Al trabajar con datos en Excel, a menudo necesitaría copiar algunas tablas de Excel a un documento de MS Word.
Si bien no existe una opción incorporada en Excel para convertir un archivo completo de Excel a Word, puede copiar y pegar fácilmente los datos de un documento de Excel a Word.
En este tutorial, le mostraré varias formas de copiar datos de una hoja de cálculo de Excel a un documento de Word.
Copiar Pegar tabla de Excel como texto sin formato en MS Word
Si todo lo que desea es copiar y pegar una tabla de Excel a Word, puede hacerlo con un simple copiar y pegar.
Le permite obtener la tabla estática en Word, donde luego puede formatearla (y cambiarla si lo desea).
La desventaja de este método es que, en caso de que haya fórmulas en los datos, no funcionará. Y dado que esta es una tabla estática, los cambios que realice en Excel no se reflejarán en la tabla que copió en Word.
Pero en la mayoría de los casos, esto es exactamente lo que desea.
Veamos cómo hacer esto.
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea copiar estos datos de Excel e insertarlos en Word.
A continuación se muestran los pasos para hacer esto:
- Seleccione los datos en Excel que desea copiar a Word
- Haga clic derecho y luego haga clic en Copiar (o use el atajo de teclado Control + C en Windows o Comando + C en Mac)
- Abra el documento de Word donde desea insertar estos datos
- Coloque el cursor donde desee estos datos en el documento de Word
- Vaya a la pestaña Inicio en Word y haga clic en Pegar (o use el atajo de teclado Control + V)
Los pasos anteriores copiarían los datos de Excel y los pegarían como una tabla estática en el documento de Word.
Una vez que tenga la tabla en Word, puede formatearla y trabajar con ella como cualquier otra tabla que inserte en Word.
Un par de cosas a tener en cuenta al usar este método:
- Si hay fórmulas en la tabla en Excel, no se copiarán. En mi ejemplo, tengo las fórmulas en la fila Total, pero cuando se copian en Word, estos son valores estáticos. Si realiza algún cambio en los datos, también tendrá que ajustar manualmente los valores de la fórmula
- Si no desea copiar el formato de Excel y prefiere usar el formato del documento de Word, puede usar la opción Usar estilo de destino. Aparece cuando hace clic en el icono Opciones de pegado después de haber pegado la tabla en Word.
Incrustar tabla de Excel en Word (como un objeto vinculado)
En el método anterior, copiamos los datos de Excel y los insertamos como una tabla estática en Word.
Otra opción que puede utilizar es copiar y pegar la tabla en un documento de Word y mantener las dos tablas vinculadas.
De esta manera, si realiza algún cambio en la tabla de Excel que copió, verá que estos también se reflejan en tiempo real en la tabla de Word.
Esto es bastante útil cuando existe la posibilidad de que tenga que actualizar los datos en Excel y también necesitaría actualizarse en Word. Al tener la tabla vinculada, solo necesita realizar cambios en los datos de Excel y estos se reflejarán automáticamente en la tabla que copió en Word.
Déjame mostrarte cómo funciona esto.
Suponga que tiene una tabla como se muestra a continuación y desea copiarla de Excel a MS Word y mantenerla vinculada.
A continuación se muestran los pasos para hacer esto:
- Seleccione los datos en Excel que desea copiar a Word
- Haga clic derecho y luego haga clic en Copiar (o use el atajo de teclado Control + C)
- Abra el documento de Word donde desea insertar estos datos
- Coloque el cursor donde desee estos datos en el documento de Word
- Vaya a la pestaña Inicio en Word y haga clic en el menú desplegable Pegar (haga clic en la pequeña flecha invertida debajo del icono Pegado especial)
- En las opciones que aparecen, haga clic en Pegado especial
- En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la opción "Pegar enlace".
- Seleccione Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel de las opciones enumeradas
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores insertarían la tabla copiada en Word, donde todavía está vinculada a la tabla original en Excel.
Ahora, si va y realiza algún cambio en la tabla en Excel, verá que lo mismo se refleja en la tabla en Word (en tiempo real).
Si por alguna razón sus datos no se actualizan en tiempo real, haga clic con el botón derecho en la tabla y haga clic en la opción "Actualizar enlace"
Aquí hay algunas cosas que necesita saber sobre este método:
- Dado que los dos archivos están vinculados entre sí, deberá mantenerlos juntos. Si está enviando el archivo de Word a alguien, también tendrá que enviarle el archivo de Excel o el enlace se romperá y los datos en Word no se actualizarán.
- Siempre que se abra el archivo de Word, buscará actualizaciones en la tabla de Excel. Esto funciona incluso si el archivo de Excel está cerrado.
Este método es más adecuado para situaciones en las que tiene un archivo de Excel grande que tiene muchos cálculos / datos / paneles. Al usar este método, solo puede copiar una pequeña parte del archivo de Excel, sin dejar de poder actualizar la tabla cuando los valores cambian en Excel.
Incrustar tabla de Excel en Word
Esta es una característica realmente útil que ofrece MS Word. Le permite incrustar un documento de Excel como parte del documento de Word.
En el método anterior, le mostré cómo mantener juntos los archivos de Excel y Word y mantenerlos vinculados.
En esta sección, le mostraré cómo incrustar el archivo de Excel dentro del documento de Word, por lo que no tendrá que conservar ambos archivos (y solo conservar el archivo de Word).
En términos simples, es como si pudiera abrir y trabajar en una hoja de cálculo de Excel desde el documento de Word.
Déjame mostrarte lo que quiero decir.
Suponga que tiene una tabla en Excel como se muestra a continuación que desea copiar a Word.
A continuación se muestran los pasos para insertar esto como un objeto de Excel incrustado en Word:
- Seleccione los datos en Excel que desea copiar a Word
- Haga clic derecho y luego haga clic en Copiar (o use el atajo de teclado Control + C)
- Abra el documento de Word donde desea insertar estos datos
- Coloque el cursor donde desee estos datos en el documento de Word
- Vaya a la pestaña Inicio en Word y haga clic en el menú desplegable Pegar (haga clic en la pequeña flecha invertida debajo del icono Pegado especial)
- En las opciones que aparecen, haga clic en Pegado especial
- En el cuadro de diálogo Pegado especial, asegúrese de que la opción "Pegar" esté seleccionada.
- Seleccione Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel de las opciones enumeradas
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores insertarían los datos copiados de Excel a MS Word.
Pero lo que realmente sucede en el backend de MS Word es que crea un nuevo archivo de Excel (que es parte del documento de Word en sí) y le muestra la tabla de ese archivo.
Si hace doble clic en la tabla, notará que abre el archivo de Excel (desde dentro del documento de Word). Puede ver la interfaz familiar de Excel sin dejar de estar en el documento de Word.
Puede realizar cualquier cambio y también utilizar funcionalidades como el formato condicional, y eso quedaría reflejado en la tabla. Además, cualquier fórmula que tenga en su lugar continuará funcionando.
El mayor beneficio de utilizar este método es que no tiene que preocuparse por dos archivos separados. A diferencia del método anterior, en este método, el archivo de Excel es parte del documento de Word.
Por lo tanto, si guarda el archivo de Word o lo comparte con otra persona, el archivo de Excel permanecerá con él y los datos permanecerán intactos.
En el lado negativo, si usa varias tablas de este tipo o si los datos son grandes, dará lugar a un documento de Word pesado (ya que también debe soportar el peso del archivo de Excel incrustado).
Copiar tabla de Excel como imagen Satic
Si está preparando un informe y todo lo que desea es una forma realmente fácil de mostrar alguna tabla (sin necesidad de cambiar los datos), puede insertar esos datos como una imagen.
Hacer esto es realmente fácil y las imágenes también son más fáciles de administrar en Word (como la ubicación y el cambio de tamaño).
Al copiar una imagen, también tiene la opción de vincular la imagen a la tabla en Excel. De esta manera, si realiza algún cambio en la tabla de Excel, se reflejará en la imagen de la tabla en Word.
Insertar tabla copiada como imagen estática en Word
Suponga que tiene una tabla como se muestra a continuación en Excel:
A continuación se muestran los pasos para copiar esta tabla e insertarla como una imagen en MS Word:
- Seleccione los datos en Excel que desea copiar a Word
- Haga clic derecho y luego haga clic en Copiar (o use el atajo de teclado Control + C)
- Abra el documento de Word donde desea insertar estos datos
- Coloque el cursor donde desee estos datos en el documento de Word
- Vaya a la pestaña Inicio en Word y haga clic en el menú desplegable Pegar (haga clic en la pequeña flecha invertida debajo del icono Pegado especial)
- En las opciones que aparecen, haga clic en Pegado especial
- En el cuadro de diálogo Pegado especial, asegúrese de que la opción "Pegar" esté seleccionada.
- Seleccione "Imagen" de las opciones enumeradas
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores insertarían una imagen de la tabla en el documento de Word.
Es como cualquier otra imagen y puede cambiar su tamaño y formatearla.
Insertar tabla copiada como imagen vinculada en Word
Si le gusta la flexibilidad de administrar imágenes en Word y aún desea que la tabla esté conectada al archivo original de Excel, también puede hacerlo.
Suponga que tiene una tabla como se muestra a continuación en Excel:
A continuación se muestran los pasos para copiar esta tabla e insertarla como una imagen vinculada en MS Word:
- Seleccione la tabla en Excel
- Haga clic derecho y luego haga clic en Copiar (o use el atajo de teclado Control + C)
- Abra el documento de Word donde desea insertar estos datos
- Coloque el cursor donde desee estos datos en el documento de Word
- Vaya a la pestaña Inicio en Word y haga clic en Pegado especial
- En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la opción "Pegar enlace".
- Seleccione "Imagen" de las opciones enumeradas
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores le darían nuevamente una imagen que puede cambiar de tamaño y formatear fácilmente.
Pero dado que esto está vinculado a la tabla original en Excel, si realiza algún cambio en la tabla original, estos también se reflejarán en la imagen.
Además, recuerde que dado que esta imagen está vinculada a los datos originales, si planea compartir este documento de Word con otra persona, también debe compartir el archivo de Excel (en caso de que desee que el enlace permanezca como está)
En caso de que el archivo de Excel no esté disponible o se cambie el nombre, la imagen sería como cualquier otra imagen normal.
Estas son algunas de las formas que puede utilizar para copiar una tabla para Excel e insertarla en Word. En la mayoría de los casos, prefiero copiar y pegar tablas de Excel como imágenes, ya que son más fáciles de administrar. En algunos casos, también prefiero el método de incrustación que me permite abrir el archivo de Excel desde el propio Word.
¡Espero que este tutorial te haya resultado útil!
