Más de 100 preguntas y respuestas de entrevistas en Excel para que esté listo para el trabajo

Las aplicaciones de Microsoft como Word, Excel, PowerPoint se utilizan en casi todas las grandes organizaciones, así como en millones de pequeñas empresas, autónomos y emprendedores.

Para algo que es tan popular, tiene sentido tener un conocimiento decente sobre cómo usar estas aplicaciones de manera eficiente. En algunos puestos de trabajo, una parte importante del trabajo implica trabajar con estas aplicaciones a diario.

He sido parte de muchos paneles de entrevistas en los que he visto a los candidatos mencionar Excel como una de las habilidades en las que son expertos, pero cuando se les hicieron algunas preguntas, la experiencia se esfumó.

En caso de que se esté preparando para su próxima entrevista y haya incluido Excel como una de sus habilidades, tómese un tiempo para repasar estas preguntas comunes de la entrevista de Excel.

He tratado de cubrir todas las preguntas populares de las entrevistas de Excel que he visto que se hacen, así como algunas que pensé que sería bueno saber.

Esta guía también puede ser utilizada por entrevistadores que quieran medir la habilidad de Excel de los candidatos en la entrevista.

Nota: Seguiré agregando nuevas preguntas a esta guía. Puede marcarlo para que pueda volver y comprobarlo más tarde.

Cómo utilizar esta guía de preguntas de la entrevista de Excel

• Si tiene tiempo, revise cada una de las preguntas de Excel.
• Si desea obtener información sobre temas específicos, haga clic en el nombre del tema en la tabla de contenido. Luego, puede revisar todas las preguntas de Excel para ese tema.
• En la mayoría de las preguntas, se han sugerido lecturas adicionales y se han vinculado tutoriales relevantes. Puede seguir esos tutoriales para obtener una comprensión más profunda del tema.
• Si solo desea entender bien los conceptos básicos, revise todas las preguntas excepto las de los cuadros resaltados en azul. Las preguntas de Excel en el cuadro azul son de nivel avanzado.

Temas de preguntas de la entrevista de Excel

Preguntas sobre formato de Excel

A continuación se muestran algunas preguntas de entrevistas de Excel de formato común (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Cuáles son los diferentes formatos de datos en Excel?

Los siguientes formatos están disponibles en Excel:

• Formato de texto - Esto puede incluir texto y cadenas alfanuméricas (como ABC123). Una cadena de texto también puede incluir signos de puntuación y símbolos.
• Formato numérico - Hay diferentes formatos incluso dentro de los números. Por ejemplo, puede tener decimales, fracciones, separadores de miles, etc. Independientemente del formato que se haya aplicado, puede usar números en cálculos como sumas, restas, divisiones y multiplicaciones.
• Formato de fecha - Lo más importante que debe saber sobre las fechas es que se almacenan como números en Excel. Sin embargo, puede formatearlo para que se muestre como fechas. Por ejemplo, 01-01-2019 se guardaría como 43466 en Excel, que es el número para la fecha dada. En Excel, puede mostrar fechas en diferentes formatos como larga cita (1 de enero de 2021-2022), cita corta (01-01-2019), etc.
• Formato de contabilidad / moneda - Cuando aplica el formato de contabilidad / moneda a un número, Excel agrega el símbolo de moneda junto con dos lugares decimales.
• Formato de porcentaje - Puede formatear números para que se muestren como porcentaje. Por ejemplo, puede hacer que 0.1 se muestre como 10% cuando le aplica el formato de porcentaje.

¿Cómo se puede ajustar el texto en Excel?

Envolver texto en Excel le permite evitar que el texto se desborde fuera de la celda. Al aplicar la opción de ajuste de texto, puede asegurarse de que todo el texto se ajuste bien en una sola celda (lo que puede cambiar su altura).

Para ajustar el texto, seleccione la celda, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en la opción Ajustar texto en el grupo Alineación. Tenga en cuenta que este es un botón de alternancia, lo que significa que si vuelve a hacer clic en él, desenvolverá el texto.

¿Cómo se pueden combinar celdas en Excel?

Para fusionar celdas, primero debe seleccionar las celdas que desea fusionar, luego ir a la pestaña Inicio y hacer clic en la opción "Fusionar y centrar" en el grupo Alineación.

Tenga en cuenta que, si bien el uso de "Combinar y centrar" hace el trabajo, no es la forma más eficiente de hacerlo. El problema de utilizar "Combinar y centrar" es que las celdas resultantes no se ordenarían correctamente. La forma correcta de fusionar celdas es mediante la opción "Centrar en la selección".

Puede leer más sobre la combinación de celdas de la manera correcta aquí.

¿Para qué se utiliza "Format Painter"?

"Copiar formato" le permite copiar el formato de una celda y aplicarlo en otra celda (o rango de celdas).

Puede leer más sobre Format Painter aquí.

¿Cómo borraría todo el formato sin eliminar el contenido de la celda?

A veces, es posible que desee eliminar todo el formato (colores, bordes, estilo de fuente, etc.) y solo tener datos simples y sencillos. Puede hacerlo borrando todo el formato en Excel.

Para hacer esto, debe usar la opción "Borrar formatos", que se puede encontrar en la pestaña Inicio en el grupo de edición. Se vuelve visible cuando hace clic en el menú desplegable "Borrar".

Tenga en cuenta que también hay otras opciones, como contenido claro, comentarios claros e hipervínculos claros. En caso de que desee borrar todo, utilice la opción "Borrar todo".

¿Qué es el formato condicional?

El formato condicional le permite formatear una celda en función del valor que contiene. Por ejemplo, si desea resaltar todas las celdas donde el valor en menos de 30 con un color rojo, puede hacerlo con formato condicional.

Puede leer más sobre el formato condicional aquí.

¿Cómo destacaría las celdas con valores negativos?

Puede hacer esto usando formato condicional. Estos son los pasos:

• Seleccione las celdas en las que desea resaltar las celdas con valor negativo.
• Vaya a la pestaña Inicio y haga clic en la opción Formato condicional.
• Vaya a Resaltar reglas de celda y haga clic en la opción "Menor que".
• En el cuadro de diálogo "Menor que", especifique el valor como 0 y el formato.

¿Cómo resaltaría las celdas con valores duplicados?

Puede hacer esto fácilmente usando formato condicional. Estos son los pasos:

• Seleccione los datos en los que desea resaltar celdas duplicadas.
• Vaya a la pestaña Inicio y haga clic en la opción Formato condicional.
• Vaya a Resaltar reglas de celda y haga clic en la opción "Valores duplicados".

¿Cómo destacaría las celdas con errores?

En Excel puede haber diferentes tipos de errores, como # N / A, # DIV / 0 !, #VALUE !, #REF !, #NAME y #NUM.

Puede resaltar todas las celdas que contienen cualquiera de estos errores utilizando formato condicional.

Estos son los pasos para resaltar las celdas con errores:

• Seleccione los datos en los que desea resaltar las celdas con errores.
• Vaya a la pestaña Inicio y haga clic en la opción Formato condicional.
• Haga clic en "Nueva regla".
• En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione la opción "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
• En el campo de fórmula, ingrese = ISERROR (A1), donde A1 es la celda activa en la selección.
• Haga clic en el botón Formato y especifique el color en el que desea resaltar las celdas.
• Haga clic en Aceptar.

¿Cómo se puede hacer que el texto sea invisible en Excel?

Hay varias formas de hacer esto:

• Simplemente puede hacer que la fuente sea blanca y aparecerá como si fuera invisible.
• [Mejor forma] Puede hacer que el texto sea invisible cambiando el formato personalizado. Estos son los pasos para hacer esto. Seleccione la celda, presione Control + 1 (mantenga presionada la tecla de control y presione 1). Esto abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. En la opción Personalizada, escriba ;;; en el campo de opciones personalizadas. Esto hará que el texto sea invisible (pero seguirá ahí).

Preguntas sobre fórmulas de Excel

A continuación se muestran algunas preguntas comunes de la fórmula de Excel para entrevistas (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Cuál es el orden de las operaciones que se utilizan al evaluar fórmulas en Excel?

A continuación se muestra el orden de precedencia en las fórmulas de Excel:

• PAGla síntesisBraquetas)
• miexponenciación (^)
• METROultiplicación o Division: ambos tienen igual precedencia y se evalúan en función de lo que ocurra primero
• Adición o Subtracción: ambos tienen la misma precedencia y se evalúan en función de lo que ocurra primero

Una forma fácil de recordar esto es mediante el acrónimo PEMDAS - que es el primer alfabeto de cada operador.

¿Cuál es la diferencia entre una función y una fórmula en Excel?

Una fórmula es una expresión definida por el usuario que calcula un valor. Una función es una operación incorporada predefinida que puede tomar el número especificado de argumentos. Un usuario puede crear fórmulas que pueden ser complejas y pueden tener múltiples funciones.

Por ejemplo, = A1 + A2 es una fórmula y = SUM (A1: A10) es una función.

¿Cuáles, según usted, son las 5 funciones principales en Excel?

Esta pregunta se hace a menudo para comprender la comodidad de un candidato con las funciones de Excel. Si bien hay más de 450 funciones en Excel y no hay criterios establecidos para seleccionar las cinco principales, aquí están las que creo que valen la pena:

• BUSCARV
• CONTAR
• SUMIF
• SI ERROR
• ÍNDICE / PARTIDO

He elegido las funciones anteriores ya que no son muy básicas y son bastante útiles para alguien que hace análisis en Excel. También puede considerar las siguientes funciones: SUMPRODUCTO, TEXTO, SUMA, PROMEDIO, LARGO / IZQUIERDA / DERECHA / MEDIO.

Una vez más, no hay una respuesta correcta o incorrecta para esto. Solo asegúrese de conocer las funciones que menciona.

Puede encontrar explicaciones detalladas sobre las funciones de Excel más populares aquí.

¿Cuál es la diferencia entre referencias de celda absolutas y relativas?

En Excel, la referencia se refiere a una referencia de celda, como A1 o referencia de rango, como A1: A10.

Referencias relativas: son referencias de celda que cambian cuando copia y pega la fórmula que tiene las referencias. Para darle un ejemplo simple, si coloca = A10 en la celda A1, y luego copia la celda A1 y la pega en la celda A2, la referencia cambiaría a A11. Esto sucede porque se trata de una referencia de celda relativa y cambia en relación con la celda de la que se ha copiado.

Referencias absolutas: estas son las referencias que permanecen iguales y no cambian, copie y pegue la fórmula que tiene las referencias. Por ejemplo, si coloca = $ A $ 10 en la celda A1 y luego copia la celda A1 y la pega en la celda A2, la referencia seguirá siendo $ A $ 10. El signo $ antes del alfabeto de columnas y el número de fila lo hacen absoluto.

Puede leer más sobre referencias absolutas y relativas aquí.

¿Cuáles son los diferentes tipos de errores que puede encontrar en Excel?

Al trabajar con Excel, puede encontrar los siguientes seis tipos de errores:

1. # N / A Error: Esto se denomina error "Valor no disponible". Verá esto cuando use una fórmula de búsqueda y no pueda encontrar el valor (por lo tanto, No disponible).
2. # DIV / 0! Error: Es probable que vea este error cuando un número se divide por 0. Esto se denomina error de división.
3. #¡VALOR! Error: El error de valor se produce cuando utiliza un tipo de datos incorrecto en una fórmula.
4. #¡ÁRBITRO! Error: Esto se denomina error de referencia y lo verá cuando la referencia en la fórmula ya no sea válida. Este podría ser el caso cuando la fórmula se refiere a una referencia de celda y esa referencia de celda no existe (sucede cuando elimina una fila / columna u hoja de trabajo a la que se hizo referencia en la fórmula).
5. # ERROR DE NOMBRE: Es probable que este error se deba a una función mal escrita.
6. # NUM ERROR: Puede ocurrir un error numérico si intenta calcular un valor muy grande en Excel. Por ejemplo, = 194 643 devolverá un error numérico.

¿Cómo se pueden abordar los errores al trabajar con fórmulas de Excel?

Hay varias formas de abordar los errores en Excel:

1. Puede resaltar los errores utilizando formato condicional. Esto requiere el uso de la función ESERROR en formato condicional.
2. Puede usar la función SI.ERROR en Excel para obtener un valor específico en caso de que la fórmula devuelva un error.
3. Puede usar ISERROR para obtener TRUE en caso de que haya un error y FALSE en caso de que no lo haya.
4. Puede utilizar la función IFNA para abordar el error # N / A.

¿Qué función usaría para obtener la fecha y hora actual en Excel?

Se pueden utilizar las siguientes funciones:

• TODAY (): esta función no acepta argumentos y devolvería el valor de fecha actual.
• NOW (): esta función no acepta argumentos y devolvería el valor actual de fecha y hora.

Recuerde que las fechas y la hora se almacenan como números en Excel. Para que puedas realizar operaciones como suma / resta con estas fechas.

¿Cómo puedes combinar el texto de varias celdas usando una fórmula?

Para combinar texto de diferentes celdas, puede utilizar cualquiera de los siguientes tres métodos:

1. Función TEXTJOIN: si está utilizando una suscripción a Office 365, tendrá la función TEXTJOIN disponible en su versión. Haga clic aquí para leer cómo funciona.
2. Función CONCATENAR: si desea combinar valores en la celda A1 y A2, puede usar la fórmula = CONCATENAR (A1, A2)
3. Operador Ampersand (&): funciona igual que la función CONCATENAR. Para combinar cadenas de texto en la celda A1 y A2, use la fórmula = A1 y A2

Puede leer más sobre unir cadenas en Excel aquí.

¿Qué fórmula usarías para encontrar la longitud de una cadena de texto en una celda?

Puede encontrar la longitud de una cadena en una celda usando la función LEN.

Por ejemplo, si desea saber la longitud de la cadena en la celda A1, puede usar la fórmula = LEN (A1)

¿Cuál es la sintaxis de la función BUSCARV?

VLOOKUP es definitivamente una de las funciones de Excel más populares. Y esta es también una de las preguntas de Excel más frecuentes que he visto en entrevistas.

Aquí está la sintaxis de BUSCARV:

= BUSCARV (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• valor de búsqueda - este es el valor de búsqueda que está tratando de encontrar en la columna más a la izquierda de una tabla. Podría ser un valor, una referencia de celda o una cadena de texto. En el ejemplo de la hoja de puntuación, este sería su nombre.
• matriz de tabla - esta es la matriz de la tabla en la que está buscando el valor. Esto podría ser una referencia a un rango de celdas o un rango con nombre. En el ejemplo de la hoja de puntuación, esta sería la tabla completa que contiene la puntuación de todos para cada asignatura.
• col_index - este es el número de índice de la columna del que desea obtener el valor coincidente. En el ejemplo de la hoja de puntuación, si desea obtener las puntuaciones de Matemáticas (que es la primera columna de una tabla que contiene las puntuaciones), busque en la columna 1. Si desea obtener las puntuaciones de Física, busque en la columna 2.
• [rango de búsqueda] - aquí especificas si quieres una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite, el valor predeterminado es VERDADERO - coincidencia aproximada.

Si tienes tiempo, te recomiendo que vayas a esta guía de funciones BUSCARV que creé con 10 ejemplos prácticos.

¿Cómo deshacerse de los espacios iniciales / finales / dobles en un texto en Excel?

Para deshacerse de los espacios iniciales, finales y dobles, debe usar la función TRIM.

Por ejemplo, si tiene una cadena de texto en la celda A1 y desea eliminar los espacios, puede usar la siguiente fórmula:

= RECORTAR (A1)

Tenga en cuenta que no elimina los espacios simples entre palabras.

La función TRIM de Excel hace un buen trabajo al eliminar espacios en Excel, sin embargo, falla cuando tiene caracteres que no se imprimen (como saltos de línea) en su conjunto de datos. Para eliminar los caracteres que no se imprimen, puede utilizar una combinación de las funciones RECORTAR y LIMPIAR.

Si tiene algún texto en la celda A1 del que desea eliminar espacios, use la siguiente fórmula:

= RECORTAR (LIMPIAR (A1))

Puedes leer más sobre esto aquí.

¿Cuáles son las limitaciones conocidas de la función BUSCARV?

La función BUSCARV es muy útil, pero también tiene algunas limitaciones:

• No se puede usar cuando el valor de búsqueda está a la derecha. Para que VLOOKUP funcione, el valor de búsqueda siempre debe estar en la columna más a la izquierda. Ahora bien, esta limitación se puede superar usándola con otras fórmulas, tiende a hacer fórmulas complejas.
• BUSCARV daría un resultado incorrecto si agrega / elimina una nueva columna en sus datos (ya que el valor del número de columna ahora se refiere a la columna incorrecta). Puede hacer que el número de columna sea dinámico, pero si planea combinar dos o más funciones, ¿por qué no usar INDICE / MATCH en primer lugar?
• Cuando se usa en grandes conjuntos de datos, puede ralentizar su libro de trabajo.

Puedes leer mi comparación de VLOOKUP vs. INDICE / COINCIDIR aquí.

Aquí hay algunos ejemplos del uso del combo INDEX MATCH en Excel.

¿Cuándo usaría la función SUBTOTAL?

Cuando trabaja con datos tabulares, puede usar la función SUBTOTAL para obtener una variedad de subtotales, como PROMEDIO, CONTAR, MÁX, MIN, DESVEST.

Uno de los aspectos más destacados de la función SUBTOTAL es que le permite ignorar las celdas ocultas / filtradas. Entonces, si tiene un conjunto de datos enorme y lo filtra según un criterio u oculta algunas filas, la función SUBTOTAL se actualizará automáticamente para brindarle el resultado solo de las celdas visibles.

Por supuesto, si no desea que se ignoren los datos de las celdas filtradas / ocultas, también puede hacerlo.

¿Qué son las funciones volátiles? ¿Puedes nombrar algunos?

Una función volátil recalcula la fórmula una y otra vez (siempre que haya algún cambio en la hoja de trabajo). Esto puede ralentizar considerablemente el libro de trabajo.

Un ejemplo muy simple de una función volátil es la función NOW () (para obtener la fecha y hora actuales en una celda). Siempre que edita cualquier celda en una hoja de trabajo, se vuelve a calcular. Esto está bien si tiene un conjunto de datos pequeño y menos fórmulas, pero cuando tiene hojas de cálculo grandes, esto podría ralentizar significativamente el procesamiento.

Aquí hay una lista de fórmulas volátiles:

• Altamente volátil: RAND (), NOW (), TODAY ()
• Casi volátil: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

CONSEJO ADICIONAL: El formato condicional también es volátil. Debe usarlo solo en las celdas donde sea necesario.

Atajos de teclado de Excel

A continuación, se muestran algunas preguntas comunes de las entrevistas de Excel sobre los métodos abreviados de teclado que es posible que le hagan en una entrevista (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Cuáles son los atajos de teclado más útiles que usa?

Hay cientos de atajos de teclado de Excel. Estoy enumerando mis cinco atajos principales, pero en caso de que tenga el suyo, no dude en usarlo.

1. CONTROL D para completar el contenido de la celda de arriba.
2. MAYÚS barra espaciadora para seleccionar toda la fila (o CONTROL + barra espaciadora para seleccionar toda la columna).
3. CONTROL - para eliminar celdas / fila / columna. Esto abre el cuadro de diálogo de eliminación donde puede elegir qué eliminar.
4. CONTROL; para insertar la fecha actual (CONTROL SHIFT; inserta la hora actual).
5. CONTROL PAGEUP / PAGEDOWN para recorrer las hojas de trabajo.

Puede leer los siguientes tutoriales en caso de que desee más atajos de teclado:

• 20 atajos de teclado de Excel que impresionarán a su jefe
• Más de 200 atajos de teclado de Excel

¿Cuál es el acceso directo para abrir el cuadro de diálogo buscar y reemplazar?

• CONTROL F - Esto abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Buscar seleccionada.
• CONTROL H - Esto abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Reemplazar seleccionada.

¿Cuál es el atajo para el corrector ortográfico?

F7: esto abre el cuadro de diálogo de revisión ortográfica.

¿Cuál es el atajo para sumar automáticamente filas / columnas rápidamente?

ALT =

Si tiene números en una columna / fila, puede obtener rápidamente la suma utilizando este método abreviado de teclado de Excel.

¿Cuál es el acceso directo para abrir un nuevo libro de Excel?

CONTROL N

Esto solo funciona cuando tiene abierta la aplicación Excel.

¿Cómo puede seleccionar todas las celdas en la hoja de trabajo?

Puedes usar CONTROL A A - mantenga presionada la tecla de control y presione la tecla A dos veces.

En caso de que no tenga ningún dato alrededor de la celda activa, presionar la tecla A una vez seleccionaría la hoja de trabajo completa. Pero en caso de que haya datos, al presionar la tecla A una vez, seleccione todos los datos y presione de nuevo para seleccionar todas las celdas en la hoja de trabajo.

¿Cómo insertarías una nueva línea en la misma celda?

Para insertar una nueva línea en la misma celda, use el atajo ALT Entrar - mantenga presionada la tecla ALT y presione enter.

¿Cuál es el atajo para insertar un comentario en Excel?

MAYÚS F2

Seleccione la celda en la que desea agregar el comentario, mantenga presionada la tecla ALT presione la tecla F2.

En caso de que haya seleccionado un rango de celdas, insertará el comentario solo en la celda activa.

Preguntas sobre la tabla dinámica de Excel

A continuación, se muestran algunas preguntas comunes de entrevistas de Excel sobre la tabla dinámica que es posible que le hagan en una entrevista (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Qué es una tabla dinámica y cuándo usaría una?

Una tabla dinámica es una función de Microsoft Excel que le permite resumir rápidamente grandes conjuntos de datos (con unos pocos clics).

Incluso si es absolutamente nuevo en el mundo de Excel, puede usar fácilmente una tabla dinámica. Es tan fácil como arrastrar y soltar los encabezados de filas / columnas para crear informes.

Para darle un ejemplo, si tiene los datos de ventas de 10,000 filas de cuatro regiones diferentes, puede usar una tabla dinámica para encontrar instantáneamente cuáles son las ventas totales en cada región. Si desea profundizar más y ver cuáles son las ventas de cada producto en cada región, puede hacerlo fácilmente (es literalmente tan fácil como arrastrar un punto de datos en un cuadro).

Puede leer más sobre las tablas dinámicas aquí.

¿Cuáles son las distintas secciones de una tabla dinámica?

Una tabla dinámica se compone de cuatro secciones diferentes:

• Área de valores: Esta es el área donde se informan los valores.

• Área de filas: Los títulos a la izquierda del área de Valores forman el área de Filas.

• Área de columnas: Los encabezados en la parte superior del área de Valores forman el área de Columnas.

• Área de filtro: Es un filtro opcional que puede utilizar para profundizar más en el conjunto de datos.

¿Qué son las cortadoras?

Las rebanadoras se introdujeron en la tabla dinámica en la versión 2010 de Excel.

Un Slicer de tabla dinámica le permite filtrar los datos cuando selecciona una o más de una opción en el cuadro Slicer (como se muestra a continuación).

¿Qué es un gráfico dinámico?

Cuando crea una tabla dinámica, obtiene el resumen de sus datos. También puede trazar este resumen en un gráfico que está conectado a los datos.

Este gráfico se llama Gráfico dinámico.

Una gran ventaja de usar un gráfico dinámico es que se actualiza cuando cambia el diseño de la tabla dinámica. Por ejemplo, si tiene las ventas totales por región y actualiza la tabla dinámica para mostrar los datos de ventas de cada producto en las regiones, la tabla dinámica se actualizará en consecuencia.

¿Cuál es la diferencia entre los gráficos dinámicos y los gráficos regulares?

Si bien los gráficos dinámicos son increíbles y tienen la capacidad de actualizarse cuando se actualiza la tabla dinámica, estos no son tan flexibles como los gráficos normales.

En general, puede realizar muchas personalizaciones en un gráfico de Excel normal, pero no en un gráfico dinámico. Además, si personaliza un gráfico dinámico y luego actualiza la tabla dinámica, es probable que pierda la personalización.

A pesar de las limitaciones, los gráficos dinámicos son útiles y pueden ayudar a crear vistas rápidas a partir de una tabla dinámica.

¿Cómo se puede actualizar una tabla dinámica?

Para actualizar una tabla dinámica, haga clic en cualquier celda de la tabla dinámica, haga clic con el botón derecho y seleccione Actualizar.

Otra forma de actualizar una tabla dinámica es seleccionar cualquier celda de la tabla dinámica. Habilitará la pestaña Herramientas de tabla dinámica. En la pestaña Analizar, haga clic en "Actualizar".

Puede leer más sobre la actualización de la tabla dinámica aquí.

¿Puede agrupar fechas en tablas dinámicas?

Si tiene registros de fechas, puede agruparlos fácilmente en los siguientes segmentos:

• Años
• Cuarteles
• Meses
• Semanas
• Dias
• Horas / Minutos / Segundos

La opción para agrupar datos en la tabla dinámica está en la pestaña Analizar, que se vuelve visible cuando selecciona una celda en la tabla dinámica en el área Filas.

Puede leer más sobre la agrupación de fechas en la tabla dinámica aquí.

¿Qué es una caché dinámica?

Pivot Cache es algo que se genera automáticamente cuando crea una tabla dinámica. Es un objeto que contiene una réplica de la fuente de datos. Si bien no puede verlo, es parte del libro de trabajo y está conectado a la tabla dinámica. Cuando realiza cambios en la tabla dinámica, esta no utiliza la fuente de datos, sino que utiliza la caché dinámica. La razón por la que se genera una caché dinámica es para optimizar el funcionamiento de la tabla dinámica. Incluso cuando tiene miles de filas de datos, una tabla dinámica es muy rápida para resumirlos. Puede arrastrar y soltar elementos en los cuadros de filas / columnas / valores / filtros y actualizará instantáneamente los resultados. Pivot Cache permite este rápido funcionamiento de una tabla dinámica.

¿Puedes hacer una tabla dinámica a partir de varias tablas?

Sí, puede crear una tabla dinámica a partir de varias tablas diferentes. Sin embargo, es necesario que haya una conexión en estas tablas.

Por ejemplo, si tiene dos tablas, una que tiene fecha, ID de producto y valor de venta, y otra que tiene ID de producto y Nombre de producto, puede combinarlas como la columna común en ID de producto.

Una vez que haya conectado estas tablas, puede crear una tabla dinámica a partir de ellas.

Una parte crucial de esto es configurar las relaciones de las tablas (donde se especifica la relación entre 2 tablas).

Puedes leer más sobre esto aquí.

¿Qué son los campos calculados en la tabla dinámica?

Un campo calculado le permite agregar una columna a los datos de la tabla dinámica donde puede usar las columnas existentes para hacer algunos cálculos.

Dejame darte un ejemplo simple.

Suponga que tiene un conjunto de datos de minoristas y ha creado una tabla dinámica como se muestra a continuación:

La tabla dinámica anterior resume los valores de ventas y ganancias de los minoristas.

Ahora, ¿qué sucede si también desea saber cuál fue el margen de beneficio de estos minoristas (donde el margen de beneficio es "Beneficio" dividido por "Ventas")?

Tienes unas cuantas opciones:

• Puede volver al conjunto de datos original y agregar esta nueva columna. Esto es factible, pero no la mejor solución, ya que altera el conjunto de datos original y aumenta el tamaño del archivo.
• Puede hacer este cálculo fuera de la tabla dinámica. Esto está bien si su tabla dinámica es estática, pero si actualiza la tabla o cambia el diseño, deberá realizar los cálculos nuevamente.
• Agrega un campo calculado.

Considere el campo calculado como una columna virtual que ha agregado utilizando las columnas existentes de la tabla dinámica.

Hay muchos beneficios de usar un campo calculado de tabla dinámica:

• No requiere que maneje fórmulas o actualice los datos de origen.
• Es escalable, ya que contabilizará automáticamente cualquier dato nuevo que pueda agregar a su tabla dinámica. Una vez que agregue un campo Calcular, puede usarlo como cualquier otro campo en su tabla dinámica.
• Es fácil de actualizar y administrar. Por ejemplo, si las métricas cambian o necesita cambiar el cálculo, puede hacerlo fácilmente desde la propia tabla dinámica.

Puede leer más sobre el campo calculado de tabla dinámica aquí.

Preguntas sobre gráficos de Excel

A continuación, se muestran algunas preguntas comunes de entrevistas en Excel sobre gráficos que pueden hacerle en una entrevista (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Qué es un gráfico de columnas?

Un gráfico de columnas se compone de barras verticales que se utilizan para comparar valores a lo largo del tiempo o dos valores de comparación en diferentes categorías.

Por ejemplo, puede usarlo para ver cómo han ido las ventas a lo largo de los años. O puede usarlo para comparar qué categoría de producto ha tenido mejores ventas. Dado que puede ver todas las barras verticales de una vez, es más fácil de ver y comparar visualmente.

También puede crear gráficos de columnas agrupadas, donde puede tener varias columnas para la misma categoría o año (algo como se muestra a continuación).

¿Qué es un gráfico de barras?

Un gráfico de barras se compone de barras horizontales que se utilizan para comparar valores en diferentes categorías.

Por ejemplo, puede usarlo para comparar qué categoría de producto ha tenido mejores ventas. O cuál ha sido la respuesta de una encuesta.

También puede crear gráficos de barras agrupadas, donde puede tener varias barras para la misma categoría (algo como se muestra a continuación).

¿Qué es un gráfico de líneas?

Los gráficos de líneas son útiles cuando desea mostrar una tendencia a lo largo de los años (u otros períodos de tiempo, como semanas, meses o trimestres).

Puede tener varias líneas en un gráfico de líneas. Esto le permitiría comparar diferentes categorías durante el mismo período de tiempo (algo como se muestra a continuación).

¿Qué es un gráfico de dispersión?

Se utiliza un gráfico de dispersión para comparar dos conjuntos de valores. Por ejemplo, puede tener datos de diferentes productos en dos KPI y puede trazar los datos en un gráfico de dispersión (como se muestra a continuación).

Esto le permite ver qué productos funcionan bien en ambos KPI (el cuadrante superior derecho) o mal en ambos KPI (cuadrante inferior izquierdo).

Puede ver un ejemplo de gráfico de dispersión en acción en el Panel de KPI aquí.

¿Son buenos los gráficos circulares? ¿Debería usarse en informes / paneles de control?

Hay dos escuelas de pensamientos.

Hay algunos que odian completamente el gráfico circular y recomiendan no usarlos nunca (como este artículo). Y luego hay algunos (incluyéndome a mí), que a veces usan gráficos circulares en paneles en informes.

Hay muchos gerentes que se sienten cómodos con los gráficos circulares y los encuentran fáciles de leer. Entonces, si desea mostrar un desglose de los ingresos por división (donde solo tiene algunas divisiones), puede usar un gráfico circular.

Déjame ser claro. El gráfico circular se puede reemplazar completamente por un gráfico de barras. No hay ningún beneficio adicional de usarlo. Pero en algunos casos, los gráficos circulares son una buena historia (por ejemplo, muestran que una división genera ~ 75% de los ingresos, como se muestra a continuación).

Debe evitar el uso de gráficos circulares:

• En caso de que la diferencia de valores no sea significativa. La diferencia se visualiza mejor mediante un gráfico de barras.
• En caso de que haya demasiadas partes en un gráfico circular. En tales casos, puede parecer desordenado.

¿Qué es un gráfico de cascada? ¿Cuándo lo usarías?

Un gráfico en cascada muestra diferentes valores (positivos y negativos) que conducen al valor del resultado final. Por ejemplo, si está analizando los ingresos netos de las empresas, puede mostrar todos los componentes de costos en el gráfico de cascada.

Esto le ayudará a ver visualmente cómo se obtiene el valor de los ingresos a los ingresos netos cuando se deducen todos los costos.

¿Qué son los gráficos combinados?

Los gráficos combinados son aquellos en los que combina más de un tipo de gráfico. Un ejemplo popular de esto es mostrar un gráfico de barras con un gráfico de líneas.

Los gráficos combinados le permiten presentar y comparar dos conjuntos de datos diferentes que están relacionados entre sí. Por ejemplo, es posible que le interese graficar las cifras de ingresos de una empresa y, al mismo tiempo, también poder mostrar cómo ha cambiado el margen de beneficio. Una tabla de combinación (como se muestra a continuación) es una forma adecuada de hacer esto.

¿Qué es un eje secundario en un gráfico?

En un gráfico, hay un eje Y donde muestra la escala en la que puede medir el gráfico (sea un gráfico de barras o un gráfico de líneas u otros).

En los casos en los que tenga dos que muestren dos tipos diferentes de conjuntos de datos con una diferencia significativa en el valor, puede utilizar los ejes secundarios.

Para darle un ejemplo, si desea mostrar los ingresos y el margen de ingresos netos en el mismo gráfico, debe mostrar dos ejes diferentes. Esto se debe a que las cifras de ingresos pueden estar en miles o millones, pero el margen de ingresos netos estaría en porcentaje y siempre sería menor al 100%. En este caso, debe tener dos ejes, uno que muestre la escala para los ingresos y otro que muestre la escala para el margen de ingresos netos.

Entonces, cuando agrega otros ejes, se llama ejes secundarios. En la siguiente figura, los ejes de la derecha son los ejes secundarios.

¿Qué es un gráfico de viñetas? ¿Cuándo debemos usarlo?

Los gráficos de viñetas fueron diseñados por el experto en tableros Stephen Few, y desde entonces ha sido ampliamente aceptado como una de las mejores representaciones gráficas en las que es necesario mostrar el rendimiento frente a un objetivo.

Una de las mejores cosas de los gráficos con viñetas es que está repleto de información y ocupa poco espacio en su informe o paneles.

A continuación se muestra un ejemplo de un gráfico de viñetas:

Tenga en cuenta que los gráficos de viñetas no son un tipo de gráfico predeterminado en Excel y debe seguir varios pasos para crearlos.

Puede leer más sobre los gráficos de viñetas aquí.

Preguntas sobre análisis de datos de Excel

A continuación, se muestran algunas preguntas comunes de entrevistas de Excel sobre análisis de datos que pueden hacerle en una entrevista (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Cómo reemplazar un valor por otro en Excel?

Puede reemplazar un valor por otro usando la función BUSCAR Y REEMPLAZAR en Excel.

Para hacer esto, seleccione el conjunto de datos y use el atajo de teclado - CONTROL H (mantenga presionada la tecla de control y luego presione H). Esto abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

En este cuadro de diálogo, puede especificar el valor que desea cambiar y el valor de reemplazo.

Si está interesado en obtener más información sobre Buscar y reemplazar, haga clic aquí.

¿Qué tipo de filtros de datos están disponibles en Excel?

En Excel, puede filtrar un conjunto de datos según el tipo de datos.

Los siguientes tipos de filtros de datos están disponibles en Excel:

• Filtro de texto
• Filtro de números
• Filtro de fecha

Puede aplicar un filtro a un conjunto de datos, seleccionando los datos, luego haciendo clic en la pestaña Inicio y haciendo clic en el icono de Filtro.

Cuando tiene datos tabulares y aplica filtros, según los datos de la columna, Excel le muestra el filtro relevante. Por ejemplo, si tiene datos de texto, le mostrará filtros relacionados con el texto (como el texto contiene, comienza con, termina con, etc.).

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¿Cómo se pueden ordenar los datos en Excel?

Existe una función de clasificación en Excel que puede ordenar los datos según el texto, los números o los colores.

Aquí hay algunas formas de ordenar datos en Excel:

• Seleccione los datos y haga clic en uno de los dos iconos de clasificación en la pestaña Datos.
• Seleccione los datos y haga clic en el icono Ordenar. Se abrirá el cuadro de diálogo de clasificación y podrá especificar la columna a clasificar y los criterios (ascendente / descendente).
• Aplique el filtro de datos y haga clic en el filtro. Junto con las opciones de filtro, también muestra las opciones de clasificación de datos.

Puede leer más sobre la clasificación de datos aquí.

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos le permite ingresar solo los datos en una celda que satisfaga un criterio.

Por ejemplo, si solo desea que se ingresen números en una celda, puede usar la validación de datos para hacer esto. En caso de que alguien ingrese algo que no sean números, Excel mostrará un error y no lo permitirá.

Las opciones de validación de datos están disponibles en la pestaña de datos.

Puede leer más sobre la validación de datos aquí.

La validación de datos puede ser realmente útil cuando crea formularios en Excel. Por ejemplo, si desea que un usuario ingrese solo su edad, puede usar Validación de datos para asegurarse de que la celda acepte solo un valor numérico.

¿Cómo se puede transponer un conjunto de datos en Excel?

Hay dos formas populares de transponer datos en Excel:

• Usando el cuadro de diálogo Pegado especial.
• Uso de la función de transposición.

Con el cuadro de diálogo Pegado especial, primero debe copiar los datos que desea transponer, seleccionar la celda donde desea pegarlos, hacer clic derecho e ir a Pegado especial, y seleccionar la opción Transponer (como se muestra a continuación).

Puede leer más sobre la transposición de datos en Excel aquí.

¿Cómo puede seleccionar todas las celdas en blanco en Excel?

Si trabaja con un conjunto de datos que tiene celdas en blanco, puede seleccionar fácilmente estas celdas en Excel. Una vez seleccionado, puede optar por resaltarlos, eliminarlos o agregarles algún valor (como 0 o NA).

Para hacer esto, necesita usar el cuadro de diálogo Ir a especial en Excel.

Estos son los pasos para seleccionar todas las celdas en blanco en Excel:

• Seleccione todo el conjunto de datos (incluidas las celdas en blanco)
• Presione F5 (esto abre el cuadro de diálogo Ir a)
• Haga clic en el botón "Especial" (esto abre el cuadro de diálogo especial Ir a)
• Seleccione Blanks y haga clic en OK (esto selecciona todas las celdas en blanco en su conjunto de datos)

Puede leer más sobre la selección de celdas en blanco en Excel aquí.

¿Cómo se pueden eliminar los duplicados de un conjunto de datos?

Excel tiene una funcionalidad incorporada que le permite eliminar celdas / filas duplicadas en Excel.

Puede encontrar la opción para eliminar duplicados en la pestaña Datos.

Estos son los pasos para eliminar duplicados en Excel:

• Seleccione los datos.
• Haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en la opción Eliminar duplicados.
• En el cuadro de diálogo Eliminar duplicados, si sus datos tienen encabezados, asegúrese de que la opción "Mis datos tienen encabezados" esté marcada. Seleccione la columna de la que desea eliminar los duplicados.
• Haga clic en Aceptar

Puede leer más sobre la eliminación de duplicados en Excel aquí.

¿Qué es un filtro avanzado en Excel?

El filtro avanzado de Excel, como su nombre indica, es la versión avanzada del filtro normal. Puede usar esto cuando necesite usar criterios más complejos para filtrar su conjunto de datos.

A continuación, se muestran algunas diferencias entre el filtro normal y el filtro avanzado:

• Si bien el filtro de datos normal filtrará el conjunto de datos existente, también puede utilizar el filtro avanzado de Excel para extraer el conjunto de datos a otra ubicación.
• El filtro avanzado de Excel le permite utilizar criterios complejos. Por ejemplo, si tiene datos de ventas, puede filtrar los datos según un criterio en el que el representante de ventas sea Bob y la región sea Norte o Sur.

Puede leer más sobre el filtro avanzado de Excel aquí.

¿Puedes ordenar varias columnas a la vez?

Sí, puede ordenar varias columnas en Excel.

Con la ordenación múltiple, la idea es ordenar una columna y luego ordenar la otra columna mientras se mantiene intacta la primera columna.

A continuación se muestra un ejemplo de clasificación de niveles múltiples en Excel.

Tenga en cuenta que la Columna A se ordena primero en este caso y luego la Columna B se ordena. El resultado final tiene los valores de la Columna A ordenados y la Columna B ordenados para cada elemento de la Columna A.

Para realizar una clasificación de varios niveles, debe utilizar el cuadro de diálogo Ordenar. Para obtenerlo, seleccione los datos que desea ordenar, haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en el icono Ordenar.

En el cuadro de diálogo Ordenar, puede especificar los detalles de clasificación para una columna y luego, para ordenar otra columna, haga clic en el botón "Agregar nivel". Esto le permitirá ordenar en función de varias columnas.

Puede leer más sobre la clasificación de datos de varias columnas aquí.

¿Qué es una tabla de datos de una variable?

Una tabla de datos variable en Excel es más adecuada en situaciones en las que desea ver cómo cambia el resultado final cuando cambia una de las variables de entrada.

Por ejemplo, si desea saber cuánto cambia en la cuota mensual si aumenta / disminuye la cantidad de meses, puede configurar una tabla de datos de una variable para ello. Esto puede ser útil cuando desea mantener el pago mensual por debajo de $ 500 y saber todas las opciones que tiene (6 meses, 9 meses, 12 meses, etc.)

La opción para establecer la tabla de datos de una variable se encuentra en la pestaña Datos, en el menú desplegable Análisis Y si …

Puede leer más sobre la tabla de datos de una variable aquí.

¿Qué es una tabla de datos de dos variables?

La tabla de datos de dos variables en Excel es más adecuada en situaciones en las que desea ver cómo cambia el resultado final cuando cambia dos de las variables de entrada.

Por ejemplo, si desea saber cuánto cambia en la cuota mensual si aumenta / disminuye el número de meses y la tasa de interés.

Puede configurar una tabla de datos de dos variables que le mostrará una última cuota mensual basada en diferentes combinaciones de tasa de interés y número de meses. Esto puede ser útil cuando desea mantener el pago mensual por debajo de $ 500 y saber todas las opciones que tiene.

La opción para configurar la tabla de datos de dos variables se encuentra en la pestaña Datos, en el menú desplegable Análisis Y si …

Puede leer más sobre la tabla de datos de dos variables aquí.

¿Qué es el Administrador de escenarios?

El Administrador de escenarios en Excel puede ser la herramienta de elección cuando tiene múltiples variables y desea ver el efecto en el resultado final cuando estas variables cambian.Si solo tiene una o dos variables cambiando, puede crear una variable o dos -tabla de datos variables. Pero si tiene 3 o más de 3 variables que pueden cambiar, entonces el administrador de escenarios es el camino a seguir.

Por ejemplo, si es un gerente de ventas regional y tiene cuatro áreas debajo de usted, puede usar el administrador de escenarios para crear diferentes escenarios (como):

• Ninguna zona muestra crecimiento en ventas.
• El área A crece un 10% pero las otras 3 no crecen.
• Las áreas A y B crecen un 10%, pero las otras dos no crecen.

¿Captas la idea cierto?

Con el administrador de escenarios en Excel, puede crear fácilmente los escenarios y analizarlos uno por uno o como un resumen de todos los escenarios.

Puede leer más sobre el administrador de escenarios aquí.

¿Qué es Goal Seek?

Goal Seek en Excel, como su nombre indica, lo ayuda a lograr un valor (el objetivo) al alterar un valor dependiente.

Por ejemplo, si está comprando un automóvil y desea saber cuántas cuotas mensuales debe optar para que su pago mensual no supere los $ 500, puede hacerlo mediante la búsqueda de objetivos.

Puede leer más sobre Goal Seek aquí.

¿Qué es un solucionador?

Solver en Excel es un complemento que le permite obtener una solución óptima cuando hay muchas variables y restricciones. Puede considerarlo como una versión avanzada de Goal Seek.

Con Solver, puede especificar cuáles son las restricciones y el objetivo que necesita lograr. Hace el cálculo en el back-end para darle una posible solución.

Puede leer más sobre Solver aquí.

Preguntas sobre Excel VBA

A continuación se muestran algunas preguntas comunes de la entrevista de Excel sobre VBA que le pueden hacer en una entrevista (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Qué es VBA?

VBA son las siglas de Visual Basic para Aplicaciones. Es el lenguaje de programación que puede utilizar para automatizar tareas en Excel.

¿Cuáles son los beneficios de usar VBA en Excel?

Si bien Excel tiene muchas características y funcionalidades sorprendentes, es posible que no tenga todo lo que necesita.

VBA le permite mejorar la capacidad de Excel mediante la creación de códigos que pueden automatizar tareas en Excel. A continuación se muestran algunas de las cosas que puede hacer con este VBA:

• Automatice un conjunto de tareas y ahorre tiempo.
• Cree sus propias funciones de Excel (en caso de que las funciones existentes no sean suficientes).
• Cree y comparta sus códigos con otras personas para que también puedan automatizar tareas y ahorrar tiempo.
• Crea aplicaciones personalizadas.

¿Qué es una macro en Excel?

Una macro es un conjunto de instrucciones escritas en el lenguaje VBA que Excel puede comprender y ejecutar. Una macro puede ser tan simple como una sola línea o puede tener miles de líneas.

En muchos casos, las personas tienden a usar el código VBA y las macros de manera intercambiable.

¿Cómo se puede grabar una macro en Excel?

Incluso si no sabe nada sobre VBA, aún puede crear algunas macros y automatizar su trabajo.

Puede hacer esto grabando una macro.

Cuando graba una macro, Excel observa de cerca los pasos que está tomando y los anota en un idioma que entiende, que es VBA.

Ahora, cuando detiene la grabación, guarda la macro y la ejecuta, Excel simplemente vuelve al código VBA que generó y sigue exactamente los mismos pasos.

Esto significa que incluso si no sabe nada sobre VBA, puede automatizar algunas tareas simplemente dejando que Excel registre sus pasos una vez y luego los reutilice más tarde.

Puede grabar una macro utilizando la opción Grabar macro que está disponible en la pestaña Desarrollador en la cinta.

Una vez que grabe la macro, Excel la almacena con el nombre que especifique y luego podrá reutilizarla tantas veces como desee.

Puede leer más sobre cómo grabar una macro aquí.

¿Cuáles son las limitaciones de grabar una macro en Excel?

Si bien grabar una macro es una excelente manera de generar código rápidamente, tiene las siguientes limitaciones:

• No puede ejecutar un código sin seleccionar el objeto. Si desea que el registrador de macros vaya a la siguiente hoja de trabajo y resalte todas las celdas llenas en la columna A, sin dejar la hoja de trabajo actual, entonces no podrá hacer esto. Es porque si le pido que haga esto, ni siquiera usted podrá hacerlo (sin dejar la hoja actual). Y si no puede hacerlo usted mismo, ¿cómo capturará la grabadora de macros sus acciones? En tales casos, debe ir manualmente y crear / editar el código.
• No puede crear una función personalizada con una grabadora de macros. Con VBA, puede crear funciones personalizadas que puede usar en la hoja de trabajo como funciones regulares. Puede crear esto escribiendo el código manualmente.
• No puede ejecutar códigos basados ​​en eventos. En VBA puede usar muchos eventos, como abrir un libro de trabajo, agregar una hoja de trabajo, hacer doble clic en una celda, etc., para ejecutar un código asociado con ese evento. No puede utilizar una grabadora de macros para hacer esto.
• No puede crear bucles con una grabadora de macros. Cuando ingresa manualmente el código, puede aprovechar el poder de los bucles en VBA (como Para el siguiente, Para cada siguiente, Hacer mientras, Hacer hasta). Pero no puede hacer esto cuando graba una macro.
• No puede analizar las condiciones: Puede verificar las condiciones dentro del código usando la grabadora de macros. Si escribe un código VBA manualmente, puede usar las declaraciones IF Then Else para analizar una condición y ejecutar un código si es verdadero (u otro código si es falso).

¿Qué es una UDF en Excel VBA?

Una UDF es una función definida por el usuario en VBA. También se denominan funciones personalizadas.

Con VBA, puede crear una función personalizada (UDF) que se puede usar en las hojas de trabajo al igual que las funciones normales.

Estos son útiles cuando las funciones existentes de Excel no son suficientes. En tales casos, puede crear sus propias UDF personalizadas para satisfacer sus necesidades específicas.

Puede leer más sobre las funciones definidas por el usuario aquí.

¿Qué son los eventos en VBA?

En Excel VBA, un evento es una acción que puede desencadenar la ejecución de la macro especificada.

Por ejemplo, cuando abre un nuevo libro de trabajo, es un evento. Cuando inserta una nueva hoja de trabajo, es un evento. Cuando haces doble clic en una celda, es un evento.

Hay muchos eventos de este tipo en VBA y puede crear códigos para estos eventos. Esto significa que tan pronto como ocurra un evento, y si ha especificado un código para ese evento, ese código se ejecutará instantáneamente.

Excel hace esto automáticamente tan pronto como se da cuenta de que se ha producido un evento. Por lo tanto, solo necesita escribir el código y colocarlo en la subrutina de eventos correcta.

Puede leer más sobre los eventos de Excel VBA aquí.

¿Cuáles son algunos de los bucles útiles en VBA?

Existen los siguientes bucles en Excel VBA:

• Para el siguiente bucle
• Hacer mientras bucle
• Hacer hasta bucle
• Para cada siguiente bucle

Puede leer más sobre Excel VBA Loops aquí.

¿Cuáles son las diferentes formas de ejecutar una macro en Excel?

Puede utilizar las siguientes formas de ejecutar una macro en Excel:

• Asignar la macro a una forma
• Asignar la macro a un botón
• Ejecutar una macro desde la cinta (pestaña Desarrollador)
• Ejecute una macro desde el editor de VB
• Ejecutar una macro usando un atajo de teclado
• Llamar a una macro desde otra macro

Puede leer más sobre cómo ejecutar una macro aquí.

¿Qué son los UserForms?

Un UserForm es un cuadro de diálogo que puede diseñar y crear en Excel VBA.

Una vez creados, estos se pueden utilizar de muchas formas en el área de la hoja de cálculo de Excel:

• Puede usarlo para obtener información del usuario.
• Puede hacer un formulario y registrar las entradas en Excel.
• Puede agregar botones al UserForm y dar opciones al usuario. También puede codificar estos botones para que cada vez que un usuario haga clic en un botón, se ejecute una macro específica.

¿Qué son los complementos?

Un complemento es un archivo que puede cargar con Excel cuando se inicia.

Cuando crea un complemento y lo instala en Excel, se abre cada vez que se abre la aplicación de Excel. Puede tener muchas macros diferentes en un complemento y cada vez que abre Excel, estos códigos están disponibles para su uso.

Esto es útil ya que puede crear un complemento y estará disponible para todos los libros de trabajo. Entonces, si hay algunas tareas que necesita hacer con frecuencia, puede automatizarlas escribiendo una macro y luego guardándolas como complementos. Ahora, no importa qué Excel abra, puede usar la macro.

Otro beneficio del complemento es que también puede compartir el archivo del complemento con otras personas. Todo lo que necesitan hacer es instalarlo una vez y también tendrán las mismas macros disponibles para ellos

Puede leer más sobre la creación de un complemento aquí.

Preguntas sobre el panel de Excel

A continuación, se muestran algunas preguntas comunes de las entrevistas de Excel sobre los paneles de control que es posible que le hagan en una entrevista (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Cuál es la diferencia entre un panel y un informe?

Un informe está destinado a proporcionar datos relevantes. Podría ser un informe que tenga todos los datos o también puede tener algunos gráficos / visualizaciones. Los ejemplos de informes pueden ser datos de transacciones de ventas o datos de encuestas a empleados.

Un tablero está destinado a responder preguntas utilizando los datos. Podría ser para mostrar qué regiones se están desempeñando mejor en ventas o qué áreas están rezagadas en términos de comentarios de los empleados. Estos paneles pueden ser estáticos o interactivos (donde el usuario puede hacer selecciones y cambiar las vistas y los datos se actualizarán dinámicamente).

Puede leer más sobre los paneles de Excel aquí.

¿Cuáles son algunas de las preguntas que debe hacerle a un cliente / accionista antes de crear un panel de control?

Si bien las preguntas dependerían de un caso por caso, hay algunas preguntas de alto nivel que debe hacer al crear un tablero en Excel.

• ¿Cuál es el propósito del tablero?
• ¿Cuáles son las fuentes de datos?
• ¿Quién usará este panel de Excel?
• ¿Con qué frecuencia se debe actualizar el panel de Excel?
• ¿Qué versión de Office usa el cliente / parte interesada?

Puede haber muchas preguntas de este tipo. La intención aquí es dejar claro qué debe ser el tablero y para qué sirve.

¿Cuáles son algunos de los controles interactivos que puede utilizar en los paneles de control?

Excel tiene una serie de herramientas interactivas que se pueden usar en un tablero:

• Listas desplegables
• Casillas de verificación
• Barras de desplazamiento
• Botones de radio

Además de estas herramientas interactivas habituales, también puede utilizar VBA para agregar más funciones a su panel de control.

¿Cuáles son algunos tipos de gráficos útiles que puede usar en un tablero?

Una de las necesidades al crear un tablero es mostrar datos relevantes con imágenes. Los gráficos que pueden contar una buena historia y mostrar información relevante son más adecuados para el tablero.

Dado que generalmente se espera que un tablero quepa en una sola pantalla, hay espacio limitado para datos e imágenes. En tales casos, las tablas de combinaciones son útiles.

Los siguientes gráficos pueden resultar útiles al crear un panel:

• Gráficos combinados
• Gráficos de dispersión
• Gráfico de viñetas
• Gráfico de cascada
• Mapas de calor

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas al crear un tablero en Excel?

Estas son algunas de las mejores prácticas al crear un panel en Excel:

• Convierta datos tabulares en tablas de Excel: Crear cuadros de mando utilizando una tabla de Excel como fuente de datos es mucho más fácil. A menos que tenga razones muy sólidas en su contra, convierta siempre los datos de back-end en una tabla de Excel.
• Numeración de sus gráficos / sección: Esto ayuda cuando presenta el panel y hace referencia a diferentes gráficos o tablas. Es más fácil pedirles a las personas que se concentren en el gráfico número 2, en lugar de decir el gráfico de líneas o el gráfico de barras en la parte superior izquierda.
• Restringir el movimiento en el área del tablero: Si bien una hoja de cálculo de Excel es enorme, es mejor eliminar todas las filas / columnas excepto las que tienen su panel de control.
• Congelar filas / columnas importantes: En caso de que desee que algunas filas / columnas estén siempre visibles, puede congelarlas.
• Hacer que las formas / gráficos se adhieran: Un usuario puede terminar cambiando el ancho de fila / columna. No desea que las formas y los gráficos se desalineen y se muevan de su lugar original. Así que es mejor hacer que se mantengan en su posición.
• Proporcionar una guía de usuario: Es una buena idea incluir una hoja separada que contenga los detalles sobre cómo usar el panel. Esto se vuelve más útil cuando tiene controles interactivos en el tablero.
• Ahorre espacio con gráficos combinados: Dado que hay un espacio limitado en un tablero (ya que debe ajustarlo en una pantalla), el uso de gráficos combinados puede ahorrarle espacio.
• Usar símbolos y formato condicional: Puede hacer que el panel de control sea más visual y fácil de leer mediante el uso de símbolos y formato condicional. Por ejemplo, es más fácil ver el valor más bajo en una tabla cuando está resaltado en rojo, en lugar de revisar todos los valores uno por uno.
• Usa los colores sabiamente para mostrar el contraste: Cuando desee resaltar un punto de datos en una tabla o una barra en el gráfico, es mejor resaltarlo resaltándolo en un color llamativo.

Otras preguntas de Excel

Estas son las preguntas que no pude encajar en ninguna de las categorías anteriores. Así que estoy reuniendo todos estos aquí (haga clic en la pregunta para ver la respuesta).

¿Qué es una tabla de Excel?

Una tabla de Excel es una característica de Excel. Esto no es lo mismo que los datos tabulares.

Cuando convierte datos tabulares en una tabla de Excel, se le agregan algunas características adicionales que pueden ser realmente útiles.

Según el sitio de ayuda de Microsoft: “Una tabla normalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de la hoja de trabajo que han sido formateadas como una tabla. Al utilizar las funciones de la tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla independientemente de los datos en otras filas y columnas en la hoja de trabajo ".

Puede leer más sobre las tablas de Excel aquí.

¿Cuáles son los beneficios de usar Excel Table?

Cuando convierte datos tabulares en tablas de Excel, las siguientes características se agregan automáticamente a los datos:

• Puede utilizar el icono de filtro en el encabezado de cada columna para ordenar y filtrar los datos.
• Puede aplicar estilos fácilmente a una tabla y formatearla. Hay muchos estilos integrados disponibles que puede usar con un solo clic.
• Puede utilizar el nombre de la tabla y los nombres de las columnas en lugar de las referencias de celda en las fórmulas.
• Cuando agrega una nueva fila / columna a los datos tabulares, la tabla de Excel se expande automáticamente para cubrir la nueva fila / columna como parte de ella. Y dado que puede usar nombres de tabla / columna en fórmulas, no necesita actualizar fórmulas cuando se agregan nuevas filas / columnas. Excel Table lo tiene en cuenta automáticamente.

¿Qué son las referencias estructuradas?

Cuando usa una tabla de Excel, no necesita usar las referencias de celda. En su lugar, puede utilizar el nombre de la tabla o los nombres de las columnas. Estas referencias se denominan referencias estructuradas.

¿Cuáles son los formatos de archivo de uso común en los que se puede guardar un archivo de Excel?

Hay muchos formatos de archivo en los que puede guardar su libro de Excel. Algunos de los más utilizados son:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (cuando el archivo tiene macros)
• .CSV
• .XLB (formato binario)
• .XLA (para complementos)
• .PDF

¿Cómo reducir el tamaño de un archivo de Excel?

Hay muchas formas de reducir el tamaño de archivo de un libro de Excel:

• Eliminar datos no utilizados
• Eliminar hojas de trabajo no utilizadas
• Eliminar imágenes o comprimir estas imágenes
• Eliminar formato innecesario
• Elimine las tablas dinámicas que no necesita. Esto también ayudará a borrar la caché dinámica.
• Guarde el archivo en formato .XLSB

Lee mas: 8 formas de reducir el tamaño del archivo en Excel

¿Qué pasos puede seguir para manejar libros lentos de Excel?

Puede utilizar las siguientes técnicas para manejar libros lentos de Excel:

• Evite funciones volátiles como INDIRECT, OFFSET, etc.
• Use columnas auxiliares en lugar de fórmulas de matriz
• Utilice el formato condicional solo cuando sea absolutamente necesario (ya que también es volátil).
• Utilice tablas de Excel y rangos con nombre.
• Convierta fórmulas no utilizadas en valores.
• Mantenga todos los datos de referencia en una hoja.
• Evite el uso de toda la fila / columna en las referencias.
• Utilice el modo de cálculo manual.

Puede leer más sobre cómo manejar un libro de Excel lento aquí.

¿Cuántas filas y columnas hay en una hoja de cálculo de Excel?

Una hoja de Excel (2007 y versiones posteriores) tiene:

• 16,384 columnas
• 1.048.576 filas

¿Cómo agregar / eliminar filas en Excel?

Para agregar nuevas filas, haga clic derecho en cualquier celda donde desee insertar la fila y haga clic en la opción Insertar. Esto abrirá un cuadro de diálogo que puede usar para insertar nuevas filas.

Del mismo modo, para eliminar celdas / filas / columnas, selecciónelas, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar.

¿Cómo se puede acercar o alejar en Excel?

Hay botones Acercar y Alejar en la barra de estado en Excel. Puede hacer clic en el signo más para acercar y el signo menos para alejar.

También puede mantener presionada la tecla Control y luego usar la rueda de desplazamiento del mouse para acercar y alejar.

Además, en la pestaña Ver, hay opciones para acercar y alejar en Excel.

¿Cómo proteger una hoja en Excel?

Puede proteger una hoja haciendo clic en la pestaña Revisar y luego en la opción Proteger hoja.

Esto abre un cuadro de diálogo donde puede establecer una contraseña. Si no desea establecer una contraseña, puede dejarla en blanco.

¿Qué son los rangos con nombre? ¿Cuáles son sus beneficios?

Un rango con nombre es una función en Excel que le permite dar un nombre a una celda o un rango de celdas. Ahora puede usar este nombre en lugar de usar las referencias de celda.

El uso de un rango con nombre lo hace más fácil cuando trabaja con fórmulas. Esto resulta especialmente útil cuando tiene que crear fórmulas que utilizan datos de varias hojas. En tales casos, puede crear rangos con nombre y luego usarlos en lugar de las referencias de celda.

Puede dar nombres descriptivos a estos rangos con nombre, lo que también facilita la lectura y la comprensión de la fórmula.Por ejemplo, puede usar = SUMA (VENTAS) en lugar de = SUMA (C2: C11), que le dirá instantáneamente de qué se trata la fórmula.

Puede leer más sobre rangos con nombre aquí.

¿Puede hacer que las filas / columnas del encabezado se peguen y sean visibles cuando se desplaza?

Cuando trabaja con grandes conjuntos de datos, cuando se desplaza hacia la parte inferior o hacia la derecha, las filas y columnas del encabezado desaparecen. A veces, esto dificulta comprender de qué se trata un punto de datos.

Al usar la opción Congelar paneles en Excel, puede hacer que las filas / columnas del encabezado sean visibles cuando se desplaza hacia los puntos de datos lejanos.

Las opciones de Freeze Panes están disponibles en la pestaña Ver en la cinta de Excel.

Puede leer más sobre los paneles de congelación de Excel aquí.

¿Cómo identificarías las celdas que tienen comentarios?

Las celdas a las que se les ha agregado un comentario están marcadas con un pequeño triángulo rojo en la parte superior derecha de la celda. Cuando pasa el cursor sobre la celda, los comentarios se vuelven visibles.

¿Cómo guardaría una hoja de cálculo de Excel como PDF?

Para guardar una hoja de trabajo como un documento PDF, puede especificar el tipo de archivo como PDF al guardar el archivo.

Para hacer esto, haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Guardar como.

En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo y use el menú desplegable Guardar como para seleccionar PDF. Esto guardará la hoja de trabajo completa como un documento PDF.

¿Cómo crear un hipervínculo en Excel?

Para crear un hipervínculo, seleccione la celda en la que desea el hipervínculo y use el atajo de teclado Control K (mantenga presionada la tecla de control y presione la tecla K).

Esto abrirá el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo donde puede especificar la URL.

También puede obtener la opción de agregar el hipervínculo cuando hace clic con el botón derecho en la celda.

¿Cuándo consideraría cambiar de cálculo automático a manual en Excel?

Si bien en la mayoría de los casos el modo de cálculo automático es el camino a seguir, en caso de que tenga un archivo de fórmula pesado donde el recálculo toma mucho tiempo cada vez que cambia algo en la hoja, entonces puede cambiar al cálculo manual.

Una vez que haya cambiado al cálculo manual, debe actualizar cada vez que desee que la hoja vuelva a calcular.

¿Qué es Flash Fill?

Flash Fill es una herramienta increíble que se agregó en Excel 2013 y está disponible en todas las versiones posteriores.

Puede utilizar Flash Fill en Excel para facilitar la entrada de datos. Es una herramienta inteligente que intenta identificar patrones basados ​​en la entrada de datos y lo hace por usted.

Algunos ejemplos simples del uso de Flash Fill podrían ser obtener el primer nombre del nombre completo, obtener las iniciales del nombre, formatear los números de teléfono, etc.

Puede leer más sobre Flash Fill aquí.

¿Qué es un mango de llenado?

El controlador de relleno es una herramienta que puede utilizar para autocompletar listas en Excel. Por ejemplo, si tiene que ingresar los números del 1 al 20 en la celda A1: A20, en lugar de ingresar manualmente cada número, simplemente puede ingresar los dos primeros números y usar el controlador de relleno para hacer el resto.

El controlador de relleno es el pequeño cuadrado que verá cuando seleccione dos o más de dos celdas en Excel.

Cuando coloca el cursor sobre el controlador de relleno, el cursor cambia a un icono más. Ahora puede mantener presionada la tecla izquierda del mouse y arrastrarla para agregar más números en la serie.

¿Qué son los caracteres comodín en Excel?

Hay tres caracteres comodín en Excel:

• * (asterisco): representa cualquier número de caracteres. Por ejemplo, Ex * podría significar Excel, Excels, Example, Expert, etc.
• ? (signo de interrogación): representa un solo carácter. Por ejemplo, Gl? Ss podría ser Glass o Gloss.
• ~ (tilde): se utiliza para identificar un carácter comodín (~, *,?) en el texto. Por ejemplo, supongamos que desea encontrar la frase exacta Excel * en una lista. Si usa Excel * como cadena de búsqueda, le dará cualquier palabra que tenga Excel al principio seguida de cualquier número de caracteres (como Excel, Excels, Excellent). Para buscar específicamente Excel *, necesitamos usar ~. Entonces nuestra cadena de búsqueda sería excel ~ *. Aquí, la presencia de ~ asegura que Excel lea el siguiente carácter tal cual, y no como comodín.

Los caracteres comodín son útiles cuando desea utilizarlos en fórmulas o al filtrar datos.

Puede leer más sobre los caracteres comodín aquí.

¿Qué es un área de impresión y cómo se puede configurar en Excel?

Un área de impresión es un rango de celdas (contiguas o no contiguas) que usted designa para imprimir cada vez que imprime esa hoja de trabajo. Por ejemplo, en lugar de imprimir toda la hoja de trabajo, si solo quiero imprimir las primeras 10 filas, puedo establecer las primeras 10 filas como área de impresión.

Para configurar el área de impresión en Excel:

• Seleccione las celdas para las que desea establecer el Área de impresión.
• Haga clic en la pestaña Diseño de página.
• Haga clic en Área de impresión.
• Haga clic en Establecer área de impresión.

Puede leer más sobre el Área de impresión aquí.

¿Cómo se pueden insertar números de página en Excel?

Puede insertar números de página utilizando el cuadro de diálogo Configuración de página.

Estos son los pasos para hacer esto:

• Haga clic en la pestaña Diseño de página,
• En la categoría Configurar página, haga clic en el ícono del iniciador del cuadro de diálogo (que es el ícono de flecha pequeña inclinada en la parte inferior derecha del grupo).
• En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la pestaña Encabezado / pie de página.
• Seleccione el formato de Número de página en el menú desplegable Pie de página.

Puede leer más sobre los números de página en Excel aquí.

Si bien he intentado mantener esta guía de "Preguntas y respuestas de la entrevista de Excel" sin errores, en caso de que encuentre algún error en alguna de las preguntas, hágamelo saber en el área de comentarios.