Autocorrección de Excel: una guía completa + ejemplos de ahorro de tiempo

¿Qué sucede cuando escribe la palabra "Drnik" en lugar de "Beber" en Excel?

Notará que Excel corregirá automáticamente esa palabra mal escrita para Beber (como se muestra a continuación).

De alguna manera, Excel sabía que esta no era la ortografía correcta y la corrigió automáticamente a la correcta.

Ahora, no corregirá automáticamente todas las palabras mal escritas.

¡Sólo algunos!

Por ejemplo, pruebe con la palabra "dirnk".

No se corregirá automáticamente.

La razón por la que algunas palabras se corrigen automáticamente y otras no es porque ya existe una lista fija de palabras que están precargadas en Excel para autocorregir.

Nota: La autocorrección está habilitada de forma predeterminada en Excel.

En este tutorial, explicaré qué son las opciones de Autocorrección y luego le mostraré algunos ejemplos donde puede usarlo para ahorrar tiempo. También cubriré cómo puede desactivarlo (es decir, desactivar la autocorrección)

Comprensión de las opciones de autocorrección

Autocorrección se creó para ayudarlo a solucionar los pequeños problemas que puede enfrentar al escribir en Excel o al ingresar datos (como reemplazar algunas palabras comúnmente mal escritas con palabras correctas).

También le permite tener más control al usar Excel (como veremos en los ejemplos más adelante en este tutorial).

Pero primero entendamos dónde están las opciones de autocorrección y qué está disponible de forma predeterminada.

Para obtener las opciones de autocorrección, haga clic en la pestaña Archivo.

En la pantalla Archivo, haga clic en "Opciones".

En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Revisión.

En las opciones de corrección, haga clic en Opciones de autocorrección.

Esto abrirá el cuadro de diálogo Opciones de autocorrección.

Permítanme explicar las diferentes pestañas en el cuadro de diálogo Autocorrección y las opciones en estas.

Ficha Opciones de autocorrección

En la pestaña Opciones de autocorrección, hay algunas opciones que están habilitadas de forma predeterminada y se ocupan de algunos problemas comunes.

• Mostrar botones de opciones de autocorrección: Este no es relevante para Excel pero lo es para otras aplicaciones de MS. Cuando esta opción está habilitada, verá las opciones de autocorrección en MS Word o MS PowerPoint (como se muestra a continuación).
• Corregir dos mayúsculas iniciales: Esta opción cuando está habilitada corregirá automáticamente las dos iniciales mayúsculas en Excel. Por ejemplo, si escribe "Hola", se cambiará automáticamente a "Hola".
• Poner en mayúscula la primera letra de las oraciones: Cuando está habilitada, esta opción asegura que una nueva oración comience con una letra mayúscula. Por ejemplo, si escribe "Hola. ¿cómo estás? ", se corregirá automáticamente como" Hola. ¿Cómo estás?'
• Poner en mayúscula los nombres de los días: Esto cambiará automáticamente la primera letra del nombre del día si ingresa en minúsculas. Por ejemplo, miércoles sería cambiado a miércoles.
• Uso correcto accidental de la tecla de bloqueo de mayúsculas: En caso de que tenga el bloqueo de mayúsculas activado y escriba una oración, automáticamente corregirá el texto y desactivará el bloqueo de mayúsculas. Por ejemplo, si ingresa hELLO, lo cambiará automáticamente a Hello.
• Reemplazar texto mientras escribe: Aquí es donde Excel ya tiene algunas palabras comúnmente mal escritas (o códigos cortos para algunos símbolos). Por ejemplo, si escribe (c), se convierte automáticamente en el símbolo de copyright. Eso es porque se ha especificado en la lista en esta opción. Puede agregar o eliminar palabras de la lista (más sobre esto en un ejemplo a continuación).

Excepciones de autocorrección

Si bien estas opciones de autocorrección son increíbles, a veces es posible que desee que no actúe de manera súper inteligente y las corrija automáticamente.

Por ejemplo, si tiene el nombre de marca AT (donde la "s" está en minúsculas), Excel lo convertiría automáticamente en "Ats".

Si bien le gusta que la autocorrección ocurra en todos los demás casos, si desea excluir este caso en particular, puede hacerlo.

En la pestaña Autocorrección, haga clic en la pestaña Excepciones.

En el cuadro de diálogo Autocorrección de excepciones, puede tener dos tipos de excepción:

1. Primera letra: De forma predeterminada, Excel pone en mayúscula el alfabeto después del punto (punto). Puede proporcionar algunas excepciones aquí (ya existe una lista de excepciones comunes).
2. Tapas iniciales: Si no desea que los AT se conviertan en Ats, puede especificarlo aquí.

Autoformato mientras escribe la pestaña

Esta pestaña tiene tres opciones (todas habilitadas). Encuentro útiles estas tres opciones.

1. Reemplazar mientras escribe: Cuando ingresa cualquier hipervínculo en una celda, se convertirá automáticamente en un hipervínculo. A veces desactivo esta opción ya que a menudo termino haciendo clic en la celda, lo que luego toma unos segundos y luego abre el enlace en el navegador.
2. Aplicar mientras trabaja: Esto agregará automáticamente nuevas filas y columnas en una tabla de Excel cuando ingrese cualquier cosa en la celda adyacente a la de la tabla.
3. Automáticamente como tu trabajo: Cuando ingresa una fórmula en una columna en una tabla de Excel, esta opción ingresará la misma fórmula (con las referencias de celda ajustadas) en todas las celdas de la columna.

Ficha Acciones

En las aplicaciones de Microsoft, puede crear una acción basada en una palabra o texto específico.

En Excel, solo hay un tipo de acción disponible, que es la acción de fecha.

Una acción de fecha significa que si tiene una fecha en una celda en Excel, puede hacer clic con el botón derecho y obtendrá algunas acciones que puede realizar para esa fecha (como mostrar esa fecha en el calendario o programar una reunión en Outlook ).

Esto podría ser útil si tiene una lista de fechas y desea guardar algunas rápidamente en su calendario o desea programar una reunión (usando Outlook).

Esta opción está deshabilitada por defecto y debes habilitarla para poder usarla en Excel.

Una vez habilitado, podrá utilizarlo en Excel. Si tiene una fecha en una celda, simplemente haga clic derecho y encontrará las opciones de acciones en la parte inferior.

Ficha Autocorrección matemática

Al igual que puede insertar símbolos en una celda de Excel (como Delta, Grado o Marca de verificación), también puede insertar símbolos matemáticos en una ecuación.

Esta pestaña tiene texto que se convierte automáticamente en el símbolo matemático especificado. Por ejemplo, si escribe \ sigma, lo reemplazará con el símbolo σ.

Tenga en cuenta que esto no funcionará en las celdas de la hoja de trabajo. Solo funciona con ecuaciones.

¿Cómo agregar sus propias palabras a la autocorrección de Excel?

¿Ojalá hubiera algunas palabras que fueran parte de la autocorrección?

Por ejemplo, supongamos que desea agregar la palabra "drikn" a la autocorrección para que la corrija a "beber".

Puede utilizar los pasos a continuación para agregar una palabra a la autocorrección:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. En el cuadro de diálogo Opciones, seleccione Revisión.
4. Haga clic en el botón "Opciones de autocorrección".
5. En el cuadro de diálogo Autocorrección, ingrese lo siguiente:
   • Reemplazar: drikn
   • Con: beber
6. Haga clic en AÑADIR
7. Haga clic en Aceptar.

Ahora, cuando escriba "drikn" en Excel, lo autocorregirá para "beber".

Antes de mostrarle algunos ejemplos interesantes para usar esto, aquí hay algunas cosas que necesita saber sobre Autocorrección en Excel:

• La lista de autocorrección distingue entre mayúsculas y minúsculas. Esto significa que ha agregado la palabra "drikn" para que sea reemplazada por "beber", solo funcionaría con la palabra minúscula. Si ingresa "Drikn" o "DRIKN", no se corregirá.
• Este cambio se guarda en Excel y existiría incluso si cierra el libro y lo abre de nuevo. Si ya no desea esto, debe eliminarlo manualmente.
• El cambio ocurre solo cuando se usa la palabra exacta. Por ejemplo, si usa "drikns", no se corregirá automáticamente. Para que funcione, la palabra no debe tener caracteres justo antes o después.
• Cuando especifica una autocorrección en Excel, se activa automáticamente en otras aplicaciones de MS como MS Word o MS PowerPoint.

La autocorrección se creó como una forma de corregir errores ortográficos comunes. Pero también puedes usarlo de formas increíbles para ahorrar tiempo.

Relacionada: Corrector ortográfico en Excel.

A continuación se muestran algunos ejemplos útiles para usar Autocorrección (además de corregir una palabra mal escrita).

Ejemplo 1: utilizar Autocorrección para completar abreviaturas

Imagínese que trabaja para una empresa "ABC Technology Corporation Limited".

Su trabajo implica una gran cantidad de entrada de datos en Excel y debe escribir manualmente el nombre completo de la empresa muchas veces al día.

No importa qué tan rápido escriba, esto se sentiría como una pérdida de tiempo.

¿No le gustaría que hubiera una forma en la que pueda ingresar ABC (o lo que quiera) y Excel lo reemplace con el nombre de la empresa?

Aquí es donde la genialidad de Autocorrect puede ayudar.

Puede especificar una abreviatura en Autocorrección, y siempre que use esa abreviatura, Excel la convertirá automáticamente en el texto especificado.

Por ejemplo, puede especificar que siempre que escriba ABC, Excel lo reemplace automáticamente por "ABC Technology Corporation Limited".

Algo como se muestra a continuación:

Esto sucede cuando agrega una autocorrección en Excel donde ABC debe corregirse a ”(como se muestra a continuación en el cuadro de diálogo de autocorrección).

¿Qué pasa si desea insertar ABC y no el nombre completo?

En caso de que no desee que la autocorrección cambie ABC por el nombre completo, simplemente presione Control + Z para volver a ABC.

Si bien el uso de Control + Z funciona, es mejor elegir una abreviatura que es poco probable que use en su trabajo. Esto asegura que no hay posibilidad de que obtenga el nombre completo por error (cuando todo lo que deseaba era el texto de la abreviatura).

A continuación se muestran algunos escenarios en los que este truco de autocorrección puede ahorrar mucho tiempo:

• Puede ingresar nombres de archivos o carpetas rápidamente (en lugar de copiarlos y pegarlos cada vez).
• Si tiene una lista de miembros del equipo, puede usar sus iniciales para ingresar sus nombres rápidamente.

Una advertencia: cualquier opción de autocorrección que especifique en Excel también se activa en otras aplicaciones de MS como MS Word o MS PowerPoint. En tales casos, es mejor utilizar abreviaturas que probablemente no utilice en ningún otro lugar.

Ejemplo 2: insertar símbolos rápidamente (como grados o delta)

Hay algunos símbolos que son difíciles de insertar / escribir en Excel, ya que aún no están disponibles en el teclado (como el símbolo de grado o el símbolo delta o viñetas).

Necesita conocer el método abreviado de teclado (que a menudo es largo y complicado) o debe utilizar el cuadro de diálogo Insertar símbolo (que toma tiempo).

Si hay algunos símbolos que necesita usar con bastante frecuencia, puede usar la función Autocorrección para dar a estos símbolos un nombre de código o una abreviatura.

Ahora, cuando tenga que ingresar ese símbolo, simplemente puede usar el nombre del código y se corregirá automáticamente a ese símbolo.

A continuación se muestra un ejemplo en el que estoy usando el código DEGSYM para obtener el símbolo de grado en Excel.

Para hacer esto, realice el siguiente cambio en el cuadro de diálogo Autocorrección de Excel:

Ejemplo 3: escribir fórmulas más rápido con autocorrección

Este truco (que aprendí en este blog) es un poco inverosímil, pero si trabaja con muchas fórmulas largas, esto puede ahorrarle algo de tiempo.

A continuación se muestra una fórmula que combinará el texto de las tres celdas que quedan en la celda en la que se usa esta fórmula:

= INDIRECTO (DIRECCIÓN (FILA (), COLUMNA () - 3)) E INDIRECTO (DIRECCIÓN (FILA (), COLUMNA () - 2)) E INDIRECTO (DIRECCIÓN (FILA (), COLUMNA () - 1))

Ahora bien, si a menudo necesita crear una fórmula como esta, es mejor crear un código simple para ella y usarlo en Autocorrección.

En este caso, he usado el código "com3" en autocorrección para obtener la fórmula.

Ahora, puede usar el código "com3" para obtener la fórmula completa con unas pocas pulsaciones de tecla (como se muestra a continuación):

Nota: Como mencioné, esto es algo que la mayoría de ustedes nunca tendrían que usar, pero sigue siendo un buen truco para saber (por si acaso). El ejemplo anterior es un caso de la vida real en el que actualmente estoy usando esto en uno de mis proyectos para ahorrar tiempo.

Cómo desactivar la autocorrección por completo

Si bien creo que la autocorrección es una gran característica, puede que no sea relevante para todos.

Y en algunos casos, en realidad puede ser una irritación. Por ejemplo, si escribe (c) o (r) o ™, la autocorrección de Excel cambiará el texto automáticamente (a © o ® o ™)

En tales casos, es mejor desactivar la autocorrección o al menos eliminar los términos que no desea que se corrijan automáticamente.

A continuación se muestran los pasos para desactivar la autocorrección:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. En el cuadro de diálogo Opciones, seleccione Revisión.
4. Haga clic en el botón "Opciones de autocorrección".
5. En el cuadro de diálogo Autocorrección, dentro de la pestaña Autocorrección, desmarque la opción "Reemplazar texto mientras escribe".

Nota: Los pasos anteriores desactivarían por completo la función de autocompletar donde reemplaza algún texto con el texto especificado. Esto también puede significar que esas palabras comúnmente mal escritas ya no se corregirán.

Cómo deshabilitar / reemplazar algunas palabras para que no se corrijan automáticamente

Si desea mantener la función general "Reemplazar texto mientras escribe" pero desea algunas excepciones, puede buscar la palabra en la lista y eliminarla manualmente (o editarla).

A continuación se muestran los pasos para hacer esto:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones (en la pantalla Archivo que se abre).
2. En el cuadro de diálogo Opciones, seleccione Revisión.
3. Haga clic en el botón "Opciones de autocorrección".
4. En el cuadro de diálogo Autocorrección, dentro de la pestaña Autocorrección, seleccione la palabra que desea eliminar.
5. Haga clic en el botón Eliminar.

También puede reemplazar una palabra en Autocorrección. Por ejemplo, en lugar de (c) convertirse en el símbolo de copyright, puede utilizarlo para convertirlo en la palabra - copyright.

Para reemplazar la palabra con otro texto, busque y cambie el texto y luego haga clic en el botón Reemplazar.

Cómo deshacer los cambios de autocorrección en Excel

Si escribe algo y Excel lo cambia debido a la autocorrección, puede recuperar el texto original presionando Control + Z.

Por ejemplo, tan pronto como escriba (c) en una celda en Excel y presione la tecla de espacio, se convertirá instantáneamente en el símbolo de derechos de autor.

Pero si ahora usa Control + Z, volverá a ser (c) y permanecerá así.

Si bien Autocorrección es una función que la mayoría de los usuarios de Excel nunca tendrán que modificar, es bueno conocer algunas formas en las que puede usarla para ahorrar tiempo (como se muestra en los ejemplos).

Últimamente comencé a usarlo para algunas fórmulas que son bastante grandes, pero las uso a menudo (como se muestra en el ejemplo 3).