* Esta es una publicación invitada de Puneet Gogia, un compañero blogger de Excel de la India. *
Excel tiene un Acceso rapido a la barra de herramientas que le da acceso instantáneo a sus opciones favoritas / importantes.
Sin embargo, no mucha gente usa el QAT de manera eficiente.
El mes pasado le pregunté a 15 usuarios de Excel al respecto, y solo 7 lo usaban en días frecuentes. Y, otros estaban ocupados navegando por la cinta de Excel para sus cosas.
En este artículo, compartiré mis cinco opciones principales de QAT que me ayudan a mantener la productividad y ahorrar tiempo.
Además, no encontrará estas opciones en la cinta de Excel.
Aquí están mis 5 opciones principales (más adelante en este tutorial, también le mostraré cómo usar estas opciones):
- Herramienta de cámara
- Correo electrónico
- Formulario
- Auto formato
- Calculadora
Permítanme ahora mostrarles cómo agregar estos 5 comandos a QAT en Excel.
Pasos para agregar comandos a QAT (barra de herramientas de acceso rápido)
Siga estos sencillos pasos.
- En primer lugar, haga clic derecho en QAT y seleccione "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido".
- Desde la ventana de personalización, seleccione "Comandos que no están en la cinta".
- Ahora, de la lista, seleccione los siguientes comandos y agréguelos a QAT uno por uno.
- Herramienta de cámara
- Correo electrónico
- Formulario
- Auto formato
- Calculadora
- Una vez que agregue todos estos comandos, haga clic en Aceptar.
Ahora, su barra de herramientas de acceso rápido se verá así.
Déjame decirte por qué estos comandos son especiales y cómo puedes usarlos para disparar tu productividad.
1. Herramienta de cámara
Las imágenes en vivo son útiles en sus paneles de control.
El motivo principal para usar la herramienta de cámara de Excel es crear una imagen en vivo de una variedad de celdas. Le ayudará a copiar un rango de celdas y crear una imagen en vivo de ese rango y puede pegarlo en cualquier lugar de su hoja de trabajo.
Siga estos pasos para usar la herramienta de la cámara.
- Seleccione el rango para el que desea crear una imagen.
- Haga clic en el botón de la cámara de QAT.
- Haga clic en el lugar de su hoja de trabajo donde desea pegarlo.
Beneficios
La herramienta de la cámara es útil para crear imágenes en vivo que puede usar más al crear paneles de Excel. Como una imagen normal, puede cambiar el tamaño de estas imágenes en vivo de acuerdo con el espacio en su tablero.
Y, cuando desee actualizarlo, realice cambios en el rango de datos real y la imagen se actualizará instantáneamente.
2. Correo electrónico
Envíe su libro de trabajo con un solo clic.
Bueno, ya existe una opción en Excel para enviar su libro de trabajo por correo electrónico que puede usar desde el menú de archivo de Excel.
Pero puede usar un botón de correo electrónico de QAT para enviar rápidamente su archivo de Excel como archivo adjunto. Una vez que haga clic, se abrirá automáticamente su cliente de correo predeterminado y adjuntará su libro de trabajo actual. Utilizará el nombre de su libro de trabajo como asunto del correo electrónico.
Beneficios
Tomará automáticamente la versión actualizada de su archivo mientras envía el correo electrónico, incluso si no ha guardado los cambios que ha realizado.
3. Formulario de usuario
No es necesario que escriba una macro para un formulario de usuario.
Hay un formulario de usuario incorporado en Excel que puede usar para ingresar datos.
Pero, antes de activar este formulario, necesita una tabla para ingresar sus datos o, al menos, necesita encabezados de los datos. Seleccione cualquiera de las celdas de la tabla o simplemente seleccione uno de los encabezados y haga clic en el botón de formulario de QAT.
Beneficios
Aparte de la entrada de datos, hay muchas cosas que puede hacer con esto.
- Puede editar las entradas que ya ha introducido en sus datos.
- Le ayudará a navegar por las entradas.
- Puede buscar entradas a partir de datos utilizando diferentes criterios.
- Y, si desea eliminar alguna entrada en particular, también puede hacerlo.
4. Formato automático
El formato de los datos es importante. Pero a veces, formatear una tabla de datos requiere mucho tiempo.
El formato automático es una opción que puede utilizar para aplicar rápidamente el formato a los datos. Tiene 16 estilos de formato diferentes que puede utilizar.
Solo sigue estos pasos.
- Seleccione sus datos.
- Haga clic en el botón de formato automático.
- Seleccione el formato que desee.
- Haga clic en Aceptar.
Todos los formatos en la opción de formato automático tienen 6 componentes básicos: formato numérico, estilo de fuente, alineación, borde, patrones y ancho-alto.
Beneficios
- Si sus datos están relacionados con la moneda o la contabilidad, el formato automático es la mejor opción para usar. Cuatro de los 16 estilos de formato son para datos contables.
- También puede seleccionar o anular la selección de opciones de formato. Digamos que, si no desea aplicar un borde con el formato, simplemente puede anular la selección de la opción de borde en "Opciones".
Calculadora
Calculadora de Windows para cálculos rápidos.
Excel es una calculadora inteligente, pero a veces necesitas una calculadora simple. Y puede acceder a la aplicación de calculadora de Windows desde QAT.
También está disponible en el menú de inicio de su sistema.
Esta calculadora tiene opciones simples, científicas y de programas.
Beneficios
- Existe una opción que puede utilizar para convertir valores de una unidad a otra (pulgadas a cm, libras a kilogramos, etc.).
- También hay una opción de "Cálculo de datos" que puede usar para calcular la diferencia entre dos fechas o calcular una fecha futura agregando días.
Consejo adicional: botones Deshacer / Rehacer
Bueno, los botones Deshacer / Rehacer ya están allí en QAT de forma predeterminada. Pero, casi cada vez que usa una tecla de atajo para deshacer y rehacer. Y, a veces, no sabes cuántos pasos tienes que retroceder o avanzar.
Con estos botones, puede verificar todas las actividades que ha realizado en su archivo y deshacerlas / rehacerlas con un clic.
Puede deshacer / rehacer un máximo de 100 actividades utilizando estos botones. Estas 100 actividades son aplicables a toda la aplicación, no a un solo libro.
Conclusión
Como le dije, la mayoría de los usuarios no utilizan la barra de herramientas de acceso rápido correctamente. Pero, si tiene algunas opciones que usa con frecuencia en su trabajo, puede agregarlas a su QAT.
Siempre es fácil usar lo que más te gusta con un solo clic. Y espero que todos los comandos anteriores le ayuden a facilitar su trabajo.
Si tiene algún otro comando que usa con frecuencia de QAT, por favor compártalo conmigo en el cuadro de comentarios. Me encantaría tener noticias tuyas.
Puneet es bloguero en Excel Champs. Puede encontrarlo en línea, tuiteando sobre Excel, en una pista de atletismo o, a veces, subiendo una montaña. Encuéntrelo en Twitter.
