Cómo filtrar datos en una tabla dinámica en Excel

Hay diferentes formas de filtrar datos en una tabla dinámica en Excel.

A medida que avance en este tutorial, verá que hay diferentes opciones de filtro de datos disponibles según el tipo de datos.

Tipos de filtros en una tabla dinámica

Aquí hay una demostración de los tipos de filtros disponibles en una tabla dinámica.

Veamos estos filtros uno por uno:

• Filtro de informe: Este filtro le permite profundizar en un subconjunto del conjunto de datos general. Por ejemplo, si tiene datos de ventas minoristas, puede analizar los datos de cada región seleccionando una o más de regiones (sí, también permite múltiples selecciones). Este filtro se crea arrastrando y soltando el campo Tabla dinámica en el área Filtros.
• Filtro de etiqueta de fila / columna: Estos filtros le permiten filtrar datos relevantes en función de los elementos del campo (como filtrar un elemento específico o elemento que contiene un texto específico) o los valores (como filtrar los 10 elementos principales por valor o elementos con un valor mayor o menor que un valor específico).
  • Caja de búsqeda: Puede acceder a este filtro dentro del filtro de etiqueta de fila / columna y esto le permite filtrar rápidamente según el texto que ingrese. Por ejemplo, si desea datos solo para Costco, simplemente escriba Costco aquí y lo filtrará por usted.
  • Casillas de verificación: Estos le permiten seleccionar elementos específicos de una lista. Por ejemplo, si desea seleccionar a mano los minoristas para analizar, puede hacerlo aquí. Alternativamente, también puede excluir selectivamente a algunos minoristas desmarcándolo.

Tenga en cuenta que hay dos herramientas de filtrado más disponibles para un usuario: Slicers y Timelines (que no se tratan en este tutorial).

Veamos algunos ejemplos prácticos de cómo usarlos para filtrar datos en una tabla dinámica.

Ejemplos de uso de filtros en una tabla dinámica

Los siguientes ejemplos se cubren en esta sección:

• Filtrar los 10 elementos principales por valor / porcentaje / suma.
• Filtrar elementos según el valor.
• Filtrar mediante filtro de etiquetas.
• Filtrar usando el cuadro de búsqueda.

Filtrar los 10 elementos principales en una tabla dinámica

Puede utilizar la opción de filtro de los 10 principales en una tabla dinámica para:

• Filtra los elementos superiores / inferiores por valor.
• Filtre los elementos superiores / inferiores que componen un porcentaje especificado de los valores.
• Filtre los elementos superiores / inferiores que componen un valor especificado.

Suponga que tiene una tabla dinámica como se muestra a continuación:

Veamos cómo usar el filtro Top 10 con este conjunto de datos.

Filtrar elementos superiores / inferiores por valor

Puede utilizar el filtro Top 10 para obtener una lista de los 10 principales minoristas según el valor de las ventas.

Estos son los pasos para hacer esto:

• Vaya al filtro Etiqueta de fila -> Filtros de valor -> Top 10.
• En el cuadro de diálogo de los 10 filtros principales, hay cuatro opciones que debe especificar:
  • Arriba / Abajo: En este caso, dado que estamos buscando los 10 principales minoristas, seleccione Arriba.
  • El número de elementos que desea filtrar. En este caso, dado que queremos obtener los 10 elementos principales, esto sería 10.
  • El tercer campo es un menú desplegable con tres opciones: Elementos, Porcentaje y Suma. En este caso, dado que queremos los 10 principales minoristas, seleccione Artículos.
  • El último campo enumera todos los diferentes valores enumerados en el área de valor. En este caso, dado que solo tenemos la suma de las ventas, solo muestra "Suma de ventas".

Esto le dará una lista filtrada de 10 minoristas en función de su valor de venta.

Puede utilizar el mismo proceso para obtener los 10 elementos inferiores (o cualquier otro número) por valor.

Filtrar elementos superiores / inferiores que componen un porcentaje específico del valor

Puede utilizar el filtro de los 10 principales para obtener una lista del 10 por ciento superior (o cualquier otro número, digamos 20 por ciento, 50 por ciento, etc.) de elementos por valor.

Supongamos que desea obtener la lista de minoristas que representan el 25% de las ventas totales.

Estos son los pasos para hacer esto:

• Vaya al filtro Etiqueta de fila -> Filtros de valor -> Top 10.
• En el cuadro de diálogo de los 10 filtros principales, hay cuatro opciones que debe especificar:
  • Arriba / Abajo: en este caso, dado que buscamos los principales minoristas que generan el 25% de las ventas totales, seleccione Arriba.
  • En el segundo campo, debe especificar el porcentaje de ventas que deben contabilizar los principales minoristas. En este caso, dado que queremos obtener los principales minoristas que generen el 25% de las ventas, esto sería 25.
  • En el tercer campo, seleccione Porcentaje.
  • El último campo enumera todos los diferentes valores enumerados en el área de valor. En este caso, dado que solo tenemos la suma de las ventas, solo muestra "Suma de ventas".

Esto le dará una lista filtrada de minoristas que representan el 25% de las ventas totales.

Puede utilizar el mismo proceso para obtener los minoristas que representan el 25% inferior (o cualquier otro porcentaje) de las ventas totales.

Filtrar elementos superiores / inferiores que componen un valor especificado

Supongamos que desea conocer los principales minoristas que generan 20 millones en ventas.

Puede hacer esto usando el filtro Top 10 en la tabla dinámica.

Para hacer esto:

• Vaya al filtro Etiqueta de fila -> Filtros de valor -> Top 10.
• En el cuadro de diálogo de los 10 filtros principales, hay cuatro opciones que debe especificar:
  • Arriba / Abajo: En este caso, dado que buscamos los principales minoristas que generen 20 millones en ventas totales, seleccione Arriba.
  • En el segundo campo, debe especificar un valor que los principales minoristas deben tener en cuenta. En este caso, dado que queremos obtener los principales minoristas que generen 20 millones en ventas, esto sería 20000000.
  • En el tercer campo, seleccione Suma.
  • El último campo enumera todos los diferentes valores enumerados en el área de valor. En este caso, dado que solo tenemos la suma de las ventas, solo muestra "Suma de ventas".

Esto le dará una lista filtrada de los principales minoristas que representan 20 millones de las ventas totales.

Filtrar elementos según el valor

Puede filtrar elementos según los valores de las columnas del área de valores.

Suponga que tiene una tabla dinámica creada con datos de ventas minoristas como se muestra a continuación:

Puede filtrar esta lista según el valor de las ventas. Por ejemplo, suponga que desea obtener una lista de todos los minoristas que tienen ventas de más de 3 millones.

Estos son los pasos para hacer esto:

• Vaya al filtro Etiqueta de fila -> Filtros de valor -> Mayor que.
• En el cuadro de diálogo Filtro de valor:
  • Seleccione los valores que desea usar para filtrar. En este caso, es la suma de ventas (si tiene más artículos en el área de valores, el menú desplegable lo mostrará todo).
  • Seleccione la condición. Dado que queremos obtener todos los minoristas con ventas superiores a 3 millones, seleccione "es mayor que".
  • Ingrese 3000000 en el último campo.
• Haga clic en Aceptar.

Esto filtraría instantáneamente la lista y mostraría solo aquellos minoristas que tienen ventas de más de 3 millones.

Del mismo modo, hay muchas otras condiciones que puede utilizar, como igual a, no igual a, menor que, entre, etc.

Filtrar datos mediante filtros de etiquetas

Los filtros de etiquetas son útiles cuando tiene una lista enorme y desea filtrar elementos específicos según su nombre / texto.

Por ejemplo, en la lista de minoristas, puedo filtrar rápidamente todas las tiendas de dólar utilizando la condición "dólar" en el nombre.

Estos son los pasos para hacer esto:

• Vaya al filtro Etiqueta de fila -> Filtros de etiqueta -> Contiene.
• En el cuadro de diálogo de filtro de etiquetas:
  • "Contiene" está seleccionado de forma predeterminada (ya que seleccionamos contiene en el paso anterior). Puede cambiar esto aquí si lo desea.
  • Ingrese la cadena de texto para la que desea filtrar la lista. En este caso, es "dólar".
• Haga clic en Aceptar.

También puede utilizar caracteres comodín junto con el texto.

Tenga en cuenta que estos filtros no son aditivos. Entonces, si busca el término 'Dólar', le dará una lista de todas las tiendas que tienen la palabra 'dólar' en ella, pero si luego usa nuevamente este filtro para obtener una lista con otro término, filtrará basado en el nuevo término.

Del mismo modo, puede utilizar otros filtros de etiquetas como comienza con, termina con no contiene, etc.

Filtrar datos mediante el cuadro de búsqueda

Filtrar una lista usando el cuadro de búsqueda es muy parecido a la opción contiene en el filtro de etiquetas.

Por ejemplo, si tiene que filtrar todos los minoristas que tienen el nombre "dólar", simplemente escriba dólar en el cuadro de búsqueda y filtrará los resultados.

Estos son los pasos:

• Haga clic en el menú desplegable del filtro Etiqueta y luego haga clic en el cuadro de búsqueda para colocar el cursor en él.
• Introduzca el término de búsqueda, que en este caso es "dólar". Notará que la lista se filtra en la parte inferior del cuadro de búsqueda y puede desmarcar cualquier minorista que desee excluir.
• Haga clic en Aceptar.

Esto filtraría instantáneamente todos los minoristas que contienen el término "dólar".

Puede utilizar caracteres comodín en el cuadro de búsqueda. Por ejemplo, si desea obtener el nombre de todos los minoristas que comienzan con el alfabeto T, use la cadena de búsqueda como T * (T seguida de un asterisco). Dado que el asterisco representa cualquier número de caracteres, esto significa que el nombre puede contener cualquier número de caracteres después de T.

De manera similar, si desea obtener la lista de todos los minoristas que terminan con el alfabeto T, use el término de búsqueda como * T (asterisco seguido de T).

Hay algunas cosas importantes que debe saber sobre la barra de búsqueda:

• Si filtra una vez con un criterio y luego vuelve a filtrar con otro, el primer criterio se descarta y obtiene una lista del segundo criterio. El filtrado no es aditivo.
• Una ventaja de usar el cuadro de búsqueda es que puede deseleccionar manualmente algunos de los resultados. Por ejemplo, si tiene una lista enorme de empresas financieras y solo desea filtrar los bancos, puede buscar el término "banco". Pero en caso de que aparezcan algunas empresas que no son bancos, simplemente puede desmarcarlo y dejarlo fuera.
• No puede excluir resultados específicos. Por ejemplo, si desea excluir solo los minoristas que contienen dólares, no hay forma de hacerlo mediante el cuadro de búsqueda. Sin embargo, esto se puede hacer usando el filtro de etiquetas usando la condición "no contiene".

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