Ver video: extraer datos usando una lista desplegable en Excel
En este tutorial, le mostraré cómo crear un filtro desplegable en Excel para que pueda extraer datos según la selección del menú desplegable.
Como se muestra en la imagen de abajo, he creado una lista desplegable con los nombres de los países. Tan pronto como selecciono cualquier país del menú desplegable, los datos de ese país se extraen a la derecha.
Tenga en cuenta que tan pronto como seleccione India en el filtro desplegable, se extraen todos los registros de India.
Extraer datos de la selección de la lista desplegable en Excel
Estos son los pasos para crear un filtro desplegable que extraerá datos para el elemento seleccionado:
- Cree una lista única de elementos.
- Agregue un filtro desplegable para mostrar estos elementos únicos.
- Utilice columnas auxiliares para extraer los registros del elemento seleccionado.
Analicemos en profundidad y veamos qué se debe hacer en cada uno de estos pasos.
Crea una lista única de artículos
Si bien puede haber repeticiones de un elemento en su conjunto de datos, necesitamos nombres de elementos únicos para que podamos crear un filtro desplegable usándolo.
En el ejemplo anterior, el primer paso es obtener la lista única de todos los países.
Estos son los pasos para obtener una lista única:
- Seleccione todos los países y péguelo en alguna otra parte de la hoja de trabajo.
- Vaya a Datos -> Eliminar duplicados.
- En el cuadro de diálogo Eliminar duplicados, seleccione la columna donde tiene la lista de países. Esto le dará una lista única como se muestra a continuación.
Ahora usaremos esta lista única para crear la lista desplegable.
Ver también: La guía definitiva para buscar y eliminar duplicados en Excel.
Crear el filtro desplegable
Estos son los pasos para crear una lista desplegable en una celda:
- Vaya a Datos -> Validación de datos.
- En el cuadro de diálogo Validación de datos, seleccione la pestaña Configuración.
- En la pestaña Configuración, seleccione "Lista" en el menú desplegable y, en el campo "Fuente", seleccione la lista única de países que generamos.
- Haga clic en Aceptar.
El objetivo ahora es seleccionar cualquier país de la lista desplegable, y eso debería darnos la lista de registros del país.
Para hacer esto, necesitaríamos usar columnas y fórmulas auxiliares.
Crear columnas auxiliares para extraer los registros del elemento seleccionado
Tan pronto como realice la selección en el menú desplegable, necesitará Excel para identificar automáticamente los registros que pertenecen a ese elemento seleccionado.
Esto se puede hacer usando tres columnas auxiliares.
Estos son los pasos para crear columnas auxiliares:
- Columna auxiliar n. ° 1 - Ingrese el número de serie para todos los registros (20 en este caso, puede usar la función FILAS () para hacer esto).
- Columna auxiliar n. ° 2 - Utilice esta sencilla función de función SI: = SI (D4 = $ H $ 2, E4, ””)
- Esta fórmula comprueba si el país de la primera fila coincide con el del menú desplegable. Entonces, si selecciono India, verifica si la primera fila tiene India como país o no. Si es Verdadero, devuelve ese número de fila, de lo contrario, devuelve un espacio en blanco (""). Ahora, cuando seleccionamos cualquier país, solo se muestran los números de fila (en la segunda columna de ayuda) que tiene el país seleccionado. (Por ejemplo, si se selecciona India, se verá como la imagen de abajo).
Ahora necesitamos extraer los datos solo para estas filas, que muestra el número (ya que es la fila que contiene ese país). Sin embargo, queremos esos registros sin los espacios en blanco uno tras otro. Esto se puede hacer usando una tercera columna auxiliar.
- Tercera columna de ayudante - Utilice la siguiente combinación de funciones IFERROR y SMALL:
= SI.ERROR (PEQUEÑO ($ F $ 4: $ F $ 23, E4), ””)
Esto nos daría algo como se muestra a continuación en la imagen:
Ahora, cuando tengamos el número juntos, solo necesitamos extraer los datos en ese número. Esto se puede hacer fácilmente usando la función INDICE (use esta fórmula en las celdas donde necesita extraer el resultado):
= SIERROR (ÍNDICE ($ B $ 4: $ D $ 23, $ G4, COLUMNAS ($ J $ 3: J3)), ””)
Esta fórmula tiene 2 partes:
ÍNDICE - Esto extrae los datos basados en el número de fila.
SI ERROR - Esta función vuelve en blanco cuando no hay datos
Aquí hay una instantánea de lo que finalmente obtienes:
Ahora puede ocultar los datos originales si lo desea. Además, también puede tener los datos originales y los datos extraídos en dos hojas de trabajo diferentes.
Adelante. use esta técnica e impresione a su jefe y colegas (un pequeño alarde nunca es algo malo).
Descargar el archivo de ejemplo
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