Cómo ordenar por apellido en Excel (Guía fácil)

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Si trabaja con conjuntos de datos de nombres, ordenarlos es una de las tareas comunes que tendría que hacer con frecuencia.

Es bastante fácil ordenar los datos alfabéticamente según el nombre completo, donde Excel usa el primer carácter del nombre para ordenar.

Pero y si quieres ordenar datos por apellido en Excel?

Si bien no es tan sencillo, aún se puede hacer (mucho también depende de la forma en que se estructuran los datos de nombres).

Independientemente del método que utilice, tendrá que, de alguna manera, extraer el apellido del nombre completo y ponerlo en una columna separada. Luego puede usar esta columna para ordenar sus datos por apellido alfabéticamente.

En este tutorial de Excel, le mostraré cómo ordenar una columna con nombres basados ​​en el apellido.

¡Entonces empecemos!

Extraer y ordenar por apellido usando Buscar y reemplazar

El primer paso para ordenar por apellido es obtener el apellido en una columna separada.

Puede hacerlo reemplazando todo antes del apellido con un espacio en blanco para que solo le quede el apellido.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar estos datos alfabéticamente usando el apellido.

A continuación se muestran los pasos para ordenar por apellido:

1. Seleccione el conjunto de datos que incluye el encabezado (en este ejemplo, sería A1: A10)
2. Cópielo en la columna adyacente (si la columna adyacente no está vacía, inserte una nueva columna y luego copie estos nombres)
3. Cambie el nombre del encabezado de columna copiado. En este ejemplo, el nombre es "Apellido".
4. Seleccione todos los nombres copiados (no seleccione el encabezado)
5. Mantenga presionada la tecla Control y luego presione la tecla H. Esto abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
6. En el campo Buscar, ingrese * (símbolo de asterisco seguido de un carácter de espacio)
7. Deje el campo Reemplazar con vacío
8. Haga clic en Reemplazar todo. Esto reemplazaría instantáneamente todos los nombres y quedará solo con los apellidos.

Los pasos anteriores conservarían el apellido y eliminarían todo lo anterior. Esto funciona bien incluso cuando tiene segundos nombres o prefijos (como Sr. o Sra.).

Una vez que tenga los apellidos en la columna adyacente, puede ordenar fácilmente el conjunto de datos (incluidos los nombres completos) alfabéticamente según el apellido.

A continuación se muestran los pasos para ordenar por apellido:

1. Seleccione el conjunto de datos completo con encabezados (incluidos los nombres completos y los apellidos extraídos). También puede incluir otras columnas que desee ordenar junto con los nombres
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en Ordenar
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que esté seleccionado "Mis datos tienen encabezados".
5. En la opción "Ordenar por", seleccione el nombre de la columna que solo tiene el apellido
6. En "Ordenar por", seleccione "Valores de celda"
7. En la opción Pedido, seleccione "A to Z"
8. Haga clic en Aceptar

Los pasos anteriores ordenarían todo el conjunto de datos seleccionado según el apellido.

Una vez hecho esto, puede eliminar la columna que tiene el apellido.

Consejo profesional: En cualquier momento, si cree que es posible que necesite recuperar los datos originales, debe tener una forma de desordenar este conjunto de datos. Para hacer esto, en una columna adyacente (izquierda o derecha), tenga números de serie antes de la clasificación. Ahora, si necesita recuperar los datos originales, puede obtenerlos clasificándolos en función de los números.

Extraer y ordenar alfabéticamente por apellido usando fórmula

Si bien el método que se muestra arriba (usando Buscar y Reemplazar) es el que prefiero para obtener todos los apellidos y ordenar en función de él, una limitación es que los datos resultantes son estáticos.

Esto significa que si agrego más nombres a mi lista, tendré que hacer el mismo proceso nuevamente para obtener los apellidos.

Si esto es algo que no desea, puede usar el método de fórmula para ordenar los datos por apellidos.

Suponga que tiene el conjunto de datos como se muestra a continuación.

A continuación se muestra la fórmula que extraerá el apellido del nombre completo:

= DERECHA (A2, LEN (A2) -FIND ("", A2))

La fórmula anterior se basa en el patrón con un nombre completo (que contiene solo el nombre y apellido en este ejemplo). El patrón es que habría un carácter de espacio entre el nombre y el apellido.

La función BUSCAR se utiliza para obtener la posición del carácter de espacio. Luego, este valor se resta de la longitud total del nombre para obtener el número total de caracteres del apellido.

Este valor luego se usa en la función DERECHA para obtener el apellido.

Una vez que tenga la columna de apellido, puede ordenar estos datos (esto se trata en el primer método en detalle).

La fórmula anterior funcionaría cuando solo tiene nombre y apellido.

Pero, ¿qué pasa si también tienes un segundo nombre? O puede haber un saludo antes del nombre (como Sr. o Sra.)

En tal caso, debe utilizar la siguiente fórmula:

= DERECHA (A2, LARGO (A2) -BUSCAR ("@", SUSTITUIR (A2, "", "@", LARGO (A2) -LENTE (SUSTITUIR (A2, "", "")))))

La fórmula anterior encuentra la posición del último carácter de espacio y luego la usa para extraer el apellido.

Te recomiendo que uses la segunda fórmula en todos los casos, es más infalible y puede manejar todos los casos (siempre que el apellido esté al final del nombre).

Nota: Estas dos fórmulas se basan en la condición de que solo haya un carácter de espacio entre cada elemento del nombre. En caso de que haya espacios dobles, o espacios iniciales / finales, esta fórmula dará resultados incorrectos. En tal caso, es mejor usar la función TRIM para eliminar primero los espacios iniciales, finales y dobles, y luego usar la fórmula anterior.

Si bien esto puede parecer un método complicado, el beneficio de usar una fórmula es que hace que los resultados sean dinámicos. Si agrega más nombres a su lista, todo lo que tiene que hacer es copiar la fórmula y le dará el apellido.

Usar texto en columnas

Texto a columnas es nuevamente una forma simple y fácil de dividir celdas en Excel.

Puede especificar el delimitador (como una coma o un espacio) y usarlo para dividir el contenido de la celda. Una vez que tenga los elementos divididos en columnas separadas, puede usar la columna que tiene el apellido para ordenar alfabéticamente los datos.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

A continuación se muestran los pasos para usar Text to Column para ordenar por apellido:

1. Seleccione la columna que tiene el nombre (excluyendo el encabezado)
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. En el grupo "Herramientas de datos", haga clic en la opción Texto a columnas. Esto abrirá el asistente Texto a columnas.
4. En el paso 1 del "Asistente para convertir texto en columnas", seleccione "Delimitado" y haga clic en Siguiente.
5. En el paso 2, seleccione "Espacio" como delimitador (y desmarque cualquier otra cosa si está seleccionada) y luego haga clic en el botón Siguiente.
6. En el paso 3, seleccione la primera columna de nombre en la vista previa de datos y luego seleccione la opción "No importar columnas (omitir)". Esto asegura que el nombre no sea parte del resultado y que solo obtenga el apellido.
7. También en el Paso 3, cambie la celda de destino a la que está adyacente a los datos originales. Esto asegurará que obtenga el apellido por separado y que los datos de los nombres originales estén intactos.
8. Haga clic en Finalizar

Una vez que tenga el resultado, puede ordenar por apellido.

También puede enviar mensajes de texto a columnas para separar nombres y apellidos cuando tenga una coma como separador.

Uso de Flash Fill

Otra forma rápida y rápida de obtener los apellidos es mediante la función Relleno rápido.

Flash Fill se introdujo en Excel 2013 y ayuda a manipular los datos identificando patrones. Para que esto funcione, debe mostrar Flash Fill el resultado que espera un par de veces.

Una vez que identifica el patrón, rápidamente hará el resto del trabajo por usted.

Suponga que tiene el siguiente conjunto de datos de nombres.

A continuación se muestran los pasos para usar Flash Fill para obtener el apellido y luego ordenar usándolo:

1. En la celda B2, ingrese el texto "Maury". Este es el resultado que espera en la celda.
2. Vaya a la siguiente celda e ingrese el apellido del nombre en la celda adyacente (Elliot en este ejemplo).
3. Seleccione ambas celdas
4. Pase el cursor sobre la parte inferior derecha de la selección. Notará que el cursor cambia a un icono más.
5. Haga doble clic en él (o haga clic y arrástrelo hacia abajo). Esto le dará algún resultado en las celdas (no es probable que sea el resultado que desea)
6. Haga clic en el icono Opciones de Autocompletar.
7. Haga clic en Relleno flash

Esto le dará el resultado que probablemente serán los apellidos en todas las celdas.

Digo probable, ya que Flash Fill puede no funcionar en algunos casos. Dado que depende de la identificación de un patrón, es posible que no siempre pueda hacerlo. O a veces, el patrón que descifra puede no ser el correcto.

En tales casos, debe ingresar un resultado esperado en una o dos celdas más y luego realizar los pasos 4-7.

Una vez que tenga todos los apellidos en una columna, puede ordenar los datos según estos apellidos.

Estas son cuatro formas diferentes que puede utilizar para ordenar los datos por apellido. El mejor método sería utilizar la técnica Buscar y reemplazar, pero si desea que sus resultados sean dinámicos, el método de fórmula es el camino a seguir.

Espero que hayas encontrado útil este tutorial.