24 trucos de Excel que desearía saber ayer

Excel nos ha facilitado la vida de muchas maneras. Sin embargo, hay algunos problemas de Excel que continúan haciendo perder nuestro tiempo y aumentan los niveles de frustración. Estos son pequeños problemas que se pueden solucionar en unos segundos, pero no saber la forma correcta de hacerlo puede costar mucho tiempo.

24 trucos de Excel para el trabajo diario

En esta publicación de blog, permítanme desvelar 24 trucos de Excel que le ahorrarán mucho tiempo y energía. Si trabajas con Excel, tarde o temprano te metes en problemas con algo que parece imposible.

Aquí hay algunas soluciones rápidas que lo harán posible.

Truco de Excel n. ° 1: copiar y pegar fórmulas sin cambiar las referencias

Pasa todo el tiempo. Intentas copiar una celda con una fórmula a otra celda y todo se confunde. Esto sucede porque las referencias cambian cuando copia a otra ubicación (a menos que, por supuesto, sea estricto y corrija todas las referencias).

Aquí está la solución rápida:

1. Seleccione las celdas que desea copiar.
2. Vaya a Inicio -> Número. En el menú desplegable Formato de número, seleccione Texto. Esto cambiará el formato de la celda a Texto.
3. Presione F2 para entrar en el modo de edición. Ahora mantén presionada la tecla Control y presiona Enter.
4. Copia las celdas.
5. Ve a la celda de destino y pega.
6. Cambie el formato de Texto a General.
7. Presione F2 y presione Control + Enter.
8. ¡¡Y listo !!.

Aquí hay otro gran método de Tom Urtis MVP de Excel (usando Buscar y Reemplazar) [crédito a Dave Bruns de ExcelJet por mostrarme este método]

Truco de Excel n. ° 2: el identificador de relleno no aparece

Veo a mucha gente enfrentando este problema. El controlador de relleno simplemente no aparece para trabajar.

Aquí está la solución:

1. Vaya a Archivo -> Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones, seleccione Avanzado.
3. Marque la opción "Habilitar control de relleno y arrastrar y soltar celda".

Truco de Excel n. ° 3 - Número como texto

Me quedo atascado con esto muchas veces. Los números tienen formato de texto y no funcionan bien en fórmulas.

Aquí hay una solución rápida:

• Agregue 0 a la celda. Esto mantendrá el número intacto y se puede usar en fórmulas.

Mucha gente usa el apóstrofo (‘) antes del número para hacer números como texto. Este truco de Excel también funcionaría en este caso.

Truco de Excel n. ° 4: necesidad de convertir fórmulas en valores

Esta es una fácil. Si tiene fórmulas que deben convertirse a valores, estos son los pasos:

1. Copia las celdas.
2. Haga clic derecho y seleccione Pegado especial.
3. En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione Valores (Atajo de teclado: Alt + E + S + V).
4. Haga clic en Aceptar.

Ver también: Obtenga más información sobre Pegar accesos directos especiales.

Truco de Excel n. ° 5 - Cursor atascado - No se puede cambiar la celda activa con las teclas de flecha

La primera vez que me sucedió esto, cerré el libro de Excel y reinicié mi sistema. El problema, por supuesto, se puede resolver fácilmente sin reiniciar.

El problema, en este caso, es que ha activado accidentalmente el Bloqueo de desplazamiento.

Apágalo y ponte en marcha.

Truco de Excel n. ° 6: VLOOKUP / MATCH no funciona incluso cuando hay una coincidencia

Puede ver que los 2 valores coinciden perfectamente, pero la fórmula BUSCARV o COINCIDIR aún diría que no hay coincidencia.

Argghhhhh…

Los espacios adicionales son los culpables aquí. Si el texto tiene espacios iniciales o finales (o más de un espacio entre palabras), Excel no lo consideraría como una coincidencia exacta y su fórmula arrojaría resultados inesperados.

El camino alrededor - use el PODAR función. Elimina los espacios iniciales y finales y cualquier espacio adicional entre palabras.

Ver también: Se pueden resolver muchos problemas si sabe cómo limpiar sus datos en Excel.

Truco de Excel n. ° 7: desea ocultar texto en celdas

A veces, es posible que deba ocultar texto / números en una celda para que el usuario no pueda verlo.

Hay 2 formas de hacer esto:

• El bueno: Haga que el color de la fuente del texto sea blanco (o cualquier color que sea el fondo).
• El mejor: Seleccione la celda y presione Control + 1. Esto abre el cuadro de diálogo Formato de celdas. En la pestaña de números, seleccione Personalizado y escriba el formato ;;;

Truco de Excel n. ° 8: es necesario copiar solo celdas visibles

• Pregunta: ¿Qué sucede cuando copia un rango de celdas que tiene filas / columnas ocultas y lo pega en algún lugar?
• Respuesta: Todos los valores de celda (Visible + Oculto) se copian y pegan.
• Preocupación: No quiero copiar valores de celda ocultos.
• Solución: Seleccione las celdas y presione Alt +; (esto selecciona solo celdas visibles). Ahora pegue en cualquier lugar y solo se pegarán las celdas visibles.

Truco de Excel n. ° 9: seleccione todas las celdas en blanco de una sola vez

A menudo importo datos de varias bases de datos. Muchas celdas de estos datos están en blanco, donde tengo que insertar un 0 o N / A. Una forma rápida de seleccionar todas las celdas en blanco:

1. Seleccione todas las celdas del rango.
2. Vaya a Inicio -> Edición -> Buscar y seleccionar -> Ir a especial.
3. Seleccione Blancos en el cuadro de diálogo Ir a especial.
4. Haga clic en Aceptar.

Esto seleccionará todas las celdas en blanco. Para ingresar 0 en todas las celdas, escriba 0 (esto ingresará el valor en la celda activa) y presione Control + Enter.

Truco de Excel n. ° 10: es necesario eliminar los saltos de línea del texto

Si tiene muchos saltos de línea y desea eliminarlos, hacerlo manualmente llevará mucho tiempo.

Sería una pena si tuviera que hacer esto manualmente.

Pruebe esta solución rápida:

1. Seleccionar los datos
2. Vaya a Inicio -> Buscar y seleccionar -> Reemplazar (Atajo de teclado - Control + H)
3. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar:
   • Buscar qué: presione Control + J (es posible que no vea nada excepto un punto parpadeante)
   • Reemplazar con: carácter de la barra espaciadora (presione la barra espaciadora una vez)
4. Haga clic en Reemplazar todo (asegúrese de que el ajuste de palabras esté habilitado)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Ver también: Obtenga más información sobre las cosas increíbles que Buscar y reemplazar puede hacer por usted.

Truco de Excel n. ° 11: la clasificación no funciona cuando las celdas se combinan

Por supuesto que no.

No fue hecho de esa manera. Pero eso no significa que no puedas tener lo que quieres. Aquí hay un sustituto de Fusionar y Centrar, y se llama Centrar en toda la selección.

Esta es la forma correcta de fusionar celdas en Excel:

1. Seleccione las celdas que desea fusionar (solo columnas. Para las filas, siga adelante y use fusionar y centrar).
2. Presione Control + 1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas.
3. Vaya a la pestaña Alineación.
4. En el menú desplegable Horizontal, seleccione Centrar en toda la selección.
5. Haga clic en Aceptar.

Ahora tiene algo que se ve igual y funciona muy bien con la clasificación.

Truco de Excel n. ° 12: los datos tienen duplicados

Puede haber 2 cosas que puede hacer con datos duplicados: Resaltarlo o Bórralo

• Resalte datos duplicados: Seleccione los datos y vaya a Inicio -> Formato condicional -> Resaltar reglas de celdas -> Valores duplicados.
  • Especifique el formato y todos los valores duplicados se resaltarán.
• Eliminar duplicados en datos: Seleccione los datos y vaya a Datos -> Eliminar duplicados.
  • Seleccione si sus datos tienen encabezados, luego seleccione la columna y haga clic en Aceptar. Esto elimina los duplicados de la lista. Si desea que la lista original esté intacta, copie y pegue los datos en otra ubicación y luego haga esto.

Relacionada: La guía definitiva para buscar y eliminar duplicados en Excel

Truco de Excel n. ° 13: es necesario verificar si hay errores ortográficos

Presione F7 para ejecutar el corrector ortográfico.

Aquí hay un tutorial detallado sobre el uso del corrector ortográfico en Excel.

Truco de Excel n. ° 14: desplazarse hacia abajo en conjuntos de datos grandes para ocultar títulos de columnas

Hay dos formas de solucionar este problema.

• Utilice la función de tabla de Excel: El uso de la función Tabla de Excel garantiza que cuando se desplaza hacia abajo, los encabezados siempre estén visibles. Como buena práctica, la tabla de Excel siempre debe usarse con datos tabulares, ya que tiene una característica muy poderosa y útil. Obtenga más información sobre las tablas de Excel
• Uso de opciones de paneles libres: Si desea que se vea más que el encabezado (por ejemplo, en el caso de un subtítulo o valores como total, promedio al principio), use la función de panel de congelación de Excel. Para hacer esto:
  • Seleccione la fila completa por encima de la cual desea congelar las filas (o la celda más a la izquierda en esa fila)
  • Vaya a Ver -> Congelar paneles -> Congelar paneles
    Esto le permitirá ver siempre las filas fijas cuando se desplaza hacia abajo.

Truco de Excel n. ° 15: perder el tiempo desplazándose hacia adelante y hacia atrás en grandes conjuntos de datos

Si trabaja con grandes conjuntos de datos y tiene que desplazarse hacia arriba y hacia abajo (o hacia la derecha y hacia la izquierda) para referirse a algunos puntos de datos, hay una manera de ahorrar mucho tiempo y desplazarse, utilizando el Ventana dividida característica.

Esta función puede dividir su ventana en dos o cuatro partes, y cada parte tiene su propio desplazamiento habilitado. Entonces, si tiene que consultar los datos en, por ejemplo, la columna CZ, mientras trabaja en la columna A, esta función es perfecta para usted.

1. Vaya a Ver -> Ventana -> Dividir.

Esto divide la hoja de trabajo en cuatro partes. Cada parte se puede controlar mediante una barra de desplazamiento adicional (vertical y horizontal). Si solo desea una división vertical, arrastre la línea de división horizontal hacia la parte inferior (y desaparecerá).

Truco de Excel n. ° 16 - Fórmula de depuración

Falta una coma, una referencia incorrecta, un argumento faltante, una posición incorrecta entre paréntesis, etc. Puede haber cientos de razones para un resultado incorrecto de una fórmula.

La depuración de una fórmula puede resultar dolorosa, especialmente si ha sido creada por otra persona. He aquí una forma de hacerlo fácil y sencillo. Para depurar una fórmula:

1. Seleccione la celda que tiene la fórmula.
2. Vaya a Fórmulas -> Auditoría de fórmulas -> Evaluar fórmula (Atajo de teclado Alt + TUF).
3. Haga clic en Evaluar para ver los pasos en que Excel evalúa la fórmula.

Quiere depurar parte de una fórmula: Aquí hay otra forma de usar la tecla F9

Truco de Excel n. ° 17: Excel inserta una referencia de celda al editar una fórmula

Este es, con mucho, uno de los problemas de Excel más irritantes por los que paso casi a diario. Imagine que tiene una fórmula enorme, presiona F2 para editar la fórmula (en una celda o formato condicional o rango con nombre), y tan pronto como presiona la tecla izquierda para editar parte de ella, Excel inserta alguna referencia de celda no deseada. Excel hace esto a veces porque no sabe que está en el modo de edición. Puede ver el modo actual en la parte inferior izquierda de su pantalla.

El camino es simple presione F2 una vez para entrar en el modo de edición, y ahora puede moverse libremente en su fórmula.

Truco de Excel n. ° 18: demasiados rangos con nombre (no recuerde los nombres)

Utilizo mucho los rangos con nombre. Tiene muchos beneficios y es fácil de usar. Pero, ¿y si hay demasiados rangos con nombre? ¿Tendría que volver al administrador de nombres una y otra vez para obtener el nombre?

¡¡NO!!

Simplemente use el atajo F3. Mostrará los nombres de todos los rangos nombrados en su libro de trabajo. Simplemente haga doble clic en el que desea usar y se pegará (en la fórmula si está haciendo uno, o en la hoja)

¿Una pregunta para ti? ¿Qué sucede si tiene muchos rangos con nombre y disminuye el zoom por debajo del 40%? Dejaré eso para que lo averigües.

Truco de Excel n. ° 19 - Error Error en todas partes

Un error es una mancha fea en su hoja de cálculo. Pero a veces, los errores son el mal necesario. Es posible que desee que su fórmula devuelva un error (por ejemplo, cuando no se encuentra un valor de búsqueda en BUSCARV). Pero no tienes que pasar por las tribulaciones de mirar uno. Simplemente use IFERROR.

IFERROR no funcionaría para Excel versión 2003 y anteriores. En ese caso, use una combinación de SI e ISERROR.

Truco de Excel n. ° 20: es necesario eliminar rápidamente todos los comentarios

A menudo reutilizo plantillas que tienen comentarios. Eliminar todos los comentarios es una de las operaciones de la hoja de trabajo que hago cada vez que empiezo de nuevo. A continuación, se muestra una forma rápida de seleccionar todos los comentarios de una vez y eliminarlos todos:

1. Seleccione todas las celdas.
2. Vaya a Inicio -> Edición -> Buscar y seleccionar -> Ir a especial.
3. Seleccione Comentarios en el cuadro de diálogo Ir a especial.
4. Haga clic en Aceptar.

Esto seleccionará todas las celdas que tengan comentarios. Ahora vaya a cualquiera de las celdas seleccionadas, haga clic derecho y seleccione Eliminar comentario

Truco de Excel n. ° 21: cambiar solo entre hojas de cálculo de Excel

¿Es usted uno de los que abren millones de aplicaciones al mismo tiempo?

A menudo tengo Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, correo electrónico y muchas más aplicaciones abiertas al mismo tiempo.

La mayoría de nosotros usamos Alt + Tab para recorrer diferentes aplicaciones abiertas, pero ¿qué sucede si solo desea recorrer los libros abiertos de Excel? Utilizar Control + Tab en lugar de.

Truco de Excel n. ° 22: mostrar el número con texto

¿Quiere mostrar el número 100 como 100 millones o 100 gramos? Puede hacer esto y aún usar este número en los cálculos. El truco está en conocer el formato numérico correcto. Para mostrar 100 como 100 millones:

1. Vaya a la celda que tiene los números (o seleccione todas las celdas donde desea aplicar esto).
2. Presione Control + 1.
3. En la pestaña Número, vaya a Personalizado (en el panel izquierdo).
4. Cambie General a General "Millones".

El formato de número personalizado es un placer en sí mismo. Aprenda un truco asombroso usando el formato de número personalizado

Truco de Excel n. ° 23: desplácese rápidamente hacia la derecha en un enorme conjunto de datos

Suponga que tiene un gran conjunto de datos que cubre muchas columnas (digamos 200 columnas). Y tienes que desplazarte por tus datos con frecuencia. ¿Cuáles son las formas en que puede hacer esto?

• Forma habitual 1: utilice la tecla de flecha derecha (y cubra cada columna una por una).
• Forma habitual 2: Deja el teclado, agarra el mouse, selecciona la barra de desplazamiento y desplázate.
• Aquí está la tercera forma no tan habitual: use Alt + Tecla de avance de página. Hace lo que Page down hace para las filas. Salta 20 columnas a la vez.

Truco de Excel n. ° 24: sufrir de una hoja de cálculo lenta

Todos hemos pasado por esto. Las hojas de cálculo de Excel tienden a volverse demasiado lentas.

Algunos pasos a continuación pueden ayudar a acelerar las cosas. [Escribí un artículo más detallado sobre cómo acelerar las hojas de cálculo. Haga clic aquí para leer]

• Utilice columnas auxiliares.
• Evite la fórmula volátil.
• Utilice el modo de cálculo manual en lugar del automático.
• Utilice tablas de Excel para los datos de vivienda.
• Evite la fórmula de matriz.

Estos son mis 24 trucos principales de Excel (sin ningún orden específico). Estoy seguro de que hay cientos más, ¡pero hay mucho que una persona puede escribir de una vez! 😉

Comparta su lista de los principales trucos de resolución de problemas diarios que utiliza para realizar el trabajo 🙂

Recursos útiles de Excel:

• Preguntas y respuestas útiles para entrevistas en Excel.
• Capacitación gratuita en línea sobre Excel.
• Plantillas de Excel gratuitas.
• Cómo copiar formato de gráfico en Excel