Ver video: Cómo resaltar celdas en blanco en Excel
Cuando obtengo un archivo de datos de un cliente / colega o lo descargo de una base de datos, hago algunas verificaciones básicas de los datos. Hago esto para asegurarme de que no falten puntos de datos, errores o duplicados que puedan generar problemas más adelante.
Una de esas comprobaciones es buscar y resaltar celdas en blanco en Excel.
Hay muchas razones que pueden resultar en celdas en blanco en un conjunto de datos:
- Los datos no están disponibles.
- Los puntos de datos se eliminaron accidentalmente.
- Una fórmula devuelve una cadena vacía que da como resultado una celda en blanco.
Si bien es fácil detectar estas celdas en blanco en un conjunto de datos pequeño, si tiene uno enorme con cientos de filas y columnas, hacerlo manualmente sería muy ineficiente y propenso a errores.
En este tutorial, le mostraré varias formas de buscar y resaltar celdas en blanco en Excel.
Resaltar celdas en blanco mediante formato condicional
El formato condicional es una excelente manera de resaltar celdas según su valor cuando se cumple la condición dada.
Voy a mostrar estos ejemplos con un pequeño conjunto de datos. Sin embargo, también puede utilizar estas mismas técnicas con grandes conjuntos de datos.
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:
Puede ver que hay celdas en blanco en este conjunto de datos.
Estos son los pasos para resaltar celdas en blanco en Excel (usando formato condicional):
- Seleccione los datos.
- Vaya a la pestaña Inicio.
- En el menú desplegable Formato condicional, haga clic en Nueva regla.
- En el cuadro de diálogo "Nuevas reglas de formato", seleccione "Dar formato solo a las celdas que contienen".
- Seleccione "Blancos" en el menú desplegable (como se muestra a continuación):
- Especifique el formato (en el que desea resaltar los espacios en blanco).
- Haga clic en Aceptar.
Esto resaltaría todas las celdas en blanco en el conjunto de datos.
Tenga en cuenta que el formato condicional es dinámico. Esto significa que si se aplica el formato condicional y elimina un punto de datos, esa celda se resaltará automáticamente.
Al mismo tiempo, este comportamiento dinámico tiene un costo general. El formato condicional es volátil y, si se usa en conjuntos de datos grandes, puede ralentizar su libro de trabajo.
Seleccionar y resaltar celdas en blanco en Excel
Si desea seleccionar y resaltar rápidamente las celdas que están en blanco, puede utilizar la técnica "Ir a especial".
Estos son los pasos para seleccionar y resaltar celdas en blanco en Excel:
- Seleccione los datos.
- Presione la tecla F5. Se abrirá el cuadro de diálogo Ir a.
- En el cuadro de diálogo Ir a, haga clic en el botón Especial.
- En el cuadro de diálogo Ir a especial, seleccione Espacios en blanco.
- Haga clic en Aceptar. Esto seleccionará todas las celdas en blanco en el conjunto de datos.
- Con todas las celdas en blanco seleccionadas, resáltelas dándole un color de celda.
Como se mencionó, este método es útil cuando desea seleccionar rápidamente todas las celdas en blanco y resaltarlas. También puede usar los mismos pasos para seleccionar todas las celdas en blanco y luego llenar 0 o NA o cualquier otro texto relevante en él.
Tenga en cuenta que, a diferencia del formato condicional, este método no es dinámico. Si lo hace una vez y luego, por error, elimina un punto de datos, no se resaltará.
Uso de VBA para resaltar celdas en blanco en Excel
También puede usar un código VBA corto para resaltar celdas en blanco en un conjunto de datos seleccionado.
Este método es más adecuado cuando a menudo necesita buscar y resaltar celdas en blanco en conjuntos de datos. Puede usar fácilmente el código a continuación y crear un complemento o guardarlo en su libro de trabajo de macros personal.
Aquí está el código VBA que resaltará las celdas en blanco en el conjunto de datos seleccionado:
'Código de Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Estos son los pasos para poner este código VBA en el backend y luego usarlo para resaltar celdas en blanco en Excel:
- Vaya a la pestaña Desarrollador y haga clic en Visual Basic (o presione ALT + F11).
- En Vb Editor, dentro del Explorador de proyectos, haga clic con el botón derecho en cualquiera de los nombres de las hojas (si no ve el Explorador de proyectos, presione CONTROL + R).
- Vaya a Insertar y haga clic en Módulo.
- En la ventana Código del módulo, copie y pegue el código VBA.
- Cierre el editor de VB.
¿Cómo ejecutar el código VBA (macro)?
Una vez que haya copiado y pegado esta macro, hay un par de formas en las que puede usar esta macro.
Uso del cuadro de diálogo de macros
Estos son los pasos para ejecutar esta macro usando el cuadro de diálogo Macro:
- Seleccione los datos.
- Vaya a la pestaña Desarrollador y haga clic en Macros.
- En el cuadro de diálogo Macro, seleccione la macro "HighlightBlankCells" y haga clic en Ejecutar.
Usando el VB Editor
Estos son los pasos para ejecutar esta macro usando el Editor de VB:
- Seleccione los datos.
- Vaya a la pestaña Desarrollador y haga clic en Visual Basic.
- En el Editor de VB, haga clic en cualquier lugar dentro del código.
- Haga clic en el botón del triángulo verde en la barra de herramientas (o presione la tecla F5).
Como mencioné, usar la macro VBA para resaltar celdas en blanco es el camino a seguir si necesita hacer esto con frecuencia. Además de las formas que se muestran arriba para ejecutar la macro, también puede crear un complemento o guardar el código en el libro de trabajo de macros personal. Esto le permitirá acceder a este código desde cualquier libro de trabajo en su sistema.
