Cómo activar el guardado automático en Excel (una guía sencilla)

Si bien Excel se ha mejorado continuamente con cada nueva versión, todavía hay ocasiones en las que es posible que se bloquee de vez en cuando (especialmente si está trabajando con un gran conjunto de datos).

Y, a veces, podría ser un factor fuera de Excel, como un corte de energía o su sistema colgado debido a un problema que no sea Excel.

En tales casos, para asegurarse de no perder sus datos, Excel tiene una función de guardado automático que, como su nombre indica, guardará automáticamente su trabajo.

Con el guardado automático habilitado, Excel guardará su trabajo a intervalos regulares, lo que garantizará que no pierda gran parte de su trabajo (como máximo, se pueden perder unos minutos de trabajo).

En este tutorial, le mostraré cómo activar AutoGuardar en Excel y todas las cosas importantes que necesita saber al respecto.

Nota: AutoSave es una nueva característica de Office365, donde le permite guardar en tiempo real cuando los archivos se guardan en OneDrive o SharePoint. En caso de que esté utilizando versiones anteriores (Excel 2010/2013/2016/2019), tiene Guardar información de Autorrecuperación, que no es en tiempo real, pero guarda su trabajo a intervalos regulares.

Autoguardado Vs Autorrecuperación

AutoSave es una nueva característica en Excel Office 365, mientras que Autorrecuperación también ha estado en versiones anteriores.

AutoSave le permite guardar su trabajo en tiempo real cuando guarda sus archivos de Excel en OneDrive o SharePoint.

Por el contrario, "Guardar información de autorrecuperación" es una opción que guarda automáticamente su trabajo cada 10 minutos (o el período de tiempo que especifique). Con esta opción habilitada, mantendrá una copia temporal de su trabajo y seguirá guardándola cada 10 minutos.

En caso de que su sistema se apague inesperadamente, aún podrá recuperar el archivo guardado temporalmente (utilizando la función de recuperación automática).

En este tutorial, cubriré ambas características.

Activar AutoGuardar en Excel desde el cuadro de diálogo Opciones

Puede habilitar el guardado automático y guardar la información de recuperación automática (es decir, guardar archivos automáticamente en un cierto intervalo de tiempo) en Excel desde el cuadro de diálogo Opciones. Una vez hecho esto, se activará para todos los libros de trabajo en los que trabaje en ese sistema.

Recuerde que AutoGuardar solo está disponible para usuarios de Office365. Si no tiene O365, solo puede utilizar Autorrecuperación.

A continuación se muestran los pasos para activar el guardado automático en Excel:

1. Haga clic en la pestaña Archivo
2. Haga clic en Opciones
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en la opción Guardar a la izquierda
4. Marque la opción "Guardar información de Autorrecuperación cada" casilla de verificación. De forma predeterminada, el valor es de 10 minutos, pero puede elegir un valor más bajo o más alto si lo desea.
5. Marque la opción: "Guardar automáticamente los archivos de OneDrive y SharePoint Online de forma predeterminada en Excel". Esta opción funciona solo para Office 365 y guarda su trabajo en tiempo real (cada pocos segundos)
6. Haga clic en Aceptar

Los pasos anteriores garantizarían que su trabajo se guarde automáticamente después de cada 10 minutos.

Tenga en cuenta que para que funcione "AutoGuardar archivos de OneDrive y SharePoint Online de forma predeterminada en Excel", sus archivos deben estar en el formato de archivo más reciente (es decir, XLSX y no XLS).

Otras opciones útiles que puede utilizar:

• Conservar la última versión autorrecuperada si cierro sin guardar: Si bien Excel guarda su trabajo cada 10 minutos (cuando AutoGuardar está activado), habilitar esta opción asegurará que no pierda ni siquiera el trabajo entre esos 10 minutos (en caso de que su sistema falle o haya un corte de energía). Cuando está habilitado, Excel le mostrará la opción de recuperar automáticamente los archivos / datos no guardados.
• Ubicación del archivo de Autorrecuperación: Esta es la ubicación cuando Excel guarda los archivos no guardados. Puede cambiar esta ubicación si lo desea. En caso de que no sea el administrador, es posible que no pueda cambiar esto.

Cuando AutoGuardar está habilitado (con archivos guardados en Onedrive o SharePoint), no verá un mensaje para guardar los cambios no guardados cuando cierre el archivo (ya que estos cambios se guardan cada pocos segundos).

Además, en caso de que esté agregando un código VB (macro) al archivo, AutoSave se detendrá y le mostrará un mensaje para guardar este archivo como un fike habilitado para macros (formato .xlsm)

AutoSave ahora permite a los usuarios de Excel compartir archivos y realizar cambios en tiempo real. Además, puede ver el historial de versiones y volver a cualquier versión anterior si lo desea. Cuando abre un archivo antiguo usando el historial de versiones, se abrirá como de solo lectura y puede guardarlo con un nuevo nombre si lo desea.

Agregar autoguardado a QAT (para Office 365)

Si usa OneDrive o SharePoint, también puede agregar la opción AutoGuardar en la barra de herramientas de acceso rápido (disponible solo en Office 365).

Esto le permite habilitar el guardado automático (en SharePoint o OneDrive) con un solo clic (es un botón de alternancia).

Si bien encontré que está disponible de forma predeterminada en mi suscripción de Office365, en caso de que no lo tenga, puede agregar AutoGuardar a la barra de herramientas de acceso rápido siguiendo los pasos a continuación:

1. Haga clic en el icono Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
2. Haga clic en la opción Guardar automáticamente

En caso de que no vea la opción "Guardar automáticamente" en el menú desplegable, haga clic en Más comando y use el cuadro de diálogo Opciones de Excel para agregar la opción Guardar automáticamente en el QAT.

Un problema con AutoGuardar (Guardar como vs. Guardar una copia)

Cuando habilita AutoGuardar y guarda el archivo en OneDrive o SharePoint, notará que ya no verá la opción "Guardar como". En su lugar, verá la opción "Guardar una copia" (más sobre esto aquí)

Cuando AutoGuardar está habilitado y su trabajo se guarda cada pocos segundos, no será posible realizar algunos cambios y guardarlo como un archivo nuevo.

Por ejemplo, si comienza con un archivo antiguo, trabaja en él durante 20 minutos y guarda una copia, tendrá tanto el archivo antiguo como el nuevo con 20 minutos del último trabajo. Pero esto no es posible con AutoGuardar habilitado, donde guarda su trabajo cada pocos segundos.

Es por eso que ahora tiene el "Guardar una copia"Opción, que puede utilizar para crear una copia y luego realizar los cambios.

En caso de que sus archivos de Excel no estén en OneDrive o SharePoint, aún verá la opción "Guardar como".

Uso de herramientas de terceros como DropBox o Google Drive

También puede obtener las opciones del historial de versiones para archivos de Excel con opciones de almacenamiento como Dropbox y Google Drive.

Estas herramientas simplemente verifican si ha habido cambios en el archivo y guardan la versión anterior. A continuación, puede volver a estas versiones si lo desea.

Uno de los beneficios de usar estas herramientas de terceros es que puede colaborar fácilmente con personas que no usan OneDrive.

Dado que muchos prefieren Google Drive y Dropbox a OneDrive, esto ayuda cuando se trabaja con equipos / clientes que utilizan estas opciones.

La única advertencia es asegurarse de no mantener datos confidenciales en estos servicios de almacenamiento en la nube.

Guardar archivo automáticamente antes de cerrar usando VBA

AutoSave es una característica asombrosa y hace que trabajar con Excel sea mucho más relajado, sabiendo que los datos no se perderán.

En caso de que no tenga Office 365 (lo que significa que tampoco tiene la función Autoguardado), tendrá que confiar en la función Autorrecuperación de Excel.

Otra opción que puede usar es tener un código VBA simple que se asegure de que su archivo se guarde antes de cerrarlo. Esto asegura que no perderá su trabajo porque cerró el archivo antes de guardarlo.

Nota: Usar esto solo tendría sentido si no usa Office 365 con OneDrive o SharePoint. Si es así, siempre puede volver a versiones anteriores y sus archivos se guardan automáticamente de todos modos.

A continuación se muestran los pasos para usar VBA para guardar un archivo antes de cerrar el libro de trabajo:

1. Abra el libro de trabajo donde desea habilitar este código VBA para guardar antes de cerrar.
2. Mantenga presionada la tecla ALT y presione la tecla F11 (o Comando + Opción + F11 en Mac). Esto abre el VB Editor.
3. Haga doble clic en el objeto ThisWorkbook (para el archivo donde desea agregar este código) en el Explorador de proyectos
4. Copie y pegue el siguiente código en la ventana de código de ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancelar como booleano) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Cerrar el editor de VB

Ahora, cuando haya algún cambio en el libro de trabajo y lo cierre antes de guardar, primero ejecutará este código (ya que se trata de un evento de VBA que se ejecuta en función de un evento, que es el cierre del libro de trabajo en este caso). Este código primero guardará el libro de trabajo y luego lo cerrará.

En caso de que no haya guardado el archivo antes, se mostrará un mensaje que le pedirá que especifique la ubicación donde se debe guardar el archivo.

En caso de que no desee sobrescribir su archivo existente, también puede modificar el código para que guarde el archivo con una marca de tiempo. De esta manera, su trabajo no se pierde y también puede volver a una versión anterior.

A continuación se muestra el código VBA que guardará el archivo con la fecha y la hora en el nombre del archivo:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancelar como booleano) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (ahora, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs marca de tiempo & wbname End Sub

Esto guardará el nuevo archivo con una marca de tiempo en el nombre en la misma ubicación donde se guarda el archivo anterior. Si desea que el archivo se guarde en una carpeta específica, puede especificar esa ubicación en el código.

Entonces, esto es todo lo que debe saber sobre cómo habilitar AutoGuardar en Excel y usarlo de manera eficiente. Y si no está utilizando Office 365 y, por lo tanto, no tiene Autoguardado, aún puede configurar las opciones de Autorrecuperación y recuperar los archivos no guardados. Además, el código VBA se puede usar para asegurarse de que los archivos se guarden como una copia automáticamente cuando lo cierra.

¡Espero que hayas encontrado útil este tutorial!