Cómo ordenar por color en Excel (en menos de 10 segundos)

Excel tiene muchas opciones cuando se trata de ordenar datos.

Y una de esas opciones le permite ordenar sus datos según el color de la celda.

Por ejemplo, en el siguiente conjunto de datos, puede ordenar por color para obtener los nombres de todos los estudiantes que puntuaron por encima de 80 juntos en la parte superior y todos los estudiantes que puntuaron menos de 35 juntos en la parte inferior.

Con la función de clasificación en Excel, puede ordenar según el color de la celda.

En este tutorial, le mostraré diferentes escenarios donde puede ordenar por color y los pasos exactos que necesita para hacerlo.

Tenga en cuenta que en este tutorial, he tomado ejemplos en los que estoy ordenando en función de valores numéricos. Sin embargo, estos métodos funcionan perfectamente incluso si tiene texto o fechas en lugar de números.

Ordenar según un solo color

Si solo tiene un color en su conjunto de datos, puede ordenarlo fácilmente en función de él.

A continuación se muestra un conjunto de datos en el que todos los estudiantes que obtuvieron una puntuación superior a 80 se han resaltado en verde.

Estos son los pasos para ordenar por el color de las celdas:

1. Seleccione el conjunto de datos completo (A1: B11 en este ejemplo)
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en la opción "Ordenar". Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que esté seleccionado "Mis datos tienen encabezados". En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede dejar esta opción sin marcar.
5. Haga clic en el menú desplegable "Ordenar por" y seleccione "Marcas". Esta es la columna en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
6. En el menú desplegable "Ordenar por", haga clic en Color de celda.
7. En el menú desplegable "Orden", seleccione el color según el cual desea ordenar los datos. Dado que solo hay un color en nuestro conjunto de datos, solo muestra un color (verde)
8. En el segundo menú desplegable de Orden, seleccione En la parte superior. Este es el lugar donde especificas si quieres todas las celdas coloreadas en la parte superior del conjunto de datos o en la parte inferior.
9. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores le darían un conjunto de datos como se muestra a continuación.

Atajo de teclado para abrir el cuadro de diálogo Ordenar - ALT A S S (mantenga presionada la tecla ALT y luego presione las teclas A S S una por una)

Tenga en cuenta que la clasificación basada en el color solo reorganiza las celdas para reunir todas las celdas del mismo color. El resto de las celdas permanecen como están.

Este método funciona para las celdas que ha resaltado manualmente (dándole un color de fondo), así como para aquellas en las que el color de la celda es debido a las reglas de formato condicional.

Ordenar según varios colores

En el ejemplo anterior, solo teníamos celdas con un color que debían ordenarse.

Y puede usar la misma metodología para ordenar cuando tiene celdas con varios colores.

Por ejemplo, suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación donde todas las celdas donde las marcas son más de 80 están en color verde y aquellas donde las marcas son menos de 35 están en color rojo.

Y desea ordenar estos datos para que tenga todas las celdas con verde en la parte superior y todas las que tienen rojo en la parte inferior.

A continuación se muestran los pasos para ordenar por varios colores en Excel:

1. Seleccione el conjunto de datos completo (A1: B11 en este ejemplo)
2. Haga clic en la pestaña Datos.
3. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que esté seleccionado "Mis datos tienen encabezados". En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede dejar esta opción sin marcar.
5. Haga clic en el menú desplegable "Ordenar por" y seleccione "Marcas". Esta es la columna en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
6. En el menú desplegable "Ordenar por", haga clic en Color de celda.
7. En el menú desplegable "Orden", seleccione el primer color según el cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los colores que hay en el conjunto de datos. Seleccione verde.
8. En el segundo menú desplegable de Orden, seleccione En la parte superior.
9. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de clasificación (ya que queremos clasificar en función de dos colores). Hacer clic en este botón agregaría otro conjunto de opciones de clasificación.
10. Haga clic en el menú desplegable "Luego por" y seleccione "Marcas".
11. En el menú desplegable "Ordenar por", haga clic en Color de celda.
12. En el menú desplegable "Orden", seleccione el segundo color según el cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los colores que hay en el conjunto de datos. Seleccione rojo.
13. En el segundo menú desplegable de Orden, seleccione En la parte inferior.
14. Haga clic en Aceptar

Los pasos anteriores ordenarían los datos con todo el verde en la parte superior y todos los rojos en la parte inferior.

Aclaración: La clasificación por color funciona tanto con números como con datos de texto. Es posible que esté pensando que puede lograr los resultados que se muestran arriba simplemente ordenando los datos en función de los valores. Si bien esto funcionará en este escenario específico, imagine que tiene una lista enorme de clientes / clientes / productos que ha resaltado manualmente. En ese caso, no hay un valor numérico, pero aún puede ordenar según el color de las celdas.

Ordenar según el color de la fuente

Otra cosa sorprendente acerca de la ordenación en Excel es que también puede ordenar por color de fuente en las celdas.

Si bien esto no es tan común como obtener datos donde las celdas están coloreadas, esto sigue siendo algo que mucha gente hace. Después de todo, solo se necesita un clic para cambiar el color de la fuente.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar estos datos para obtener todas las celdas con el color rojo juntas.

A continuación se muestran los pasos para ordenar por color de fuente en Excel:

1. Seleccione el conjunto de datos completo (A1: B11 en este ejemplo)
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que esté seleccionado "Mis datos tienen encabezados". En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede dejar esta opción sin marcar.
5. Haga clic en el menú desplegable Ordenar por y seleccione "Marcas". Esta es la columna en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
6. En el menú desplegable "Ordenar por", haga clic en Color de fuente.
7. En el menú desplegable "Orden", seleccione el color según el cual desea ordenar los datos. Dado que solo hay un color en nuestro conjunto de datos, solo muestra un color (rojo)
8. En el segundo menú desplegable de Orden, seleccione En la parte superior. Este es el lugar donde especificas si quieres todas las celdas coloreadas en la parte superior del conjunto de datos o en la parte inferior.
9. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarían los datos con todas las celdas con la fuente en color rojo en la parte superior.

Ordenar según los iconos de formato condicional

El formato condicional le permite agregar una capa de iconos visuales que pueden hacer que sus datos o sus informes / paneles se vean mucho mejor y sean fáciles de leer.

Si tiene dichos datos con iconos de formato condicional, también puede ordenar estos datos en función de los iconos

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

A continuación se muestran los pasos para ordenar por iconos de formato condicional:

1. Seleccione el conjunto de datos completo (A1: B11 en este ejemplo)
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que esté seleccionado "Mis datos tienen encabezados". En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede dejar esta opción sin marcar.
5. Haga clic en el menú desplegable "Ordenar por" y seleccione "Marcas". Esta es la columna en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
6. En el menú desplegable "Ordenar por", haga clic en "Icono de formato condicional".
7. En el menú desplegable "Orden", seleccione el icono según el cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los íconos que están en el conjunto de datos. Seleccione primero el verde.
8. En el segundo menú desplegable de Orden, seleccione En la parte superior.
9. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de clasificación (como queremos ordenar en función de tres iconos). Hacer clic en este botón agregaría otro conjunto de opciones de clasificación.
10. Haga clic en el menú desplegable "Luego por" y seleccione "Marcas".
11. En el menú desplegable "Ordenar por", haga clic en "Iconos de formato condicional".
12. En el menú desplegable "Orden", seleccione el segundo icono según el cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los íconos que están en el conjunto de datos. Seleccione amarillo.
13. En el segundo menú desplegable de Orden, seleccione En la parte superior.
14. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de clasificación. Hacer clic en este botón agregaría otro conjunto de opciones de clasificación.
15. Haga clic en el menú desplegable "Luego por" y seleccione "Marcas".
16. En el menú desplegable "Ordenar por", haga clic en "Iconos de formato condicional".
17. En el menú desplegable "Orden", seleccione el tercer icono según el cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los íconos que hay en el conjunto de datos. Seleccione rojo.
18. En el segundo menú desplegable de Orden, seleccione En la parte superior.
19. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarían el conjunto de datos y le proporcionarían todos los íconos similares juntos.

Tenga en cuenta que la clasificación seguirá el orden en que la tiene en el cuadro de diálogo de clasificación. Por ejemplo, si todos los íconos están configurados para ordenarse y mostrarse en la parte superior, primero todas las celdas con íconos verdes se mostrarán como están en la parte superior en nuestras tres condiciones. Luego, los datos resultantes tendrían los íconos amarillos y luego los íconos rojos.

No perder el orden original de los datos

Cuando ordena los datos, pierde el orden original del conjunto de datos.

En caso de que también desee conservar el conjunto de datos original, es mejor crear una copia de los datos y luego realizar la clasificación de los datos copiados.

Otra técnica para asegurarse de que puede recuperar los datos originales es insertar una columna con números de fila.

Una vez que haya agregado esta columna, úsela al ordenar los datos.

En caso de que necesite volver a ordenar los datos originales en una etapa posterior, puede ordenar fácilmente estos datos en función de las columnas con los números.

Interesado en aprender más sobre la clasificación de datos en Excel. Aquí hay una gran contribución sobre cómo ordenar en Excel que cubre una gran cantidad de temas, como ordenar por texto / fechas / números, ordenar de izquierda a derecha, ordenar basado en texto parcial, ordenación sensible a mayúsculas y minúsculas, ordenación de varios niveles y mucho más.