De forma predeterminada, Excel tiene una cierta altura de fila y ancho de columna, y cuando ingresa cualquier cosa que ocupe más espacio que el tamaño actual, verá que se derrama (como se muestra a continuación).
En tales casos, puede ajustar las filas y columnas para que quepan en el texto de la celda (de modo que el texto esté completamente dentro de la celda).
Esto se puede hacer usando el Función AutoFit en Excel.
En este tutorial, le mostraré cómo usar Autofit en Excel de varias formas. También cubriré algunas otras funciones de Excel que puede usar cuando trabaja con datos de texto en Excel.
¿Qué es Excel AutoFit?
Cuando ingresa algo en una celda en Excel, notará que se derrama cuando el tamaño del texto / datos es mayor que el tamaño de la columna.
AutoFit es una función en Excel que le permite ajustar rápidamente la altura de la fila o el ancho de la columna para que se ajuste completamente al texto (de modo que no se desborde a otras celdas).
Además, AutoFit significa que no tiene que especificar manualmente el ancho de la columna o el alto de la fila (o arrastrar y ajustar manualmente el ancho de la columna). Es automático, es decir, determinará por sí mismo cuánto debería expandirse / contraerse para adaptarse al contenido actual de la celda.
- Ancho de columna de Autoajuste: Esta función ajusta automáticamente el ancho de la columna para que quepa el texto en la celda. Puede ajustar texto para varias columnas a la vez (como veremos más adelante en los ejemplos)
- Altura de fila de ajuste automático: Esta función ajusta automáticamente la altura de la fila para que se ajuste al texto de la celda. Puede autoajustar varias filas a la vez.
En la mayoría de los casos, observará que Excel ajusta automáticamente la altura de la fila cuando ingresa más de una línea en la misma celda. En esos casos, no necesitará realizar ningún ajuste de altura de fila.
Pero a veces, puede obtener un conjunto de datos de alguien o como una descarga, donde la altura de la fila ya se ha corregido y necesita un ajuste. En ese caso, puede utilizar la función "Ajustar altura de fila automáticamente".
Cómo ajustar automáticamente en Excel (ajustar filas y columnas para ajustar el texto)
Hay un par de formas de Autoajustar en Excel:
- Usando el método de doble clic del mouse
- Usando la opción Autoajustar en la cinta
- Usar un atajo de teclado
Todos estos métodos funcionan bien y puede elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.
En la mayoría de los casos, utilizo el método de doble clic del mouse, ya que lo encuentro más conveniente.
Autoajustar filas y columnas con doble clic del mouse
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación donde el texto se derrama a la otra columna ya que el ancho de la columna es menor.
Así es como puede ajustar automáticamente el ancho de la columna con el mouse:
- Coloca el cursor en el borde derecho del encabezado de la columna.
- Notaría que el cursor cambia a un ícono de flecha de doble cara
- Haga doble clic en la tecla izquierda de su mouse (o en el trackpad)
¡Eso es!
Verá que el ancho de la columna cambia automáticamente para ajustar todas las celdas de modo que no haya desbordamiento de texto en otras celdas. Tenga en cuenta que el ancho de la columna se expande para ajustar la celda que necesita el ancho máximo.
También puede utilizar el método de doble clic para ajustar varias columnas a la vez.
Suponga que tiene el conjunto de datos como se muestra a continuación, donde hay dos columnas y ambas tienen texto que debe ajustarse automáticamente.
Puede utilizar los pasos a continuación para ajustar automáticamente el ancho de la columna con el mouse:
- Seleccione todas las columnas que necesitan ser autoajustadas, en este caso, serían las columnas A y B.
- Con las dos columnas seleccionadas, coloque el cursor en el borde derecho del encabezado de la columna.
- Notaría que el cursor cambia a un ícono de flecha de doble cara
- Haga doble clic en la tecla izquierda de su mouse (o trackpad)
Tan pronto como haga esto, se ajustarán automáticamente ambas columnas seleccionadas (como se muestra a continuación)
Tenga en cuenta que para que esto funcione, debe seleccionar las columnas completas y no las celdas en la hoja de trabajo.
Si bien le he mostrado el ejemplo que ajusta automáticamente el texto a las columnas (que es más comúnmente necesario), también se puede hacer lo mismo con las filas. Solo tienes que colocar el cursor en el borde inferior de la fila seleccionada y hacer doble clicAutoajustar filas y columnas con la cinta de Excel
Otra forma rápida de ajustar automáticamente las celdas en Excel es usando la opción en la cinta.
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación donde desea autoajustar la Columna A.
A continuación se muestran los pasos para hacer esto:
- Seleccione la columna que necesita para autoajustar
- Haga clic en la pestaña Inicio
- En el grupo Celdas, haga clic en la opción "Formato". Esto mostrará opciones adicionales en el menú desplegable.
- Haga clic en la opción "Ajustar automáticamente el ancho de la columna".
Los pasos anteriores expandirían instantáneamente la columna para ajustar el texto en las celdas.
También puede utilizar los mismos pasos para ajustar automáticamente la altura de la fila. Para hacer eso, primero debe seleccionar las filas que necesita autoajustar y luego seleccionar la opción "Autoajustar altura de fila".
Autoajustar filas y columnas mediante un método abreviado de teclado
Si no eres fanático de usar el mouse y prefieres un atajo de teclado, este método es para ti.
A continuación se muestran los atajos de teclado que ajustarán automáticamente las celdas:
Para autocompletar el ancho de la columna:
ALT + H + O + I
Para autocompletar la altura de la fila:
ALT + H + O + A
A continuación se explica cómo utilizar estos atajos de teclado:
- Seleccione la fila / columna que desea ajustar automáticamente
- Utilice el método abreviado de teclado con teclas en sucesión. Por ejemplo, si está utilizando el acceso directo ALT + H + O + I, presione la tecla ALT, luego la tecla H, y así sucesivamente.
AutoFit no funciona (posibles soluciones)
Si bien Autofit funciona bien en la mayoría de los casos, a veces, es posible que esta característica no funcione.
Puede haber muchas razones por las que no funciona y, en muchos casos, a veces funciona y otras no.
Aquí enumero algunas de las posibles razones por las que el ajuste automático puede no funcionar en su Excel:
Cuando hay celdas fusionadas
A veces, Autofit se niega a funcionar cuando hay celdas combinadas en su Excel. Este es un problema conocido si está utilizando versiones realmente antiguas de Excel (2003 o versiones anteriores).
Microsoft incluso ha reconocido este problema aquí. Si esto le sucede, la única solución es establecer manualmente la altura de la fila o el ancho de la columna.
Cuando haya aplicado ajustar texto
Cuando haya aplicado ajuste de texto a una celda e intente ajustar automáticamente la fila, es posible que encuentre algunos espacios adicionales en la parte inferior o superior de la fila.
Estos no dejan espacios a los caracteres. Este es solo un espacio que existe sin ninguna razón. A veces, cambiar el ancho de la columna hace que esto desaparezca. Y siempre hay una opción para cambiar el tamaño de la fila manualmente (o hacer clic con el botón derecho y usar la opción de altura de fila para especificar el valor de la altura de la fila)
Otro lugar donde el ajuste automático puede no funcionar es cuando ha aplicado ajustar texto a la celda e intenta ajustar automáticamente la columna. Esto se debe menos a que el ajuste automático no funciona y más por diseño. Dado que ha aplicado ajustar el texto, Excel no sabe cuál es el ancho de columna que debe usar cuando se ajusta automáticamente.
Después de todo, ajustar texto significa que cualquier texto se ajustará de tal manera que permanecerá dentro de la celda. En tal caso, intentar ajustar automáticamente la columna no hará nada. Sin embargo, puede ajustar el ancho de la columna manualmente.
Alternativas a la opción AutoFit en Excel
Si bien el autoajuste es lo que desearía en la mayoría de los casos, también existen otras opciones que pueden ayudarlo a presentar sus datos de una mejor manera (especialmente en los casos en que el autoajuste no es el camino a seguir).
Ajustar texto
Si tiene una celda que tiene mucho texto, el ajuste automático de la columna la expandirá y hará que la columna sea enorme.
Es posible que esta no sea la forma correcta de presentar sus datos y puede tener más sentido tener una fila más grande y una columna más estrecha.
Cuando aplica ajustar texto a una celda, hace que el contenido de la celda permanezca dentro de la celda. Esto le permite elegir qué ancho de columna desea y luego puede ajustar automáticamente la altura de la fila para que coincida con el ancho de la columna.
O viceversa…
Ajuste la altura de la fila a lo que desee y luego puede usar el ajuste automático para ajustar el ancho de la columna para asegurarse de que el texto sea todo el contenido de la celda visible y dentro de la celda.
Reducir para ajustar
Otra opción que puede utilizar es Shrink to Fit.
A diferencia de Autofit, que ajusta el ancho de la columna o la altura de la fila, cuando aplica "Reducir para ajustar" en cualquier celda, simplemente cambiaría la fuente de la celda para que quepa todo en el ancho de columna dado.
Por ejemplo, si tiene algo de texto en una celda y se derrama en otras celdas, cuando aplica Reducir para ajustar en esta celda, la fuente de la celda se reducirá para ajustar el contenido de la celda al ancho de columna existente.
A continuación, se muestran los pasos para aplicar el formato "Reducir para ajustar" a una celda:
- Seleccione las celdas a las que desea aplicar "Reducir para ajustar"
- Mantenga presionada la tecla Control y presione la tecla 1 (esto abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas)
- Haga clic en la pestaña "Alineación".
- En las opciones de "Control de texto", marque la opción "Reducir para ajustar"
Tenga en cuenta que Reducir a texto no funciona para las celdas que tienen aplicado "Ajustar texto".
Entonces, estas son algunas de las formas en que puede usar Autoajustar filas o columnas en Excel. También he cubierto algunas posibles razones por las que el ajuste automático puede no funcionar en su sistema y algunas alternativas en Excel.
¡Espero que este tutorial te haya resultado útil!
