Ver video: la forma más rápida de anular la dinámica de datos en Excel
Las tablas dinámicas son excelentes cuando desea analizar una gran cantidad de datos en segundos. También le permite crear rápidamente diferentes vistas de datos simplemente arrastrando y soltando.
Y para crear una tabla dinámica, debe tener los datos en un formato específico de tabla dinámica.
En muchos casos, es probable que obtenga los datos en formatos que no están listos para la tabla dinámica.
Este suele ser el caso cuando alguien recopila datos manualmente y crea un formato que es más legible para los humanos (no tablas dinámicas).
Algo como se muestra a continuación:
El formato de datos anterior es algo que espera obtener como resultado de un análisis de tabla dinámica.
Ahora, ¿qué pasa si desea analizar estos mismos datos y ver cuáles fueron las ventas totales por cada región o por cada mes?
Si bien esto se puede hacer fácilmente usando tablas dinámicas, desafortunadamente, no puede ingresar los datos anteriores en una tabla dinámica.
Por lo tanto, debe desvincular los datos y hacerlos compatibles con las tablas dinámicas.
Si bien hay algunas formas de hacer esto usando la fórmula de Excel o VBA, Power Query (Obtener y transformar en Excel 2016) es la mejor herramienta para desvincular datos.
Retirar datos mediante Power Query
Estos son los pasos para desvincular datos con Power Query:
(Si sus datos ya están en una tabla de Excel, comience desde el paso 6 en adelante)
- Seleccione cualquier celda del conjunto de datos.
- Vaya a la pestaña Insertar.
- Haga clic en el icono de la tabla.
- En el cuadro de diálogo "Crear tabla", asegúrese de que el rango sea correcto. Puede modificar el rango si es necesario.
- Haga clic en Aceptar. Esto convertirá sus datos tabulares en una tabla de Excel.
- Con cualquier celda seleccionada en la Tabla de Excel, haga clic en la pestaña Datos.
- En el grupo de datos Obtener y transformar, haga clic en el icono "De tabla / rango".
- En el cuadro de diálogo Crear tabla que se abre (si se abre), haga clic en Aceptar. Esto abrirá el Editor de consultas usando los datos de la tabla de Excel.
- En el editor de consultas, haga clic con el botón derecho en la columna Región.
- Haga clic en la opción "Desvivar otras columnas". Esto desvinculará instantáneamente sus datos.
- Cambie el nombre de la columna "Atributo" por un nombre más significativo, como "Meses".
- Una vez que tenga los datos no activados, es una buena práctica asegurarse de que todos los tipos de datos sean correctos. En este ejemplo, haga clic en una celda para cada columna y vea el tipo de datos en la pestaña Transformar. Si es necesario, también puede cambiar el tipo de datos.
- (Opcional) Cambie el nombre de su consulta a "Ventas".
- Vaya a la pestaña Inicio (en el editor de consultas).
- Haga clic en Cerrar y cargar.
Los pasos anteriores desenvolverían su conjunto de datos usando Power Query y volverían a colocarlos en Excel como una tabla en una nueva hoja de trabajo.
Ahora puede usar estos datos para crear diferentes vistas usando una tabla dinámica. Por ejemplo, puede verificar el valor de venta total por mes o por región.
Actualizar la consulta cuando se agregan nuevos datos
Todo esto funciona bien.
Pero, ¿qué sucede cuando se agregan nuevos datos a nuestro conjunto de datos original?
Supongamos que obtiene datos de julio que tienen el mismo formato que el que comenzamos.
¿Necesito repetir todos los pasos nuevamente para incluir estos datos en mi conjunto de datos sin particiones?
La respuesta es no.
Y eso es lo asombroso de Power Query. Puede continuar agregando nuevos datos (o modificar los datos existentes) y Power Query los actualizará instantáneamente tan pronto como los actualice.
Déjame enseñarte como.
Supongamos que a continuación está el nuevo conjunto de datos que obtengo (que tiene datos adicionales para julio):
Estos son los pasos para actualizar la consulta ya creada y desvincular estos datos:
- Agregue estos nuevos datos a los datos originales que utilizó para crear la consulta.
- Dado que está agregando datos a la columna adyacente de una tabla de Excel, la tabla de Excel se expandirá para incluir estos datos en ella. Si no es así, hágalo manualmente arrastrando el pequeño icono "L" invertido en la parte inferior derecha de la tabla de Excel.
- Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Consultas y conexiones. Esto mostrará un panel con todas las consultas existentes en él.
- Haga clic con el botón derecho en la consulta Ventas en el panel Consultas.
- Haga clic en Actualizar.
¡Eso es! Sus nuevos datos se eliminan instantáneamente y se agregan a los datos existentes.
Observará que el número de filas que se muestran en la Consulta se actualiza para mostrarle los nuevos números. En este ejemplo, era 24 antes de la actualización y se convirtió en 28 después de la actualización.
Esto también significa que si ha creado tablas dinámicas con los datos que obtuvo de Power Query, esas tablas dinámicas también se actualizarán para mostrarle los resultados actualizados.
