.

Tenga en cuenta que la fórmula anterior funciona cuando tiene nombres que solo tienen nombre y apellido y no tienen espacios dobles entre ellos. En caso de que tenga datos de nombres que sean diferentes, tendrá que ajustar la fórmula. También puede utilizar Text to Column para dividir rápidamente los nombres según el carácter de espacio como delimitador.

Este es solo un ejemplo de clasificación basada en datos parciales. Otros ejemplos pueden incluir la clasificación basada en ciudades en una dirección o identificación de empleado basada en códigos de departamento.

Además, en caso de que el texto en función del cual deba ordenar se encuentre al principio del texto, solo puede usar la función de ordenación normal.

Otros ejemplos de clasificación (usando fórmula y VBA)

Hasta ahora en este tutorial, he cubierto los ejemplos en los que hemos utilizado la funcionalidad de clasificación incorporada en Excel.

Clasificación automática mediante una fórmula

Cuando utiliza la función de ordenación incorporada y luego realiza cualquier cambio en el conjunto de datos, debe ordenarlo nuevamente. La funcionalidad de clasificación no es dinámica.

En caso de que desee obtener un conjunto de datos que se ordene automáticamente cada vez que haya algún cambio, puede usar las fórmulas para hacerlo.

Tenga en cuenta que para hacer esto, debe mantener el conjunto de datos original y el conjunto de datos ordenados por separado (como se muestra a continuación)

Tengo un tutorial detallado donde cubro cómo ordenar alfabéticamente usando fórmulas. Muestra dos métodos para hacer esto: usar columnas auxiliares y usar una fórmula de matriz.

Excel también ha introducido la fórmula de matriz dinámica SORT que puede hacer esto fácilmente (sin una columna auxiliar o una fórmula de matriz complicada). Pero como esto es bastante nuevo, es posible que no tenga acceso a él en su versión de Excel.

Ordenar usando VBA

Y finalmente, si desea omitir todo el cuadro de diálogo de clasificación u otras opciones de clasificación, puede usar VBA para ordenar sus datos.

En el siguiente ejemplo, tengo un conjunto de datos que ordena los datos cuando hago doble clic en el encabezado de la columna. Esto hace que sea fácil de ordenar y se puede utilizar en paneles para que sea más fácil de usar.

Aquí hay un tutorial detallado donde cubro cómo ordenar datos usando VBA y crear algo como se muestra arriba.

He tratado de cubrir muchos ejemplos para mostrarle diferentes formas en que puede ordenar datos en Excel y todas las cosas que debe tener en cuenta al hacerlo.

Espero que hayas encontrado útil este tutorial.