Aplicar formato condicional en una tabla dinámica puede ser un poco complicado.
Dado que las tablas dinámicas son tan dinámicas y los datos en el backend pueden cambiar con frecuencia, necesita saber la forma correcta de usar el formato condicional en una tabla dinámica en Excel.
La forma incorrecta de aplicar formato condicional a una tabla dinámica
Veamos primero la forma habitual de aplicar formato condicional en una tabla dinámica.
Suponga que tiene una tabla dinámica como se muestra a continuación:
En el conjunto de datos anterior, la fecha está en las filas y tenemos los datos de ventas de la tienda en columnas.
Esta es la forma habitual de aplicar formato condicional a cualquier conjunto de datos:
- Seleccione los datos (en este caso, estamos aplicando el formato condicional a B5: D14).
- Vaya a Inicio -> Formato condicional -> Reglas superiores / inferiores -> Por encima del promedio.
- Especifique el formato (estoy usando "Relleno verde con texto verde Dard").
- Haga clic en Aceptar.
Esto aplicará el formato condicional como se muestra a continuación:
Se han resaltado todos los puntos de datos que están por encima del promedio de todo el conjunto de datos.
El problema con este método es que ha aplicado el formato condicional a un rango fijo de celdas (B5: D14). Si agrega datos en el backend y actualiza esta tabla dinámica, el formato condicional no se le aplicará.
Por ejemplo, vuelvo al conjunto de datos y agrego datos para una fecha más (11 de enero de 2015). Esto es lo que obtengo cuando actualizo la tabla dinámica.
Como puede ver en la imagen de arriba, los datos del 11 de enero de 2015 no se resaltan (aunque debería, ya que los valores de la Tienda 1 y la Tienda 3 están por encima del promedio).
La razón, como mencioné anteriormente, es que el formato condicional se ha aplicado en un rango fijo (B5: D14) y no se extiende a nuevos datos en la tabla dinámica.
La forma correcta de aplicar formato condicional a una tabla dinámica
Aquí hay dos métodos para asegurarse de que el formato condicional funcione incluso cuando hay nuevos datos en el backend.
Método 1: uso del icono de formato de tabla dinámica
Este método utiliza el icono de Opciones de formato de tabla dinámica que aparece tan pronto como aplica el formato condicional en una tabla dinámica.
Estos son los pasos para hacer esto:
- Seleccione los datos a los que desea aplicar formato condicional.
- Vaya a Inicio -> Formato condicional -> Reglas superiores / inferiores -> Por encima del promedio.
- Especifique el formato (estoy usando "Relleno verde con texto verde Dard").
- Haga clic en Aceptar.
- Cuando sigue los pasos anteriores, aplica el formato condicional en el conjunto de datos. En la parte inferior derecha del conjunto de datos, verá el icono de Opciones de formato:
- Haga clic en el icono. Mostrará tres opciones en un menú desplegable:
- Celdas seleccionadas (que se seleccionarían de forma predeterminada).
- Todas las celdas muestran los valores de "Suma de ingresos".
- Todas las celdas que muestran los valores de "Suma de ingresos" para "Fecha" y "Tienda".
- Seleccione la tercera opción: todas las celdas que muestran los valores de "Suma de ingresos" para "Fecha" y "Tienda".
Ahora, cuando agregue cualquier dato en el back-end y actualice la tabla dinámica, los datos adicionales se cubrirán automáticamente con el formato condicional.
Comprender las tres opciones:
- Celdas seleccionadas: Esta es la opción predeterminada donde el formato condicional se aplica solo en las celdas seleccionadas.
- Todas las celdas que muestran los valores de "Suma de ingresos": En esta opción, considera todas las celdas que muestran los valores de Suma de ingresos (o cualquier dato que tenga en la sección de valores de la tabla dinámica).
- El problema con esta opción es que también cubrirá los valores totales generales y le aplicará formato condicional.
- Todas las celdas que muestran los valores de "Suma de ingresos" para "Fecha" y "Tienda": Esta es la mejor opción en este caso. Aplica el formato condicional a todos los valores (excluidos los totales generales) para la combinación de fecha y tienda. Incluso si agrega más datos en el back-end, esta opción se encargará de ello.
Nota:
- El icono de Opciones de formato está visible justo después de aplicar el formato condicional en el conjunto de datos. Si desaparece si hace otra cosa (editar una celda o cambiar la fuente / alineación, etc.).
- El formato condicional desaparece si cambia los campos de fila / columna. Por ejemplo, si elimina el campo Fecha y lo vuelve a aplicar, se perderá el formato condicional.
Método 2: uso del Administrador de reglas de formato condicional
Además de utilizar el icono de Opciones de formato, también puede utilizar el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional para aplicar formato condicional en una tabla dinámica.
Este método es útil cuando ya ha aplicado el formato condicional y desea cambiar las reglas.
Así es como se hace:
- Seleccione los datos a los que desea aplicar formato condicional.
- Vaya a Inicio -> Formato condicional -> Reglas superiores / inferiores -> Por encima del promedio.
- Especifique el formato (estoy usando "Relleno verde con texto verde Dard").
- Haga clic en Aceptar. Esto aplicará el formato condicional a las celdas seleccionadas.
- Vaya a Inicio -> Formato condicional -> Administrar reglas.
- En el Administrador de reglas de formato condicional, seleccione la regla que desea editar y haga clic en el botón Editar regla.
- En el cuadro de diálogo Editar regla, verá las mismas tres opciones:
- Celdas seleccionadas.
- Todas las celdas muestran los valores de "Suma de ingresos".
- Todas las celdas muestran los valores de "Suma de ingresos" para "Fecha" y "Tienda".
- Seleccione la tercera opción y haga clic en Aceptar.
Esto aplicará el formato condicional a todas las celdas de los campos "Fecha" y "Tienda". Incluso si cambia los datos de backend (agregue más datos de la tienda o datos de fecha), el formato condicional sería funcional.
Nota: El formato condicional desaparece si cambia los campos de fila / columna. Por ejemplo, si elimina el campo Fecha y lo vuelve a aplicar, se perderá el formato condicional.
