Cómo crear un formulario de entrada de datos en Excel (guía paso a paso)

Vea el video sobre el uso de formularios de entrada de datos en Excel

A continuación se muestra un tutorial escrito detallado sobre el formulario de entrada de datos de Excel en caso de que prefiera leer en lugar de ver un video.

Excel tiene muchas características útiles cuando se trata de la entrada de datos.

Y una de esas características es la Formulario de ingreso de datos.

En este tutorial, le mostraré qué son los formularios de entrada de datos y cómo crearlos y usarlos en Excel.

¿Por qué necesita saber acerca de los formularios de entrada de datos?

¡Quizás no es así!

Pero si la entrada de datos es parte de su trabajo diario, le recomiendo que revise esta función y vea cómo puede ayudarlo a ahorrar tiempo (y hacerlo más eficiente).

Hay dos problemas comunes a los que me he enfrentado (y he visto que la gente se enfrenta) cuando se trata de la entrada de datos en Excel:

1. Lleva mucho tiempo. Debe ingresar los datos en una celda, luego ir a la siguiente celda e ingresar los datos correspondientes. A veces, necesita desplazarse hacia arriba y ver qué columna es y qué datos deben ingresarse. O desplácese hacia la derecha y luego vuelva al principio en caso de que haya muchas columnas.
2. Es propenso a errores. Si tiene un gran conjunto de datos que necesita 40 entradas, existe la posibilidad de que termine ingresando algo que no estaba destinado a esa celda.

Un formulario de entrada de datos puede ayudar al hacer que el proceso sea más rápido y menos propenso a errores.

Antes de mostrarle cómo crear un formulario de entrada de datos en Excel, permítame mostrarle rápidamente lo que hace.

A continuación se muestra un conjunto de datos que normalmente mantiene el equipo de contratación en una organización.

Cada vez que un usuario tiene que agregar un nuevo registro, tendrá que seleccionar la celda en la siguiente fila vacía y luego ir celda por celda para hacer la entrada para cada columna.

Si bien esta es una forma perfecta de hacerlo, una forma más eficiente sería utilizar un formulario de entrada de datos en Excel.

A continuación se muestra un formulario de entrada de datos que puede utilizar para realizar entradas en este conjunto de datos.

Los campos resaltados son donde ingresarías los datos. Una vez hecho esto, presione la tecla Enter para que los datos formen parte de la tabla y continúe con la siguiente entrada.

A continuación se muestra una demostración de cómo funciona:

Como puede ver, esto es más fácil que la entrada de datos normal, ya que tiene todo en un solo cuadro de diálogo.

Formulario de ingreso de datos en Excel

El uso de un formulario de entrada de datos en Excel requiere un poco de trabajo previo.

Notaría que no hay ninguna opción para usar un formulario de entrada de datos en Excel (no en ninguna pestaña de la cinta).

Para usarlo, primero deberá agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido (o la cinta).

Adición de la opción de formulario de entrada de datos a la barra de herramientas de acceso rápido

A continuación se muestran los pasos para agregar la opción de formulario de entrada de datos a la barra de herramientas de acceso rápido:

1. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de los iconos existentes en la barra de herramientas de acceso rápido.
2. Haga clic en "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido".
3. En el cuadro de diálogo "Opciones de Excel" que se abre, seleccione la opción "Todos los comandos" del menú desplegable.
4. Desplácese hacia abajo en la lista de comandos y seleccione "Formulario".
5. Haga clic en el botón "Agregar".
6. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores agregarían el icono de formulario a la barra de herramientas de acceso rápido (como se muestra a continuación).

Una vez que lo tenga en QAT, puede hacer clic en cualquier celda de su conjunto de datos (en el que desea realizar la entrada) y hacer clic en el icono Formulario.

Nota: Para que el formulario de ingreso de datos funcione, sus datos deben estar en una tabla de Excel. Si aún no lo está, tendrá que convertirlo en una tabla de Excel (atajo de teclado - Control + T).

Partes del formulario de entrada de datos

Un formulario de entrada de datos en Excel tiene muchos botones diferentes (como puede ver a continuación).

Aquí hay una breve descripción de de qué se trata cada botón:

• Nuevo: Esto borrará cualquier dato existente en el formulario y le permitirá crear un nuevo registro.
• Borrar: Esto le permitirá eliminar un registro existente. Por ejemplo, si presiono la tecla Eliminar en el ejemplo anterior, eliminará el registro de Mike Banes.
• Restaurar: Si está editando una entrada existente, puede restaurar los datos anteriores en el formulario (si no ha hecho clic en Nuevo ni ha presionado Intro).
• Buscar anterior: Esto encontrará la entrada anterior.
• Buscar siguiente: Esto encontrará la siguiente entrada.
• Criterios: Esto le permite buscar registros específicos. Por ejemplo, si estoy buscando todos los registros donde se contrató al candidato, necesito hacer clic en el botón Criterios, ingresar "Contratado" en el campo Estado y luego usar los botones de búsqueda. Un ejemplo de esto se cubre más adelante en este tutorial.
• Cerrar: Esto cerrará el formulario.
• Barra de desplazamiento: Puede utilizar la barra de desplazamiento para recorrer los registros.

Ahora veamos todas las cosas que puede hacer con un formulario de entrada de datos en Excel.

Tenga en cuenta que debe convertir sus datos en una tabla de Excel y seleccionar cualquier celda de la tabla para poder abrir el cuadro de diálogo del formulario de entrada de datos.

Si no ha seleccionado una celda en la tabla de Excel, mostrará un mensaje como se muestra a continuación:

Crear una nueva entrada

A continuación se muestran los pasos para crear una nueva entrada utilizando el formulario de entrada de datos en Excel:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla de Excel.
2. Haga clic en el icono de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Ingrese los datos en los campos del formulario.
4. Presione la tecla Enter (o haga clic en el botón Nuevo) para ingresar el registro en la tabla y obtener un formulario en blanco para el siguiente registro.

Navegación por registros existentes

Uno de los beneficios de utilizar el formulario de entrada de datos es que puede navegar y editar fácilmente los registros sin tener que salir del cuadro de diálogo.

Esto puede resultar especialmente útil si tiene un conjunto de datos con muchas columnas. Esto puede ahorrarle mucho desplazamiento y el proceso de ir y venir.

A continuación se muestran los pasos para navegar y editar los registros mediante un formulario de entrada de datos:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla de Excel.
2. Haga clic en el icono de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Para ir a la siguiente entrada, haga clic en el botón "Buscar siguiente" y para ir a la entrada anterior, haga clic en el botón "Buscar anterior".
4. Para editar una entrada, simplemente haga el cambio y presione enter. En caso de que desee volver a la entrada original (si no ha pulsado la tecla Intro), haga clic en el botón "Restaurar".

También puede usar la barra de desplazamiento para navegar por las entradas una por una.

La instantánea anterior muestra una navegación básica en la que recorre todos los registros uno tras otro.

Pero también puede navegar rápidamente por todos los registros según los criterios.

Por ejemplo, si desea revisar todas las entradas en las que el estado es "En curso", puede hacerlo siguiendo los pasos a continuación:

• Seleccione cualquier celda de la tabla de Excel.
• Haga clic en el icono de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
• En el cuadro de diálogo Formulario de entrada de datos, haga clic en el botón Criterios.
• En el campo Estado, ingrese "En curso". Tenga en cuenta que este valor no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Entonces, incluso si ingresa EN CURSO, aún funcionaría.
• Utilice los botones Buscar anterior / Buscar siguiente para navegar por las entradas en las que el estado es En curso.

Los criterios son una característica muy útil cuando tiene un conjunto de datos enorme y desea revisar rápidamente aquellos registros que cumplen con un conjunto de criterios determinado.

Tenga en cuenta que puede utilizar varios campos de criterios para navegar por los datos.

Por ejemplo, si desea revisar todos los registros 'En progreso' después del 07-08-2018, puede usar '> 07-08-2018' en los criterios para el campo 'Fecha' y 'En progreso' como el valor en el campo de estado. Ahora, cuando navegue con los botones Buscar anterior / Buscar siguiente, solo mostrará los registros posteriores al 07-08-2018 en los que el estado es En progreso.

También puede utilizar caracteres comodín en los criterios.

Por ejemplo, si ha sido inconsistente al ingresar los datos y ha usado variaciones de una palabra (como En progreso, en progreso, en progreso y en progreso), entonces necesita usar caracteres comodín para obtener estos registros.

A continuación se muestran los pasos para hacer esto:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla de Excel.
2. Haga clic en el icono de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Haga clic en el botón Criterios.
4. En el campo Estado, ingrese *Progreso
5. Utilice los botones Buscar anterior / Buscar siguiente para navegar por las entradas en las que el estado es En progreso.

Esto funciona como un asterisco (*) es un carácter comodín que puede representar cualquier número de caracteres en Excel. Por lo tanto, si el estado contiene el "progreso", los botones Buscar anterior / Buscar siguiente lo recogerán, sin importar lo que haya antes).

Eliminar un registro

Puede eliminar registros del formulario de Entrada de datos.

Esto puede resultar útil cuando desee buscar un tipo específico de registros y eliminarlos.

A continuación se muestran los pasos para eliminar un registro mediante el formulario de entrada de datos:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla de Excel.
2. Haga clic en el icono de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Navegue hasta el registro que desea eliminar
4. Haga clic en el botón Eliminar.

Si bien puede sentir que todo esto parece mucho trabajo solo para ingresar y navegar por los registros, ahorra mucho tiempo si está trabajando con muchos datos y tiene que ingresar datos con bastante frecuencia.

Restringir la entrada de datos según las reglas

Puede usar la validación de datos en celdas para asegurarse de que los datos ingresados ​​cumplan con algunas reglas.

Por ejemplo, si desea asegurarse de que la columna de fecha solo acepta una fecha durante la entrada de datos, puede crear una regla de validación de datos para permitir solo fechas.

Si un usuario ingresa un dato que no es una fecha, no se permitirá y se le mostrará un error.

A continuación se explica cómo crear estas reglas al realizar la entrada de datos:

1. Seleccione las celdas (o incluso la columna completa) donde desea crear una regla de validación de datos. En este ejemplo, he seleccionado la columna A.
2. Haga clic en la pestaña Datos.
3. Haga clic en la opción Validación de datos.
4. En el cuadro de diálogo "Validación de datos", dentro de la pestaña "Configuración", seleccione "Fecha" en el menú desplegable "Permitir".
5. Especifique la fecha de inicio y finalización. Las entradas dentro de este rango de fechas serían válidas y el resto se denegarían.
6. Haga clic en Aceptar.

Ahora, si usa el formulario de ingreso de datos para ingresar datos en la columna Fecha, y si no es una fecha, entonces no estará permitido.

Verá un mensaje como se muestra a continuación:

De manera similar, puede usar la validación de datos con formularios de ingreso de datos para asegurarse de que los usuarios no terminen ingresando datos incorrectos. Algunos ejemplos en los que puede usar esto son los números, la longitud del texto, las fechas, etc.

Aquí hay algunas cosas importantes que debe saber sobre el formulario de ingreso de datos de Excel:

1. Puede utilizar caracteres comodín mientras navega por los registros (a través de la opción de criterios).
2. Necesita tener una tabla de Excel para poder usar el formulario de ingreso de datos. Además, debe tener una celda seleccionada para usar el formulario. Sin embargo, hay una excepción a esto. Si tiene un rango con nombre con el nombre "Base de datos", el formulario de Excel también se referirá a este rango con nombre, incluso si tiene una tabla de Excel.
3. El ancho del campo en el formulario de Entrada de datos depende del ancho de columna de los datos. Si el ancho de su columna es demasiado estrecho, lo mismo se reflejará en el formulario.
4. También puede insertar viñetas en el formulario de entrada de datos. Para hacer esto, use el atajo de teclado ALT + 7 o ALT + 9 de su teclado numérico. Aquí hay un video sobre viñetas.