Cuando trabaja con datos en Excel, hay una función útil que le permite congelar la fila superior y las columnas de encabezado (o incluso bloquear varias filas superiores o columnas de la izquierda).
Entonces, cuando se desplaza hacia abajo, los encabezados siempre están visibles.
Pero ese no es el caso cuando imprime sus informes.
De forma predeterminada, un informe impreso solo tendría la fila de encabezado en la parte superior de la primera página impresa y, luego, el resto de páginas no la tendrá.
Esto puede convertir los informes en una pesadilla. Imagínese estar en la tercera página y no saber qué representa un punto de datos (y el ir y venir para verificar los encabezados puede ser enloquecedor).
La solución: haga que los encabezados se repitan en cada página impresa del informe.
En este tutorial, te mostraré cómo imprimir la fila superior en cada página en Excel. También puede configurarlo para que se repitan varias filas superiores o columnas de la izquierda en cada página.
¡Veamos cómo hacer esto!
Cómo imprimir la fila superior en cada página en Excel
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación.
Si imprime estos datos, ocuparían varias páginas, pero el encabezado solo aparecerá en la primera página.
A continuación se muestran los pasos para asegurarse de que la fila del encabezado se repita en cada página que se imprime:
- Haga clic en la pestaña "Diseño de página".
- En el grupo "Configuración de página", haga clic en el selector del cuadro de diálogo (la pequeña flecha inclinada como se muestra a continuación)
- En el cuadro de diálogo "Configuración de página", haga clic en la pestaña "Hoja".
- Haga clic en el campo junto a la opción "Filas para repetir en la parte superior".
- Seleccione la fila superior (notará que $ 1: $ 1 se inserta automáticamente en el campo "Filas para repetir en la parte superior").
- Haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando imprima estos datos, notará que el encabezado de la fila superior se repite en cada página que se imprime.
Puede verificar esto haciendo clic en la pestaña "Archivo" y luego en la opción "Imprimir". Esto abrirá el panel Vista previa de impresión.
Haga clic en los íconos de flecha en la parte inferior del panel de vista previa de impresión, y debería ver que los encabezados se repiten en cada una de las páginas.
Al igual que hemos configurado los ajustes para imprimir la fila superior en cada página, también puede configurarlo para imprimir varias filas de encabezado en cada página.
Para hacer esto, en el Paso 5 de los pasos anteriores, en lugar de seleccionar la fila superior, seleccione varias filas superiores que desee repetir en cada página impresa.
Tenga en cuenta que debe seleccionar filas contiguas (es decir, puede configurar las filas número 1, 2 y 3 para que se impriman en cada página, pero no puede configurar las filas número 1 y 3 para que se repitan en cada página impresa)
También puede configurar la columna más a la izquierda (o varias columnas más a la izquierda) para que se repita en cada página cuando se imprima. El proceso es exactamente el mismo, donde, en el Paso 5, en lugar de elegir la fila, puede seleccionar la columna que desea repetir.
Y, por supuesto, también puede configurar la fila superior y la columna superior para que se repitan en cada página impresa.
Imprima las filas en cada página usando el truco NameBox
Ahora, permítanme compartirles un increíble truco de Excel que no mucha gente conoce.
La ventaja de utilizar el método anterior (donde usamos el cuadro de diálogo Configurar página) es que le brinda muchas más opciones cuando imprime sus informes.
Pero si todo lo que quiere hacer es asegurarse de que la columna de arriba a la izquierda se repita en cada página impresa, este truco de NameBox es mucho más rápido.
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación.
A continuación se muestran los pasos para asegurarse de que los encabezados estén impresos en cada página
- Seleccione la fila de encabezado
- Haga clic en el campo "NameBox"
- Ingrese el texto manualmente Print_Titles
- Presiona la tecla enter
¡Eso es! Ahora, cuando imprima el conjunto de datos, la primera fila se repetirá en cada página.
En caso de que desee repetir varias filas o columnas de encabezado, selecciónelas primero y luego nómbrelas como Print_Titles
¿Por qué esto funciona?
Cuando usa el cuadro de diálogo Configurar página para establecer las filas y columnas que deben repetirse, Excel crea automáticamente un rango con nombre con el nombre Print_Titles.
Por lo tanto, en lugar de seguir la ruta del cuadro de diálogo Configurar página, si crea el mismo Rango con nombre, también funcionaría.
¿Cómo repetir las filas de encabezado en cada página, excepto en las últimas páginas?
Desafortunadamente, no hay forma incorporada de asegurarse de que los encabezados se impriman en todas las páginas excepto en la última página (o en las últimas páginas).
Una solución alternativa podría ser tener las páginas en las que no desea que se repitan los encabezados, por lo que debe estar en una hoja de trabajo separada.
Pero esto puede no ser ideal para todos.
A continuación se muestra el código de macro de VBA que hará esto.
Sub RepeatHeadersPrintExceptLastPage () Dim TotalPages As Long TotalPages = Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") Con ActiveSheet.PageSetup .PrintTitleRows = "$ 1: $ 1" ActiveSheet.PrintOut From: = 1, To: = TotalPages - 1 PrintTitleRows = "" ActiveSheet.PrintOut From: = TotalPages, To: = TotalPages End With End Sub
El código anterior utiliza Application.ExecuteExcel4Macro ("OBTENER.DOCUMENTO (50)") para obtener el número total de páginas del conjunto de datos que se imprimirán.
Luego imprime todas las páginas (excepto la última), y durante este tiempo, PrintTitleRows se establece en $ 1: $ 1. Por lo tanto, la primera fila se imprimirá como encabezado en todas las páginas excepto en la última.
Luego, se imprime la última página donde la propiedad PrintTitleRows se establece en nula, por lo que no se imprimen filas de encabezado en la última página.
Esta es una solución torpe, pero si todo lo que desea hacer es imprimir todos los datos en la hoja de trabajo para que el encabezado se repita en todas las páginas excepto en la última, esto funcionaría.
Es posible que deba modificar un poco el código en caso de que desee que se repitan más encabezados o también desee que los encabezados de columna se impriman en cada página.
¡Espero que este tutorial te haya resultado útil!
