10 consejos de entrada de datos de Excel que no puede perderse

Excel es una herramienta asombrosa con capacidades fascinantes para analizar datos (ya sea usando funciones, gráficos o cuadros de mando). La facilidad con la que se pueden ingresar y almacenar datos en Excel lo convierte en una opción atractiva.

En esta publicación de blog, he enumerado 10 consejos útiles de entrada de datos de Excel que lo harán más eficiente y le ahorrarán mucho tiempo.

# 1 Utilice el formulario de entrada de datos de Excel

El formulario de Entrada de datos de Excel le permite agregar registros a un conjunto de datos existente. Proporciona un formulario emergente que puede ser llenado por el usuario. Es especialmente conveniente cuando el conjunto de datos tiene muchas columnas y requiere que se desplace hacia la derecha y hacia la izquierda una y otra vez a medida que ingresa puntos de datos.

La función Formulario de datos aún no está disponible en la cinta de Excel. Primero necesitamos que esté disponible agregándolo a la barra de herramientas de acceso rápido.

Adición del formulario de entrada de datos de Excel a la barra de herramientas de acceso rápido

1. Vaya a la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic con el botón derecho y seleccione Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
   
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione todos los comandos y vaya al formulario. Seleccione Formulario y presione Agregar. Esto agregará el icono de formularios de datos a la barra de herramientas de acceso rápido.
   

Uso del formulario de entrada de datos de Excel

1. Seleccione cualquier celda del rango de datos y haga clic en el icono Formulario de datos de la barra de herramientas de acceso rápido.
2. En el formulario Datos emergentes, todos los títulos de las columnas se enumeran verticalmente. Complete los datos en el cuadro de texto adyacente para cada título.
3. Una vez que haya ingresado los datos, presione Enter.
4. Haga clic en Nuevo para agregar un nuevo registro.

Al usar el formulario de Entrada de datos de Excel, también puede navegar a través de los datos existentes (fila por fila) o buscar datos especificando los criterios (pruebe esto haciendo clic en el botón de criterios).

# 2 Ingrese números rápidamente con números decimales fijos

Si se encuentra en una situación en la que tiene que ingresar manualmente datos en Excel que también tienen una parte decimal, este truco podría ser muy útil. Por ejemplo, suponga que debe ingresar las calificaciones de los estudiantes en porcentaje con hasta 2 puntos decimales. Puede habilitar una función en la que simplemente escriba los números sin molestarse en presionar la tecla de punto cada vez. Para habilitar esto:

1. Vaya a Archivo -> Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione Avanzado.
3. En Opciones avanzadas, marque la opción "Insertar automáticamente un punto decimal".
4. Especifique el número de decimales que desea (por ejemplo, 2 en este caso).

Ahora, siempre que ingrese cualquier número, Excel coloca automáticamente los últimos 2 dígitos después del decimal. Entonces 1 se convierte en .01, 10 se convierte en 0.1, 100 se convierte en 1, 2467 se convierte en 24.67 y así sucesivamente …

Una vez que haya terminado con la entrada de datos, simplemente apáguela desmarcando la misma opción.

# 3 Agregar ordinal automáticamente a los números

Sí, puede usar una combinación de funciones de Excel (como VALOR, DERECHA, SI, O) para agregar ordinales ("st" en 1 °, "nd" en 2 °, y así sucesivamente …).

Aquí está la fórmula:

= A1 & IF (OR (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), CHOOSE (DERECHA (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

# 4 Rellenar usando Control + D

Este es un ingenioso truco de entrada de datos de Excel. Si tiene que copiar la celda anterior, simplemente presione Control + D.

Copia el contenido y el formato. Si hay una fórmula en la celda anterior, la fórmula se copia (con referencias ajustadas).

Esto también funciona para más de una celda. Entonces, si desea copiar toda la fila anterior, seleccione la fila actual y presione Control + D.

Si selecciona más de una celda / celdas, la celda anterior a la selección se copia en todas las celdas.

Ver también: Más de 200 atajos de teclado de Excel.

# 5 Ingrese rápidamente la fecha / hora en las celdas de Excel

¿No recuerdas la fecha actual? No te preocupes, solo presiona Control +; (tecla de punto y coma) e ingresará la fecha actual en la celda.

De manera similar, puede ingresar la hora actual usando el atajo Control + Mayús +: (tecla de dos puntos)

Recuerde, estos son valores absolutos y no cambiarán si cambia la fecha o la hora. Si desea tener un valor dinámico de fecha y hora que cambie cada vez que abra el libro de trabajo o cuando haya un nuevo cálculo, use las funciones HOY y AHORA.

Ver también: Cómo insertar automáticamente el sello de fecha y hora en Excel.

# 6 Control + Enter para completar la selección completa con contenido en la celda activa

Cuando selecciona varias celdas en Excel, una de las celdas con tono claro (en comparación con las celdas seleccionadas restantes) es la celda activa. Si ingresa algo en la celda activa cuando se realiza la selección y presiona Control + Entrar, el valor se inserta en todas las celdas seleccionadas.

Esto también es válido para las fórmulas. Si ingresa una fórmula en la celda activa y presiona Control + Enter, todas las celdas obtendrán esa fórmula (con referencias ajustadas).

# 7 Alt + Flecha abajo para obtener una lista de todos los valores únicos en esa columna

Este puede ahorrarle algo de tiempo que de otro modo podría perder escribiendo. Suponga que está ingresando datos en una columna con el estado de la actividad (Pendiente, Completada). En lugar de escribir el estado, una y otra vez, solo necesita escribirlo en un par de celdas, y luego puede usar el atajo de teclado Alt + flecha hacia abajo. Le brinda la lista de todas las entradas únicas y puede seleccionar rápidamente de la lista.

Si desea seleccionar entre las opciones predefinidas, puede crear una lista desplegable.

# 8 Examine rápidamente varias pestañas de hojas de trabajo en un libro de trabajo

Este ahorra mucho tiempo. Simplemente use el método abreviado de teclado Control + Page Up / Page Down para navegar a través de varias pestañas de la hoja de trabajo en un libro de trabajo.

Ver también: Más de 200 atajos de teclado de Excel.

# 9 Ingrese texto largo usando abreviaturas

Si tiene que ingresar nombres largos o palabras clave una y otra vez en su hoja de trabajo, este truco sería útil.

Por ejemplo, es posible que desee que cada vez que escriba ABC, Excel lo reemplace automáticamente con ABC Technology Corporation Limited.

Algo como se muestra a continuación:

Esta función se puede habilitar usando las opciones de autocorrección. Lea cómo habilitarlo.

# 10 Ingrese datos en rangos no contiguos

Suponga que tiene una plantilla como se muestra a continuación, y debe ingresar datos en todas las celdas resaltadas en rojo, en el orden especificado por las flechas.

A continuación, se muestra una forma rápida de hacer esto:

• Seleccione todas las celdas donde necesita ingresar los datos (presione control y luego seleccione una por una).
  • Comience con la segunda celda de su secuencia de entrada de datos (comience con D3). Seleccione la primera celda B3 (donde comienza la entrada de datos) por fin.
• Una vez seleccionado, vaya al Cuadro de nombre (que está a la izquierda de la barra de fórmulas).
• Escriba cualquier nombre sin espacios.
• ¡¡Eso es!! Seleccione el rango con nombre haciendo clic en el menú desplegable Cuadro de nombre. Ahora comience a ingresar sus datos y use Entrar / Tab para saltar a la siguiente celda.

Lea más sobre este truco.

Estos son mis diez mejores consejos de entrada de datos de Excel que pueden mejorar significativamente su productividad y ahorrar tiempo.

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