Los comentarios son bastante útiles cuando desea agregar información sobre una celda / punto de datos sin cambiar el contenido de la celda.
A menudo los uso cuando uso fórmulas y necesito especificar qué hace una fórmula y qué significa un valor de celda. Si está colaborando con otras personas, también puede agregar comentarios para referencia de otras personas.
En este tutorial, le mostraré todo lo que necesita saber sobre los comentarios, incluido cómo insertar comentarios en Excel, cómo editar / eliminar comentarios, cómo eliminar comentarios de toda la hoja o libro de trabajo, etc.
Pero antes de continuar y mostrarle cómo insertar comentarios en Excel (o eliminar / editar comentarios), hay algo importante que debe saber.
En Office-365, Microsoft tiene renombró la funcionalidad Comentario como Notas. Entonces, los comentarios tradicionales que conoce (uno que muestra un cuadro amarillo y un pequeño triángulo rojo en la celda en la parte superior derecha) ahora se llaman Notas. Y los comentarios ahora se refieren a una nueva función que le permite crear conversaciones encadenadas. Aquí hay un artículo sobre la diferencia entre notas y comentarios.
Línea de fondo - Si NO está usando Office 365, no necesita preocuparse por nada y un comentario permanece sin cambios. Si usa Office 365, los comentarios ahora se denominan notas
Cómo insertar comentarios en Excel (acceso directo)
Si desea insertar un comentario en una celda en Excel, puede usar el siguiente método abreviado de teclado:
MAYÚS + F2 en Windows
y
Comando + F2 en Mac
A continuación se explica cómo utilizar este atajo para insertar un comentario:
- Seleccione una celda donde desea insertar un comentario
- Mantenga presionada la tecla Mayús (o la tecla Comando si usa Mac)
- Presione la tecla F2
Los pasos anteriores agregarían instantáneamente un comentario a la celda seleccionada.
Ahora, puede ingresar cualquier texto que desee en el comentario y luego presionar la tecla Escape o hacer clic en cualquier lugar de la hoja de trabajo para guardar ese comentario en la celda.
En caso de que seleccione un rango de celdas y use el atajo anterior, insertaría un comentario solo en la celda activa.
En caso de que no prefiera el método de acceso directo, a continuación se muestra otro método para agregar un comentario:
- Haga clic con el botón derecho en la celda en la que desea agregar el comentario
- Haga clic en Nuevo comentario (o Nueva nota en caso de que esté usando Office 365)
Mostrar todos los comentarios / notas
Si desea que todos los comentarios se expandan y muestren el texto en ellos, puede hacerlo fácilmente con un solo clic:
- Vaya a la pestaña Revisar
- En el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar todos los comentarios
Esto mostrará instantáneamente todos los comentarios en la hoja de trabajo.
Esto funciona como un botón de alternancia. Entonces, si hace clic en él nuevamente, ocultará todos los comentarios en la hoja de trabajo.
En caso de que esté utilizando Office 365, debe hacer clic en la opción Notas y luego hacer clic en Mostrar todas las notas
Navegar por los comentarios (anterior / siguiente)
Si desea revisar cada comentario uno por uno, también puede hacerlo. Esto puede ser útil cuando tienes muchos comentarios y quieres asegurarte de no perderte ninguno mientras los revisas.
A continuación se muestran los pasos para revisar los comentarios uno por uno:
- Haga clic en la pestaña Revisar
- En el grupo Comentarios, haga clic en la opción Siguiente para ir al comentario siguiente (y en Anterior para ir al comentario anterior).
Cuando navegue por estos comentarios, solo se mostrará el comentario que está activo. El resto quedará oculto. Cuando hace clic en Siguiente, lo lleva al siguiente comentario y oculta todos los demás comentarios.
Si está utilizando Office 365 (donde los comentarios ahora se denominan Notas), debe hacer clic en la pestaña Revisar, luego hacer clic en la opción Notas y luego hacer clic en las opciones de Nota Siguiente / Anterior. Esto se ha vuelto un poco difícil si tiene que usar mucho esta opción (ya que ahora requiere más clics). Una forma de lidiar con esto podría ser agregar la opción de notas Siguiente / Anterior al QAT (esta opción aparece cuando hace clic con el botón derecho en las opciones de Nota Siguiente / Anterior).
Copiar comentarios
Cuando hagas un simple copiar y pegar, copiará todo, incluidos los valores, fórmulas, formato y comentarios. Entonces, si desea copiar y pegar todo, todo lo que necesita es Control-C y Control-V normales
Pero, ¿qué pasa si solo necesita copiar los comentarios (y nada más)?
Excel le permite hacer esto usando las opciones de Pegado especial.
A continuación se muestran los pasos para copiar y pegar comentarios solo en Excel:
- Seleccione todas las celdas que tienen los comentarios que desea copiar
- Haga clic derecho en cualquier celda en la selección y luego haga clic en Copiar (o use Control + C atajo de teclado)
- Vaya a la celda donde desea pegar los comentarios.
- Haga clic derecho y seleccione Pegado especial.
- En el cuadro de diálogo Pegado especial, haga clic en Comentarios (será "Comentarios y notas" si está utilizando Office 365)
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores solo pegarían los comentarios y no los valores / formato / fórmulas.
Esto puede resultar útil cuando tiene dos versiones del mismo archivo con comentarios diferentes. Puede copiar y pegar todos los comentarios en la última versión para asegurarse de tener todo en un solo lugar.
Eliminar comentarios
Existen diferentes métodos que puede utilizar para eliminar comentarios en Excel. El método que elija dependerá de los comentarios que desee eliminar.
Por ejemplo, si solo desea eliminar comentarios en una selección o de toda la hoja de trabajo, puede usar la forma más fácil: acceso directo u opción en la cinta.
Pero si desea eliminar los comentarios de todas las hojas de trabajo de una sola vez, debe usar VBA.
Veamos ambos escenarios.
Eliminar comentarios de un rango seleccionado o de toda la hoja de trabajo
Este es simple.
Para eliminar todos los comentarios de una selección, siga los pasos a continuación:
- Haga clic derecho en cualquier lugar de la selección
- Haga clic en Eliminar comentario (o "Eliminar nota" si está utilizando Office 365)
En caso de que desee eliminar comentarios de toda la hoja de trabajo, siga los pasos a continuación:
- Haga clic en el triángulo gris en la parte superior izquierda de la aplicación Excel. Esto seleccionará la hoja de trabajo completa (o puede usar Control + A + A)
- Haga clic en la pestaña Inicio
- En el grupo Edición, haga clic en Borrar
- Haga clic en Borrar comentarios
Los pasos anteriores eliminarían todos los comentarios de la hoja de trabajo.
Tenga en cuenta que cuando selecciona la hoja de trabajo completa y luego hace clic con el botón derecho en cualquier celda, no tendrá la opción de eliminar todos los comentarios (o notas)
Eliminar comentarios de todas las hojas de trabajo de una sola vez
Eliminar comentarios de todo el libro de trabajo es un poco complicado. Puede ir a cada hoja y eliminar todos los comentarios de cada hoja, pero esto puede resultar tedioso si tiene muchas hojas en el libro de trabajo.
Un simple código VBA, en este caso, puede hacer todo el trabajo pesado.
A continuación se muestra el código que irá a cada hoja del libro de trabajo y eliminará los comentarios de toda la hoja:
Para cada ws en las hojas de trabajo: ws.cells.ClearComments: Next ws
El código anterior usa el ciclo For Each Next para revisar cada hoja de trabajo en el libro de trabajo. Y para cada hoja, utiliza el método ClearComments para eliminar todos los comentarios de una vez.
Dado que Microsoft ha cambiado el nombre de los comentarios a notas en Office 365, en el futuro, el código anterior puede eliminar comentarios (nueva característica en O365) y es posible que deba usar el código siguiente para eliminar notas (los comentarios en versiones anteriores)
Para cada ws en las hojas de trabajo: ws.cells.ClearNotes: Next ws
A partir de ahora, ambos códigos funcionan y eliminan comentarios de las celdas especificadas.
Ahora, déjame mostrarte cómo usar este código.
- Haga clic con el botón derecho en cualquier pestaña de la hoja
- Haga clic en Ver código. Esto abrirá el VB Editor (también puede abrir el atajo de teclado ALT + F11)
- En VB Editor, si no ve la ventana inmediata, haga clic en la opción Ver en el menú y luego haga clic en la ventana Inmediato.
- Copie y pegue el código de macro VBA anterior en la ventana inmediata.
- Coloque el cursor al final de la línea en la ventana inmediata
- Presiona la tecla Enter
Los pasos anteriores eliminarán todos los comentarios en todo el libro de trabajo.
Copiar todos los comentarios en una hoja de trabajo separada
Sería genial tener una lista de todos los comentarios y todo el texto dentro de cada comentario como una lista en la hoja de trabajo. Esto facilitará la revisión de los comentarios uno por uno (en lugar de navegar y saltar por las celdas de la hoja).
Si bien esto no se puede hacer con una función incorporada, puede hacerlo usando VBA.
Aquí hay un tutorial detallado que muestra cómo obtener una lista de todos los comentarios en una hoja de trabajo separada.
Convertir notas en comentarios (solo Office 365)
Esta característica solo está disponible para los usuarios de Office 365.
Dado que ahora hay dos tipos de comentarios: comentarios y notas, le permite cambiar notas a comentarios (no al revés).
Entonces, si tiene comentarios tradicionales (ahora llamados notas en O365), puede convertirlos fácilmente en comentarios siguiendo los pasos a continuación:
- Haga clic en la pestaña Revisar
- Haga clic en la opción Notas
- Haga clic en Convertir en comentarios
- En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en "Convertir todas las notas"
Los pasos anteriores convertirían todos los comentarios en notas.
Tenga en cuenta que si tiene algún formato o imágenes en los comentarios, se eliminará automáticamente.
Además, no puede optar por convertir algunas de las notas en comentarios y dejar otras como están. Los pasos anteriores cambiarían todas las notas a comentarios en toda la hoja de trabajo.
Entonces, esto es todo lo que hay que saber sobre cómo insertar y eliminar comentarios en Excel.
¡Espero que este tutorial te haya resultado útil!
