Combinar tablas en Excel con Power Query (guía sencilla paso a paso)

Con Power Query, trabajar con datos dispersos en hojas de trabajo o incluso libros de trabajo se ha vuelto más fácil.

Una de las cosas en las que Power Query puede ahorrarle mucho tiempo es cuando tiene que combinar tablas con diferentes tamaños y columnas en función de una columna coincidente.

A continuación se muestra un video en el que muestro exactamente cómo combinar tablas en Excel usando Power Query.

En caso de que prefiera leer el texto en lugar de ver un video, a continuación se encuentran las instrucciones escritas.

Suponga que tiene una tabla como se muestra a continuación:

Esta tabla tiene los datos que quiero usar, pero todavía le faltan dos columnas importantes: el "ID del producto" y la "Región" donde opera el representante de ventas.

Esta información se proporciona en tablas independientes como se muestra a continuación:

Para obtener toda esta información en una sola tabla, tendrá que fusionar estas tres tablas para poder crear una tabla dinámica y analizarla, o utilizarla para otros fines de generación de informes / paneles.

Y al fusionar, no me refiero a un simple copiar y pegar.

Deberá mapear los registros relevantes de la Tabla 1 con los datos de las Tablas 2 y 3.

Ahora puede confiar en VLOOKUP o INDEX / MATCH para hacer esto.

O si es un genio de VBA, puede escribir un código para hacer esto.

Pero estas opciones requieren mucho tiempo y son complicadas en comparación con Power Query.

En este tutorial, le mostraré cómo fusionar estas tres tablas de Excel en una.

Para que esta técnica funcione, necesita tener columnas de conexión. Por ejemplo, en la Tabla 1 y la Tabla 2, la columna común es "Artículo", y en la Tabla 1 y la Tabla 3, la columna común es "Representante de ventas". Además, tenga en cuenta que no debe haber repetición en estas columnas de conexión.

Nota: Power Query se puede utilizar como un complemento en Excel 2010 y 2013, y es una función incorporada desde Excel 2016 en adelante. Según su versión, algunas imágenes pueden verse diferentes (las capturas de imágenes utilizadas en este tutorial son de Excel 2016).

Combinar tablas con Power Query

He nombrado estas tablas como se muestra a continuación:

1. Tabla 1 - Los datos de ventas
2. Tabla 2 - Pdt_Id
3. Tabla 3 - Región

No es obligatorio cambiar el nombre de estas tablas, pero es mejor dar nombres que describan de qué se trata la tabla.

De una vez, puede combinar solo dos tablas en Power Query.

Así que primero tendremos que fusionar la Tabla 1 y la Tabla 2 y luego fusionar la Tabla 3 en ella en el siguiente paso.

Fusionando la Tabla 1 y la Tabla 2

Para fusionar tablas, primero debe convertir estas tablas en conexiones en Power Query. Una vez que tenga las conexiones, puede fusionarlas fácilmente.

Estos son los pasos para guardar una tabla de Excel como una conexión en Power Query:

1. Seleccione cualquier celda en la tabla Sales_Data.
2. Haga clic en la pestaña Datos.
3. En el grupo Obtener y transformar, haga clic en "De tabla / rango". Esto abrirá el editor de consultas.
4. En el editor de consultas, haga clic en la pestaña "Archivo".
5. Haga clic en la opción "Cerrar y cargar en".
6. En el cuadro de diálogo "Importar datos", seleccione "Solo crear conexión".
7. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores crearían una conexión con el nombre Sales_Data (o cualquier nombre que le haya dado a la tabla de Excel).

Repita los pasos anteriores para la Tabla 2 y la Tabla 3.

Entonces, cuando haya terminado, tendrá tres conexiones (con el nombre Sales_Data, Pdt_Id y Region).

Ahora veamos cómo fusionar la tabla Sales_Data y Pdt_Id.

1. Haga clic en la pestaña Datos.
2. En el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en Obtener datos.
3. En el menú desplegable, haga clic en Combinar consultas.
4. Haga clic en Fusionar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Fusionar.
5. En el cuadro de diálogo Combinar, seleccione "Sales_Data" en el primer menú desplegable.
6. Seleccione "Pdt_Id" en el segundo menú desplegable.
7. En la vista previa de "Sales_Data", haga clic en la columna "Elemento". Hacer esto seleccionará toda la columna.
8. En la vista previa de "Pdt_Id", haga clic en la columna "Elemento". Hacer esto seleccionará toda la columna.
9. En el menú desplegable "Unirse a tipo", seleccione "Exterior izquierdo (todo desde el primero, coincidencia desde el segundo)".
10. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores abrirían el editor de consultas y le mostrarían los datos de Sales_Data con una columna adicional (de Pdt_Id).

Fusionar las tablas de Excel (tablas 1 y 2)

Ahora, el proceso de fusión de las tablas ocurrirá dentro del editor de consultas con los siguientes pasos:

1. En la columna adicional (Pdt_Id), haga clic en la flecha de doble punta en el encabezado.
2. En el cuadro de opciones que se abre, desmarque todos los nombres de las columnas y solo seleccione Elemento. Esto se debe a que ya tenemos la columna del nombre del producto en la tabla existente y solo queremos el ID de producto para cada producto.
3. Desmarque la opción "Usar el nombre de la columna original como prefijo".
4. Haga clic en Aceptar.

Esto le daría la tabla resultante que tiene todos los registros de la tabla Sales_Data y una columna adicional que también tiene ID de producto (de la tabla Pdt_Id).

Ahora, si solo desea combinar dos tablas, puede cargar este Excel y ya está.

Pero tenemos tres tablas para fusionar, por lo que hay más trabajo por hacer.

Debe guardar esta tabla resultante como una conexión (para que podamos usarla para fusionarla con la Tabla 3).

Estos son los pasos para guardar esta tabla combinada (con datos de la tabla Sales_Data y Pdt_Id) como una conexión:

1. Haga clic en la pestaña Archivo
2. Haga clic en la opción "Cerrar y cargar en".
3. En el cuadro de diálogo "Importar datos", seleccione "Solo crear conexión".
4. Haga clic en Aceptar.

Esto guardará los datos recién fusionados como una conexión. Puede cambiar el nombre de esta conexión si lo desea.

Fusionar la tabla 3 con la tabla resultante

El proceso de fusionar la tercera tabla con la tabla resultante (que obtuvimos al fusionar la Tabla 1 y la Tabla 2) es exactamente el mismo.

Estos son los pasos para fusionar estas tablas:

1. Haga clic en la pestaña Datos.
2. En el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en "Obtener datos".
3. En el menú desplegable, haga clic en "Combinar consultas".
4. Haga clic en "Combinar". Esto abrirá el cuadro de diálogo Fusionar.
5. En el cuadro de diálogo Fusionar, seleccione "Fusionar1" en el primer menú desplegable.
6. Seleccione "Región" en el segundo menú desplegable.
7. En la vista previa de "Merge1", haga clic en la columna "Representante de ventas". Hacer esto seleccionará toda la columna.
8. En la vista previa de la región, haga clic en la columna "Representante de ventas". Hacer esto seleccionará toda la columna.
9. En el menú desplegable "Join Kind", seleccione Left Outer (todo desde el primero, coincidiendo desde el segundo).
10. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores abrirían el editor de consultas y le mostrarían los datos de Merge1 con una columna adicional (Región).

Ahora el proceso de fusionar las tablas ocurrirá dentro del editor de consultas con los siguientes pasos:

1. En la columna adicional (Región), haga clic en la flecha de doble punta en el encabezado.
2. En el cuadro de opciones que se abre, desmarque todos los nombres de las columnas y solo seleccione Región.
3. Desmarque la opción "Usar el nombre de la columna original como prefijo".
4. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores le darían una tabla que tiene las tres tablas fusionadas (tabla Sales_Data con una columna para Pdt_Id y otra para Región).

Estos son los pasos para cargar esta tabla en Excel:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en "Cerrar y cargar en".
3. En el cuadro de diálogo "Importar datos", seleccione las opciones Tabla y Hojas de trabajo nuevas.
4. Haga clic en Aceptar.

Esto le daría la tabla combinada resultante en una nueva hoja de trabajo.

Una de las mejores cosas de Power Query es que puede acomodar fácilmente cualquier cambio en los datos subyacentes (Tabla 1, 2 y 3) simplemente actualizándolo.

Por ejemplo, suponga que Laura se transfiere a Asia y obtiene nuevos datos para el mes siguiente. Ahora no es necesario que repita los pasos anteriores nuevamente. Todo lo que necesita hacer es actualizar la tabla y hará todo de nuevo por usted.

En unos segundos, tendrá la nueva tabla combinada.

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