Descripción general de la tabla de Excel: el tesoro escondido

La tabla de Excel es probablemente una de las características más subestimadas de Excel. Es muy fácil de entender y tiene muchos méritos sobre los datos tabulares regulares en Excel.

Facilita al usuario la gestión de datos si están en formato tabular. Con solo convertir un rango de datos en una tabla, puede utilizar una variedad de funciones que harán que su trabajo sea muy fácil (cubro estas funciones en detalle a continuación en este artículo).

Crear una tabla de Excel

Si tiene los datos en formato tabular en una hoja de trabajo, estos son los pasos para convertirlos en una tabla de Excel

• Seleccione todo el conjunto de datos.
• Vaya a Inicio -> Formatear como tabla.

• Seleccione cualquiera de los formatos predefinidos.

• En el cuadro de diálogo Formatear como tabla, asegúrese de que esté seleccionado el rango correcto. Si su tabla tiene encabezados, mantenga marcada la casilla de verificación. En caso de que sus datos no tengan encabezados, Excel inserta automáticamente los encabezados con el nombre genérico Columna 1, Columna 2, etc.

• Haga clic en Aceptar.

PROPINA: Una forma mucho más rápida de hacer esto es seleccionar cualquier celda dentro del conjunto de datos y usar la atajo de teclado - Control + T. Abriría directamente el cuadro de diálogo Formato como tabla.

Cuando sus datos tabulares se convierten en una tabla de Excel, sus datos se verían como se muestra a continuación:

Tenga en cuenta que algunos cambios suceden automáticamente con sus datos:

• Los datos ahora tienen filas con bandas
• El encabezado está sombreado en un color diferente.
• Los filtros de datos están habilitados (observe la flecha que apunta hacia abajo a la derecha de los encabezados).

Tenga en cuenta que cuando convierte datos tabulares en una tabla de Excel, solo cambia el diseño. No pasa nada con los datos.

Conversión de una tabla de Excel en datos tabulares regulares

Si desea volver a convertir la tabla de Excel al rango tabular normal, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la tabla, vaya a Tabla y seleccione Convertir en rango.

Tenga en cuenta que cuando convierte la tabla de Excel en un rango, ya no tiene las propiedades de una tabla de Excel (que se explica a continuación), sin embargo, conserva el formato.

Funciones útiles de la tabla de Excel

Ahora que ha aprendido a crear una tabla, aquí hay algunas características de Excel Table que la hacen útil:

• Una tabla de Excel crea automáticamente encabezados que tienen la opción de ordenar o filtrar.

• Si la tabla de Excel es larga y se extiende más allá de la pantalla visible, los encabezados permanecen en la parte superior cuando se desplaza hacia abajo. Esto funcionaría solo si ha seleccionado la tabla y se desplaza hacia abajo.

• Si escribe algo en las celdas adyacentes a la tabla de Excel, automáticamente expande la selección para incluir estos datos. Si no es necesario, puede desactivarse.

• Si está utilizando los datos de la tabla en cualquier cálculo, y si hay alguna adición a ella (digamos que agrega una fila de datos), automáticamente se incluye en los cálculos.

Diseño de tablas de Excel

Excel Table es genial y está de moda. Puedes vestirlo como quieras. Cuando hace clic en cualquier celda dentro de la tabla de Excel, aparece una pestaña adicional DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE TABLA en el área de la cinta de Excel.

Al hacer clic en la pestaña Diseño, hay varias opciones a las que puede acceder:

• Propiedades: aquí puede cambiar el nombre existente de la tabla (¡sí! Cada tabla recibe un nombre y es muy útil para hacer referencia, como verá más adelante en este artículo), o puede cambiar el tamaño de la tabla.

• Herramientas: tiene cuatro opciones:
  • Resumir con tabla dinámica: esto simplemente crea una tabla dinámica utilizando los datos de la tabla de Excel.
  • Eliminar duplicados: se puede utilizar para eliminar duplicados.
  • Convertir a rango: para convertir una tabla de Excel en rango regular.
  • Insertar segmentación (solo en Excel 2013): funciona exactamente como las segmentaciones de tabla dinámica y podría ser útil para filtrar datos con un solo clic.

• Datos de tabla externos: esta sección se puede utilizar para exportar o actualizar datos.

• Opciones de estilo de mesa: esta es la sección de moda donde viste tu mesa:
  • Fila de encabezado: si no está marcada, elimina el encabezado de la tabla.
  • Fila total: si está seleccionada, inserta una fila total al final.
  • Filas con bandas: si no está marcada, elimina la banda alternativa en las filas.
  • Columnas con bandas: si está marcada, aplica una banda alternativa en las columnas.
  • Primera columna: si está marcada, hace que la fuente de la primera columna esté en negrita.
  • Última columna: si está marcada, hace que la fuente de la última columna esté en negrita.
  • Botón de filtro: si no está marcado, elimina el filtro desplegable de los encabezados.

• Estilos de tabla: le brinda múltiples opciones para cambiar el estilo de las tablas. También puede crear su propio estilo de tabla seleccionando la opción Nuevo estilo de tabla

Referenciación estructurada en tablas de Excel

Otro beneficio de usar tablas de Excel es la facilidad para hacer referencia a los datos una vez que se ha creado una tabla. Existe un formato específico que puede usar para hacer referencia a los datos en una tabla de Excel:

Si ha dado un nombre específico a la tabla de Excel, entonces ese nombre se usaría en lugar de Tabla 1.

Esta referencia estructurada tiene muchos beneficios:

• Puede hacer referencia a los datos utilizando nombres en lugar de referencias de celda.
  • Imagina que tienes la tabla de Excel en una hoja y estás trabajando en otra hoja de trabajo. No es necesario volver una y otra vez para consultar los datos de la tabla. Todo lo que necesita es escribir el nombre de la tabla y Excel le mostrará la opción de usar esa tabla. Algo como se muestra a continuación:
  • De manera similar, si desea utilizar los datos de una columna específica, simplemente tenga el nombre completo de la tabla y coloque un [(corchete). Le mostrará los nombres de las columnas y otras opciones que puede utilizar. Algo como se muestra a continuación:
  • Si agrega más datos a la tabla, se calcula automáticamente si ha utilizado referencias estructuradas.

NOTA: Las referencias estructuradas no funcionan con fórmulas personalizadas de formato condicional.

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• Uso de rangos con nombre en Excel.
• Creación de un panel de KPI.
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