Cómo recuperar archivos de Excel no guardados (todas las opciones + precauciones)

Buscando recuperar el archivo de Excel no guardado, haga clic aquí para saltar a todas las opciones posibles que tiene para recuperar el archivo.

Déjame contarte la historia de terror más corta de la historia.

¡Excel se bloqueó!

Imagínese trabajando en ese informe urgente o en ese panel de control extremadamente importante en el que ha realizado un trabajo tan fantástico. Estás orgulloso de ti mismo y de todo el arduo trabajo que has realizado.

Pero olvidaste un paso clave.

No guardaste el archivo de Excel (¡¡¡jadeo !!!)

Ok, déjame reducir la dramaturgia y ir directo al grano.

Excel tiene una tendencia a fallar, especialmente cuando no es necesario. De alguna manera, sucede en el peor momento posible (no es que haya un buen momento para esto).

En tal escenario, su única opción es intentar recuperar archivos de Excel no guardados.

En algunos casos, los dioses de Excel te sonreirán y obtendrás el archivo, y en algunos casos, es posible que no.

En este artículo, compartiré todo lo que hay que saber cuando se trata de recuperar archivos de Excel no guardados. También le mostraré las precauciones y los pasos preventivos que debe tomar.

Y si desea asegurarse absolutamente de que nada salga mal, también compartiré un código VBA que guardará una copia de su archivo de Excel con una marca de tiempo cada vez que guarde el archivo existente.

¡Empecemos!

Todas las formas posibles de recuperar archivos / datos de Excel no guardados

Excel (e incluso Windows) es muy impredecible. Puede fallar en cualquier momento y sus archivos de Excel con él.

Es una mala situación estar en …

… Pero hay formas de abordar esto.

Excel tiene algunas funcionalidades en las que puede ayudarlo a recuperar archivos o datos de Excel no guardados en algunos casos.

Aquí hay tres escenarios en los que las comprobaciones integradas de Excel pueden ayudarlo a recuperar archivos / datos:

1. Está trabajando en un archivo nuevo (que aún no ha guardado) y su sistema / Excel se bloquea.
2. Actualizó un archivo que se había guardado anteriormente y Excel se bloquea antes de poder guardarlo.
3. Cometió un error y guardó los cambios, pero ahora desea volver a la versión anterior.

Veamos cómo abordar cada uno de estos.

Recuperar un nuevo archivo de Excel no guardado (que nunca se ha guardado)

Si está trabajando en algo y Excel falla (o su sistema falla), aún puede recuperar ese archivo no guardado.

Nota: Este método funciona ya que Excel tiene una funcionalidad incorporada de Autoguardado y Autorrecuperación. Está habilitado de forma predeterminada, por lo que debería poder utilizar estos métodos para recuperar los archivos. En caso de que no esté habilitado, tendrás que hacerlo para poder utilizar estas funcionalidades. Más adelante en este artículo se explica cómo habilitar Autoguardado y Autorrecuperación.

A continuación se muestran los pasos para recuperar un archivo de Excel no guardado:

1. Abra un nuevo libro de Excel.
2. Haga clic en la pestaña "Archivo"
3. Haga clic en "Abrir"
4. Haga clic en la opción Libro de trabajo reciente (está en la parte superior izquierda)
5. Haga clic en el botón "Recuperar libros de trabajo no guardados" que se encuentra en la parte inferior.
6. En el cuadro de diálogo que se abre, desplácese por la lista de libros de trabajo no guardados y abra el que desee.
7. Guarde el archivo (usando la opción "Guardar como") con un nombre diferente en la ubicación que elija.

De forma predeterminada, Excel guarda una copia de todos los archivos no guardados en la siguiente ubicación:

C: \ Usuarios \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

En la dirección anterior, debe reemplazar [YourSystemName] con el nombre de su sistema (que es "Sumit" en mi caso).

También puede ir directamente a esta carpeta (donde se guardan las copias no guardadas de los archivos de Excel) abriendo cualquier navegador y copiando y pegando la dirección en él (en el lugar de la URL).

Cuando abra cualquier archivo de esta carpeta, verá una barra de notificación que le pedirá que lo guarde.

Haga clic en él y guárdelo en una nueva ubicación con el nombre que elija.

Nota: De forma predeterminada, todos los archivos recuperados no guardados están en formato "XLSB". Cuando lo guarde, asegúrese de guardarlo en el formato que desee.

Con este método, puede recuperar archivos que creó pero que nunca guardó.

Recuperar archivos de Excel actualizados (se guardó la versión anterior)

Este método se puede utilizar para archivos que haya guardado anteriormente y Excel se bloqueó (o el sistema se bloqueó o se cortó la energía) cuando estaba trabajando en él.

Así que todavía tiene el archivo guardado anteriormente, pero perdió los cambios que hizo.

A continuación se muestran los pasos para recuperar el archivo Excel actualizado:

1. Abra cualquiera de los libros de Excel existentes.
2. Tan pronto como se abra, verá un panel de recuperación de documentos que enumera todos los archivos no guardados. Haga clic en cualquiera de los nombres de archivo para cargar los datos.
3. Cuando obtenga los datos que desea, guarde el archivo con un nombre diferente.

Alternativamente, también puede abrir la aplicación Excel y verá la opción "Mostrar archivos recuperados" (como se muestra a continuación).

Puede hacer clic en él y se abrirá el mismo panel de Recuperación de documentos.

Recuperar archivos de Excel sobrescritos / versión guardada anteriormente (desde dentro de Excel)

Si bien en los dos métodos anteriores puede culpar a Excel o Windows por fallar o fallar el suministro eléctrico, este es puramente suyo.

Este es el caso cuando tiene un archivo Excel guardado y actualiza los datos y lo vuelve a guardar.

Pero terminas haciendo algunos cambios que no quieres ahora (me pasa mucho).

Lo que realmente desea es recuperar la versión anterior.

Si bien no puede volver atrás en la vida y corregir sus errores (a menos que tenga una máquina del tiempo, por supuesto), puede hacerlo en el maravilloso mundo de las hojas de cálculo de Excel.

En Excel 2010 y versiones posteriores, Excel tiene una función incorporada para ayudarlo a obtener las versiones anteriores.

A continuación se muestran los pasos para volver a una versión anterior de Excel (incluso cuando la haya actualizado y guardado):

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. En la página de información, haga clic en Administrar libro de trabajo, encontrará todas las versiones anteriores de ese archivo.
3. Haga clic en la versión que desea restaurar
4. Guarde el archivo (preferiblemente con un nombre nuevo).

Cuando selecciona una versión previamente guardada y la abre, Excel le mostrará un mensaje como se muestra a continuación. Puede hacer clic en Restaurar para obtener la versión anterior que ha seleccionado o puede guardarla como un archivo nuevo con un nombre diferente.

Tenga en cuenta que para que esto funcione, debe asegurarse de que la opción Autorrecuperación esté habilitada. Si bien generalmente está habilitado de forma predeterminada, es algo que puede verificar y garantizar. Explicaré cómo habilitar "Autorrecuperación" más adelante en este tutorial.

Cuando se trata de recuperar archivos o datos de Excel no guardados, estas son las tres opciones integradas en Excel que se pueden usar.

Otra forma (que recomiendo mucho) es guardar sus archivos en la nube (OneDrive o DropBox). Esto elimina muchas preocupaciones, ya que los servicios en la nube mantienen versiones anteriores de sus archivos.

Recuperar archivos de Excel sobrescritos / versión guardada anteriormente (desde la nube - OneDrive / DropBox)

Si tiene el hábito de guardar sus archivos de Excel en la nube, al usar servicios como OneDrive o DropBox, no tiene que depender completamente de Excel para ayudarlo a recuperar archivos no guardados o datos perdidos.

Estos servicios en la nube también conservan versiones anteriores de sus archivos de Excel.

Déjame mostrarte cómo obtener las versiones anteriores de OneDrive y DropBox. Estoy seguro de que debe haber muchos más servicios de este tipo que tengan esta funcionalidad.

Obtener la versión anterior del archivo de Excel de OneDrive

Para obtener la versión anterior de un archivo de Excel, haga clic con el botón derecho en la versión actual en Onedrive y haga clic en Historial de versiones.

Esto abrirá el archivo y podrá ver todas las versiones anteriores del archivo en el panel de la izquierda.

Haga clic en la versión que desee. Le mostrará el contenido del archivo y también le dará la opción de descargar ese archivo o restaurarlo.

Obtener la versión anterior del archivo de Excel de DropBox

Al igual que OneDrive, DropBox también conserva las versiones anteriores de los archivos de Excel que puede volver a visitar y descargar.

Para obtener las versiones anteriores, vaya al archivo en el portal web de Dropbox y haga clic en los tres puntos del archivo para el que desea ver las versiones anteriores.

Haga clic en la opción Historial de versiones.

Esto le mostrará todas las versiones de ese archivo. Puede abrir y descargar esta versión desde DropBox.

En caso de que haya instalado la carpeta DropBox en su sistema y mantenga sus archivos allí, simplemente puede hacer clic derecho en cualquiera de los archivos y hacer clic en Historial de versiones.

Hacer esto lo llevará a la versión web de DropBox donde podrá ver y descargar todas las versiones del archivo.

Precauciones para habilitar la recuperación sencilla de archivos no guardados

Si bien Excel tiene algunas configuraciones predeterminadas que aseguran que tenga buenas posibilidades de recuperar archivos de Excel, sigue siendo una buena práctica asegurarse de que todo esté habilitado.

Habilitar Autoguardado y Autorrecuperación

Para asegurarse de que Excel guarde automáticamente sus archivos y muestre las opciones de recuperación, debe tener estas habilitadas.

Aunque debería estar habilitado de forma predeterminada, en caso de que no lo esté, puede hacerlo manualmente.

A continuación, se muestran los pasos para habilitar la funcionalidad de Autoguardado y Autorrecuperación en Excel:

1. Haga clic en la pestaña "Archivo"
2. Haga clic en "Opciones"
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Guardar (está en el panel izquierdo del cuadro de diálogo).
4. Asegúrese de que las siguientes configuraciones estén habilitadas (como se muestra a continuación).

Permítanme explicar rápidamente qué significan estas opciones:

• Guarde la información de Autorrecuperación cada X minutos: Esta opción se asegurará de que sus archivos se guarden cada 5 minutos (o el valor de tiempo que especifique aquí). Esto es 10 minutos por defecto y lo he cambiado a 5 minutos. Puede reducir esto aún más si lo desea.
• Conservar la última versión autorrecuperada si cierro sin guardar: Esto asegurará que en caso de que su Excel / sistema falle o cierre un archivo sin guardarlo, se guarde una versión que se pueda recuperar automáticamente.
• Ubicación del archivo de Autorrecuperación: Esta es la ubicación predeterminada donde se guardan los archivos recuperados automáticamente. Puede cambiar esto si lo desea.

Nota: Si tiene un archivo enorme con muchas fórmulas y gráficos, guardarlo cada 5 minutos provocará un nuevo cálculo y una posible congelación del sistema. Si no lo desea, puede elegir una duración más larga (o puede cambiar el modo de cálculo a manual).

Crear automáticamente una copia de seguridad del archivo de Excel guardado

Si bien las opciones de Autoguardado y Autorecuperación son útiles cuando se olvida de guardar los archivos y el sistema se bloquea, la copia de seguridad automática es algo que crea una copia del archivo cada vez que lo guarda.

Por ejemplo, si estoy trabajando en un archivo con el nombre Test.xlsx y lo guardo en una carpeta, esto crearía automáticamente una copia con el nombre "Copia de seguridad de Test.xlk"

Ahora, cada vez que guardo el archivo de prueba, todos los cambios también se guardan en la copia de seguridad.

Esto puede resultar útil si realiza algunos cambios en un archivo guardado y desea deshacerlo. En ese caso, puede utilizar la copia de seguridad en su lugar.

O si su archivo falla o se corrompe, tendrá la copia de respaldo que tendrá el último contenido guardado.

A continuación, se muestran los pasos para habilitar la función de copia de seguridad automática para un libro de trabajo:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en "Guardar como".
3. Haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo "Guardar como".
4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la opción Herramientas (está en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo).
5. Haga clic en "Opciones generales".
6. En el cuadro de diálogo "Opciones generales", marque la opción "Crear siempre copia de seguridad".
7. Haga clic en Aceptar.
8. Guarde el archivo en la carpeta / ubicación deseada.

Ahora, cada vez que guarde este archivo, se guardará una copia exacta con la configuración previa "Copia de seguridad de".

Aquí hay algunas cosas importantes que debe saber sobre el uso de esta función de copia de seguridad automática en Excel:

• Esta es una configuración de nivel de libro de trabajo. Esto significa que si lo habilita para un libro de trabajo, solo funcionará para ese libro de trabajo. Si desea que también funcione para otros, deberá habilitarlo manualmente.
• Esto es diferente a las opciones de Autorecuperación y Autoguardado. Estas son configuraciones independientes y la configuración de una no afecta a la otra. Para que pueda tener un libro de trabajo en el que funcionen Autorrecuperación, Autoguardado y Copia de seguridad automática.
• El archivo de respaldo se guarda con una extensión .XLK. Esta es la extensión para los archivos de respaldo y es posible que vea un mensaje cuando abra este archivo. Simplemente haga clic en Sí y se abrirá el archivo de respaldo.
• El archivo de respaldo es siempre una versión detrás de su archivo principal (excepto la vez que lo guarda por primera vez). Por ejemplo, si crea un nuevo archivo y habilita la copia de seguridad en él, hace algunos cambios y lo guarda. Esto guardará el nuevo archivo y una copia de seguridad del mismo. En este punto, ambos archivos (el archivo principal y la copia de seguridad) serán exactamente iguales. Ahora, si realiza algunos cambios en el archivo principal y lo guarda una vez, no se guardará en el archivo de respaldo. Pero si lo guarda de nuevo, también se hará en el archivo de respaldo.

La copia de seguridad automática es una buena función, ya que le brinda la última versión guardada del archivo en caso de que realice algunos cambios no deseados y guarde el archivo. Puede utilizar el archivo de copia de seguridad para obtener la versión anterior a la última versión guardada.

Guardar automáticamente una copia con fecha y hora del libro de Excel

Si bien todos los métodos cubiertos hasta ahora se basan en las funciones integradas de Excel, también puede usar un código VBA corto para asegurarse de no perder su trabajo nunca.

Con un código VBA, guarda una copia con marca de tiempo de su archivo de Excel tan pronto como lo guarda (o lo cierra).

Esto asegura que siempre tenga todas las versiones anteriores y que pueda volver atrás y recuperar un archivo en caso de que se equivoque. Además, dado que tienen una marca de tiempo, puede encontrar fácilmente qué versión desea (o dónde se equivocó).

A continuación se muestra el código que creará una copia con marca de tiempo del libro de trabajo tan pronto como lo guarde:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI como booleano, cancelar como booleano) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath como cadena BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (ahora," dd-mm-aaaa hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Tenga en cuenta que debe especificar la ubicación de la carpeta donde desea guardar las copias de seguridad (cambie la ruta resaltada en negrita en el código anterior).

Esto puede significar que terminará con muchas copias, pero puede ser un gran salvavidas cuando está trabajando en proyectos críticos.

Puede usar un código similar para guardar una copia antes de cerrar el libro de trabajo (en lugar de guardar una copia cada vez que lo guarde).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancelar como booleano) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (ahora, "dd-mm-aaaa hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Debe poner este código en la ventana de código de ThisWorkbook.

Para hacer esto, abra VB Editor (atajo de teclado - ALT + F11) y haga doble clic en el objeto Este libro en el explorador del proyecto.

Reparación de archivos de Excel dañados

En caso de que se encuentre con un archivo de Excel dañado, hay algunas cosas que puede hacer.

En primer lugar, puede utilizar la opción de reparación que está incorporada en Excel.

A continuación se muestran los pasos para recuperar un archivo dañado reparándolo:

1. Abra la aplicación Excel.
2. Haga clic en "Archivo" y luego en "Abrir" (o use el atajo de teclado Control + O).
3. Haga clic en el botón Examinar.
4. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione el archivo que se ha dañado.
5. Haga clic en el pequeño triángulo que apunta hacia abajo en el botón "Abrir" (como se muestra a continuación).
6. Haga clic en Abrir y reparar.
7. Excel le mostrará un mensaje como se muestra a continuación. Haga clic en Reparar.

Si tiene suerte, todo irá bien y podrá recuperar sus datos del archivo corrupto.

En caso de que la opción de reparación no funcione, siga los pasos anteriores hasta el Paso 5 y luego, en lugar de Reparar, haga clic en "Extraer datos". Excel le preguntará si desea "Convertir a valores" o "Recuperar fórmulas".

Puede intentar usar cualquier opción que funcione para usted. Excel intentará extraer la mayor cantidad de datos posible y creará un nuevo libro de trabajo con los datos extraídos.

Si esto tampoco funciona. es posible que deba confiar en herramientas de terceros para recuperar archivos de Excel corruptos.