Plantilla gratuita de seguimiento de licencias de Excel (actualizada para 2021)

Uno de mis compañeros de equipo tiene la responsabilidad de crear una plantilla de seguimiento de permisos en Excel para todo el equipo. Esta plantilla de seguimiento se utiliza para realizar un seguimiento de las vacaciones / días festivos y las ausencias planificadas de los miembros del equipo.

Hasta ahora, usaba un diagrama de Gantt simple en Excel, pero quería algo mejor con más funcionalidades.

Por lo tanto, creé esta plantilla de seguimiento de licencias de Excel para facilitar la gestión de las licencias y realizar un seguimiento de las licencias mensuales y anuales de los miembros de su equipo.

También puede usar esto como una plantilla de seguimiento de vacaciones o un seguimiento de asistencia de los estudiantes si lo desea.

Plantilla Excel Leave Tracker

Esta plantilla de Excel Leave Tracker se puede utilizar para registrar y monitorear las licencias de los empleados durante un año (de un año financiero en el que puede elegir el mes de inicio del año).

Puede rastrear 10 códigos de licencia diferentes para un empleado: licencias de vacaciones, licencias por enfermedad, licencias por maternidad / paternidad, seguimiento de licencias ocasionales, licencias en lugar de horas extras y medios días, etc.

También proporciona un total mensual y anual de diferentes tipos de permisos que pueden ser útiles en la planificación de proyectos y la gestión de permisos.

Utiliza un poco de formato condicional, algunas funciones DATE, fórmulas de matriz y un código VBA simple.

Buscando la versión de Google Sheets de este ¿Dejar la plantilla de seguimiento? ¡Haga clic aquí!

¿Cómo funciona esta plantilla Excel Leave Tracker?

• Use los íconos de triángulo junto al nombre del mes para pasar al mes anterior / siguiente (la plantilla se actualiza para mostrar las fechas del mes seleccionado). Hay un código VBA corto que se ejecuta en segundo plano cada vez que cambia el mes. Le muestra solo el mes seleccionado y oculta todos los demás meses.
• Esta plantilla de Excel se puede utilizar para realizar un seguimiento de las hojas durante más de un año. Puede seleccionar un mes de inicio y realizar un seguimiento de las hojas de un año. Por ejemplo, si sigue el ciclo de abril a marzo, seleccione abril de 2021 como mes de inicio.
  • Nota: El valor en la celda A1 es para cambiar el período de tiempo del rastreador de licencias SOLAMENTE. NO use la celda A1 para pasar al mes siguiente mientras la grabación se va. Use los íconos triangulares al lado de los nombres de los meses para ir al mes anterior / siguiente y marcar las hojas.
• Puede especificar los días laborables y no laborables (fines de semana). A la derecha del rastreador de permisos, hay una funcionalidad para especificar los días laborables seleccionando Sí en el menú desplegable. Si selecciona No, ese día se marca como un día no laborable en el registro de ausencias.
  • Tan pronto como especifique los días no laborables, esos días de la semana se resaltan en color gris en el rastreador de licencias.

• Puede actualizar la lista de días festivos en la hoja de trabajo denominada "Lista de días festivos". Se reflejará automáticamente en el rastreador resaltando esos días en color naranja.
• Para ingresar el registro de licencia para empleados, use los códigos relevantes según el tipo de licencia (puede personalizar estos códigos de licencia). Por ejemplo, en el caso de licencia por enfermedad, use S, en el caso de Vacaciones, use V, y así sucesivamente.
  • Hay dos códigos reservados para las hojas de medio día. puede ingresar H1 o H2 para una licencia de medio día.

• Tan pronto como ingrese el código de licencia para cualquier empleado, se resaltará en rojo (en el caso de medio día, se resaltará en amarillo). Si ese día es fin de semana o feriado, el color no cambiará.
  • La columna NJ (resaltada en verde en la imagen de abajo) tiene el número de hojas de ese empleado en ese mes. Cuenta las hojas solo en días laborables (no se contabilizan las de los fines de semana y / o festivos). Las hojas de medio día se cuentan como 0,5.
  • ACTUALIZADO: La columna NK (resaltada en rojo claro en la imagen de abajo) tiene el número de permisos anuales que toma un empleado. Cuenta las hojas solo en días laborables (no se contabilizan las de los fines de semana y / o festivos). Las hojas de medio día se cuentan como 0,5.
  • Las columnas NL a NU muestran el desglose de la licencia por código de licencia (para todo el año). Esto podría ser útil para realizar un seguimiento del tipo de licencia que se ha aprovechado. Tenga en cuenta que, si bien las medias hojas se cuentan como 0,5 hojas en el recuento total, en el desglose de las licencias se cuentan como números enteros. Por ejemplo, 2 mitades de hojas daría lugar a un recuento de 1 licencia, pero verá dos mitades de hojas en la ruptura de la licencia.

He creado esta plantilla de seguimiento de ausencias / asistencia para 20 empleados. Si desea agregar más, simplemente copie y pegue el formato y las fórmulas para filas adicionales.

Además, dado que hay un código VBA involucrado, asegúrese de guardarlo siempre con la extensión .xls o .xlsm.

Nota: Para actualizar esta plantilla para cualquier año, simplemente cambie el valor del año en la celda A2. Por ejemplo, para que sea para2021-2022, simplemente cambie el valor de A2 a2021-2022. Además, debe actualizar la lista de días festivos para el año especificado.

El archivo de descarga está completamente desbloqueado para que pueda personalizarlo según sus necesidades.

Aquí está otra versión de la plantilla que puede rastrear hojas para 50 empleados.

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Preguntas frecuentes sobre el uso de esta plantilla de seguimiento de permisos

Desde que creé este rastreador de vacaciones / licencias, he recibido una avalancha de correos electrónicos y comentarios. Lo que ves ahora es una versión refinada que ha sido posible gracias a todos los comentarios que he recibido.

Basándome en las preguntas que recibo repetidamente, he creado esta sección de preguntas frecuentes para que pueda obtener una respuesta más rápido (en lugar de esperar a que responda).

Estas son las preguntas más comunes que recibo sobre la plantilla Leave tracker: P: Intenté descargar el archivo pero lo descargué como un zip. ¿Como lo uso? R: He solucionado este problema y ahora debería poder descargar el archivo de Excel directamente. P: Cuando cambio de mes, las hojas que salen se reflejan también en el mes cambiado. R: Esto sucede cuando usa la celda A1 para cambiar el mes. Necesita usar los íconos de flecha para cambiar los meses. La celda A1 debe usarse solo para establecer el mes de inicio del calendario. Por ejemplo, si desea que el calendario comience en abril, haga que la celda A1 sea el valor 4. Ahora, para pasar a marzo, use los íconos triangulares. P: Necesito realizar un seguimiento de varios años de permisos. ¿Necesito crear una nueva hoja de trabajo para cada año (año financiero)? R: ¡Sí! Este rastreador de permisos solo puede realizar un seguimiento de los permisos durante un período de 12 meses. Necesita crear una copia para cada año. P: ¿Puedo usar mis propios códigos de licencia? R: ¡Sí! Puede cambiar el código de licencia en las celdas NX8: NX17. También debe especificar el mismo código en las celdas NL5: NU5. Por ejemplo, si cambia el código de licencia Trabajo desde casa a X, también debe cambiarlo en NR5. 

Espero que encuentre útil este rastreador de licencias / vacaciones.

¿Hay otras áreas en las que cree que una plantilla de Excel podría ser útil? Tengo hambre de ideas y tú eres mi mina de oro. Comparta sus pensamientos en la sección de comentarios 🙂

• Plantilla de calendario de vacaciones en Excel.
• Plantilla de calculadora de hoja de horas trabajadas para empleados.
• Gráfico de hitos en Excel.
• Hacer un diagrama de Pareto en Excel.
• Hacer un histograma en Excel.
• Plantilla de productividad de la matriz de tareas.