Cómo dividir celdas en Excel (separar en varias columnas)

Puede haber situaciones en las que tenga que dividir celdas en Excel. Estos podrían ser cuando obtiene los datos de una base de datos o los copia de Internet o los obtiene de un colega.

Un ejemplo simple en el que necesita dividir celdas en Excel es cuando tiene nombres completos y desea dividirlos en nombre y apellido.

O obtiene la dirección "y desea dividir la dirección para poder analizar las ciudades o el código PIN por separado.

Cómo dividir celdas en Excel

En este tutorial, aprenderá a dividir celdas en Excel utilizando las siguientes técnicas:

• Uso de la función Texto a columna.
• Uso de funciones de texto de Excel.
• Usando Flash Fill (disponible en 2013 y 2016).

¡Vamos a empezar!

Dividir celdas en Excel usando texto en columna

A continuación, tengo una lista de nombres de algunos de mis personajes de ficción favoritos y quiero dividir estos nombres en celdas separadas:

Estos son los pasos para dividir estos nombres en el nombre y el apellido:

• Selecciona las celdas en las que tienes el texto que quieres dividir (en este caso A2: A7).
• Haga clic en la pestaña Datos
• En el grupo "Herramientas de datos", haga clic en "Texto a columnas".
• En el Asistente para convertir texto en columnas:
  • Paso 1 de 3 del Asistente de texto a columnas: Asegúrese de que Delimitado esté seleccionado (es la selección predeterminada). Esto le permitiría separar el nombre y el apellido según un separador específico (barra espaciadora en este caso).
  • Haga clic en Siguiente.
  • Paso 2 de 3 Asistente de texto a columnas: Seleccione Espacio como delimitador y anule la selección de todo lo demás. Puede ver cómo se vería su resultado en la sección Vista previa de datos del cuadro de diálogo.
  • Haga clic en Siguiente.
  • Paso 3 de 3 Asistente de texto a columnas: En este paso, puede especificar el formato de los datos y dónde desea obtener el resultado. Mantendré el formato de datos como General ya que tengo datos de texto para dividir. El destino predeterminado es A2 y si continúa con esto, reemplazará el conjunto de datos original. Si desea mantener intactos los datos originales, seleccione otra celda como destino. En este caso, se selecciona B2.
  • Haga clic en Finalizar.

Esto dividirá instantáneamente el texto de la celda en dos columnas diferentes.

Nota:

• La función Texto a columna divide el contenido de las celdas según el delimitador. Si bien esto funciona bien si desea separar el nombre y el apellido, en el caso del nombre, segundo nombre y apellido, lo dividirá en tres partes.
• El resultado que obtiene al usar la función Texto a columna es estático. Esto significa que si hay algún cambio en los datos originales, tendrá que repetir el proceso para obtener resultados actualizados.

Dividir celdas en Excel usando funciones de texto

Las funciones de texto de Excel son excelentes cuando desea cortar y cortar cadenas de texto.

Si bien la función Texto a columna da un resultado estático, el resultado que obtiene al usar funciones es dinámico y se actualizará automáticamente cuando cambie los datos originales.

División de nombres que tienen un nombre y un apellido

Suponga que tiene los mismos datos que se muestran a continuación:

Extrayendo el nombre

Para obtener el primer nombre de esta lista, use la siguiente fórmula:

= IZQUIERDA (A2, BÚSQUEDA ("", A2) -1)

Esta fórmula detectaría el primer carácter de espacio y luego devolvería todo el texto antes de ese carácter de espacio:

Esta fórmula usa la función BUSCAR para obtener la posición del carácter de espacio. En el caso de Bruce Wayne, el personaje espacial está en la sexta posición. Luego extrae todos los caracteres a la izquierda usando la función IZQUIERDA.

Extrayendo el apellido

De manera similar, para obtener el apellido, use la siguiente fórmula:

= DERECHA (A2, LARGO (A2) -BÚSQUEDA ("", A2))

Esta fórmula usa la función de búsqueda para encontrar la posición de la barra espaciadora usando la función BUSCAR. Luego resta ese número de la longitud total del nombre (que es dada por la función LEN). Esto da el número de caracteres del apellido.

Este apellido luego se extrae usando la función DERECHA.

Nota: Es posible que estas funciones no funcionen bien si tiene espacios iniciales, finales o dobles en los nombres. Haga clic aquí para aprender cómo eliminar espacios iniciales / finales / dobles en Excel.

División de nombres que tienen un nombre, un segundo nombre y un apellido

Puede haber casos en los que obtenga una combinación de nombres en los que algunos nombres también tengan un segundo nombre.

La fórmula en tales casos es un poco compleja.

Extrayendo el nombre

Para obtener el nombre:

= IZQUIERDA (A2, BÚSQUEDA ("", A2) -1)

Esta es la misma fórmula que usamos cuando no había segundo nombre. Simplemente busca el primer carácter de espacio y devuelve todos los caracteres antes del espacio.

Extrayendo el segundo nombre

Para obtener el segundo nombre:

= SI.ERROR (MID (A2, BÚSQUEDA ("", A2) + 1, BÚSQUEDA ("", A2, BÚSQUEDA ("", A2) +1) -BÚSQUEDA ("", A2)), "")

La función MID comienza desde el primer carácter de espacio y extrae el segundo nombre utilizando la diferencia de la posición del primer y el segundo carácter de espacio.

En los casos en que no haya un segundo nombre, la función MID devuelve un error. Para evitar el error, se incluye dentro de la función IFERROR.

Extrayendo el apellido

Para obtener el apellido, use la siguiente fórmula:

= IF (LEN (A2) -LEN (SUBSTITUTE (A2, "", "")) = 1, RIGHT (A2, LEN (A2) -SEARCH ("", A2)), RIGHT (A2, LEN (A2) -BÚSQUEDA ("", A2, BÚSQUEDA ("", A2) +1)))

Esta fórmula verifica si hay un segundo nombre o no (contando el número de caracteres de espacio). Si solo hay 1 carácter de espacio, simplemente devuelve todo el texto a la derecha del carácter de espacio.

Pero si hay 2, detecta el segundo carácter de espacio y devuelve el número de caracteres después del segundo espacio.

Nota: Esta fórmula funciona bien cuando tiene nombres que tienen solo el primer nombre y el apellido, o el nombre, el segundo nombre y el apellido. Sin embargo, si tiene una combinación en la que tiene sufijos o saludos, tendrá que modificar las fórmulas más.

Dividir celdas en Excel usando relleno flash

Flash Fill es una nueva característica introducida en Excel 2013.

Podría ser muy útil cuando tiene un patrón y desea extraer rápidamente una parte de él.

Por ejemplo, tomemos los datos del nombre y apellido:

El relleno flash funciona identificando patrones y replicándolos para todas las demás celdas.

Así es como puede extraer el primer nombre de la lista usando Flash Fill:

• En la celda B2, ingrese el nombre de Bruce Wayne (es decir, Bruce).
• Con la celda seleccionada, verá un pequeño cuadrado en el extremo derecho de la selección de celda. Haga doble clic en él. Esto llenará el mismo nombre en todas las celdas.
• Cuando las celdas estén llenas, en la parte inferior derecha verá el ícono de Opciones de Autocompletar. Haz click en eso.
• Seleccione Relleno flash de la lista.
• Tan pronto como seleccione Relleno flash, notará que todas las celdas se actualizan y ahora muestran el nombre de cada nombre.

¿Cómo funciona Flash Fill?

Flash Fill busca los patrones en el conjunto de datos y replica el patrón.

Flash Fill es una función sorprendentemente inteligente y funciona como se esperaba en la mayoría de los casos. Pero también falla en algunos casos.

Por ejemplo, si tengo una lista de nombres que tiene una combinación de nombres, algunos tienen un segundo nombre y otros no.

Si extraigo el segundo nombre en tal caso, Flash Fill devolverá erróneamente el apellido en caso de que no haya un nombre.

Para ser honesto, sigue siendo una buena aproximación a la tendencia. Sin embargo, no es lo que quería.

Pero sigue siendo una herramienta lo suficientemente buena como para mantenerla en su arsenal y utilizarla cuando sea necesario.

Aquí hay otro ejemplo en el que Flash Fill funciona de manera brillante.

Tengo un conjunto de direcciones de las que quiero extraer rápidamente la ciudad.

Para obtener rápidamente la ciudad, ingrese el nombre de la ciudad para la primera dirección (ingrese Londres en la celda B2 en este ejemplo) y use el autocompletar para completar todas las celdas. Ahora usa Flash Fill y te dará instantáneamente el nombre de la ciudad de cada dirección.

Del mismo modo, puede dividir la dirección y extraer cualquier parte de la dirección.

Tenga en cuenta que esto necesitaría que la dirección sea un conjunto de datos homogéneo con el mismo delimitador (coma en este caso).

En caso de que intente utilizar Flash Fill cuando no hay un patrón, le mostrará un error como se muestra a continuación:

En este tutorial, he cubierto tres formas diferentes de dividir celdas en Excel en múltiples columnas (usando Text to Columns, fórmulas y Flash Fill)

Espero que hayas encontrado útil este tutorial de Excel.