Como parte de mi trabajo de tiempo completo hace unos años, una de las cosas con las que tuve que lidiar fue combinar datos de diferentes libros de trabajo compartidos por otras personas.
Y una de las tareas comunes era combinar los datos de tal manera que no hubiera registros duplicados.
Por ejemplo, a continuación se muestra un conjunto de datos con varios registros para la misma región.
Y el resultado final debe ser un conjunto de datos consolidado en el que cada país se informe solo una vez.
En este tutorial, le mostraré cómo combinar filas duplicadas y sumar los valores para crear un único conjunto de datos consolidado.
Combinar y sumar datos con la opción Consolidar
Si todo lo que necesita hacer es consolidar datos y agregar todos los valores para los registros repetidos, es mejor usar la función de consolidación en Excel.
El otro método es utilizar una tabla dinámica y resumir los datos (que se tratan a continuación en este tutorial).
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación donde el nombre del país se repite varias veces.
Si bien estos son registros únicos, ya que el valor de las ventas es diferente, para fines de informes, es posible que desee eliminar varias instancias del mismo país y mostrar el valor de las ventas como una suma consolidada.
A continuación se muestran los pasos para hacer esto:
- Copie los encabezados de los datos originales y péguelos donde desee los datos consolidados
- Seleccione la celda debajo del encabezado más a la izquierda
- Haga clic en la pestaña Datos
- En el grupo Herramientas de datos, haga clic en el icono Consolidar
- En el cuadro de diálogo Consolidar, seleccione Suma en el menú desplegable de funciones (si aún no está seleccionado de forma predeterminada)
- Haga clic en el icono de selección de rango en el campo Referencia.
- Seleccione el rango A2: B9 (los datos excluyendo los encabezados)
- Seleccione la casilla de verificación Columna izquierda
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores consolidarían los datos eliminando las entradas duplicadas y agregando los valores para cada país.
En el resultado final, obtiene una lista única de países junto con el valor de ventas del conjunto de datos original.
Elegí obtener la SUMA de los valores de cada registro. También puede elegir otras opciones como Recuento o Promedio o Máx / Mín.
En este ejemplo, le he mostrado cómo consolidar los datos en un solo conjunto de datos en una hoja de trabajo. también puede utilizar esta función para consolidar datos de varias hojas de trabajo en el mismo libro de trabajo, e incluso varios libros de trabajo diferentes.
Combinar y sumar datos mediante tablas dinámicas
Una tabla dinámica es la navaja suiza de cortar y cortar datos en Excel.
Puede darle fácilmente un resumen que es un conjunto de datos combinados sin duplicados y los valores que son la suma de todos los registros similares, y hacen mucho más.
La desventaja de este método en comparación con el anterior es que este toma más clics y unos segundos más en comparación con el anterior.
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación donde el nombre del país se repite varias veces y desea consolidar estos datos.
A continuación se muestran los pasos para crear una tabla dinámica:
- Seleccione cualquier celda del conjunto de datos
- Haga clic en la pestaña Insertar
- En el grupo Tablas, haga clic en la opción Tabla dinámica
- En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, asegúrese de que la tabla / rango sea correcta
- Haga clic en la hoja de trabajo existente
- Seleccione la ubicación donde desea que se inserte la tabla dinámica resultante.
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores insertarían una tabla dinámica en la celda de destino seleccionada.
Ahora, podemos hacer todo tipo de cosas con una tabla dinámica, incluida la consolidación de nuestro conjunto de datos y la eliminación de los duplicados.
A continuación se muestran los pasos para hacer esto:
- Haga clic en cualquier parte del área de la tabla dinámica y se abrirá el panel de la tabla dinámica a la derecha
- Arrastre el campo poner el país en el área de la fila
- Arrastre y coloque el campo Ventas en el área Valores
Los pasos anteriores resumen los datos y le dan la suma de las ventas de todos los países.
Si esto es todo lo que desea y no necesita una tabla dinámica, puede copiar los datos y pegarlos como valores en otro lugar y eliminar la tabla dinámica.
Esto también le ayudará a reducir el tamaño de su libro de Excel.
Entonces, estos son dos métodos rápidos y fáciles que puede usar para consolidar los datos donde combinaría las filas duplicadas y sumaría todos los valores en esos registros.
¡Espero que este tutorial te haya resultado útil!
