Cómo hacer que los números negativos sean rojos en Excel

Ver video: mostrar números negativos en rojo (y entre paréntesis)

Si trabaja con muchos números en Excel, es una buena práctica resaltar los números negativos en rojo. Esto facilita la lectura de los datos.

Hay varias técnicas que puede utilizar para resaltar números negativos en rojo en Excel:

• Usar formato condicional
• Uso del formato de número incorporado
• Uso de formato de número personalizado

Exploremos cada una de estas técnicas en detalle.

Resalte números negativos en rojo: uso de formato condicional

Las reglas de formato condicional de Excel se aplican a una celda en función del valor que contiene.

En este caso, comprobaremos si el valor en una celda es menor que 0 o no. Si es así, entonces la celda se puede resaltar en un color específico (que sería rojo en este caso).

Estos son los pasos para hacer esto:

1. Vaya a Inicio → Formato condicional → Resaltar reglas de celda → Menos que.
2. Seleccione las celdas en las que desea resaltar los números negativos en rojo.
3. En el cuadro de diálogo Menor que, especifique el valor por debajo del cual se debe aplicar el formato. Si desea utilizar un formato diferente a los del menú desplegable, utilice la opción Formato personalizado.
4. Haga clic en Aceptar.

Todas las celdas con un valor menor que 0 se resaltarían en color rojo claro con texto en rojo oscuro.

El formato condicional también es útil cuando desea imprimir los informes. Si bien es posible que no vea una diferencia significativa en el color de la fuente en una impresión en blanco y negro, dado que el formato condicional resalta toda la celda, hace que las celdas resaltadas se destaquen.

Precaución: el formato condicional es volátil, lo que significa que se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en el libro de trabajo. Si bien el impacto es insignificante en conjuntos de datos pequeños, es posible que veas algo de arrastre debido a esto cuando se aplica a conjuntos de datos grandes.

Resalte los números negativos en rojo: utilizando el formato de número de Excel incorporado

Excel tiene algunos formatos numéricos incorporados que hacen que sea muy fácil hacer que los números negativos sean rojos en Excel.

Cuando aplica el formato "Número", agrega dos decimales a los números y hace que los números negativos aparezcan en rojo.

Algo como se muestra a continuación:

Para hacer esto:

1. Seleccione las celdas en las que desea resaltar los números negativos en rojo.
2. Vaya a la pestaña Inicio → grupo Formato de número y haga clic en el iniciador de diálogo (es el pequeño icono de flecha inclinada en la parte inferior derecha del grupo. Esto abrirá el cuadro de diálogo Formato de celda (o puede usar el atajo de teclado Control + 1).
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, dentro de la pestaña Número, seleccione Número en la lista Categoría. En la opción de la derecha, seleccione el texto rojo en las opciones de "Números negativos".
4. Haga clic en Aceptar.

Esto agregaría automáticamente dos puntos decimales y haría que los números negativos fueran rojos con un signo menos.

Tenga en cuenta que ninguna de las técnicas que se muestran en este tutorial cambia el valor en la celda. Solo cambia la forma en que se muestra el valor.

Resalte los números negativos en rojo: uso de formatos numéricos personalizados

Si los formatos incorporados no son los que desea. Excel le permite crear sus propios formatos personalizados.

Estos son los pasos:

1. Seleccione las celdas en las que desea resaltar los números negativos en rojo.
2. Vaya a la pestaña Inicio → grupo Formato de número y haga clic en el iniciador de diálogo. Esto abrirá el cuadro de diálogo Formato de celda (o puede usar el atajo de teclado Control + 1).
   
3. En la pestaña Número, seleccione Personalizado de la lista Categoría y use el siguiente formato en el tipo:
   General; [Rojo] -General
4. Haga clic en Aceptar.

Esto hará que los números negativos aparezcan en rojo, mientras que todo lo demás permanecerá igual.

Como funciona esto:

Hay cuatro tipos de formato que puede personalizar en Excel:

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Estos formatos están separados por un punto y coma.

Puede especificar el formato para cada tipo y se mostrará de esa manera en Excel.

Para usar colores, puede especificar el color entre corchetes al principio del formato. No todos los colores son compatibles con el formato de número personalizado, pero puede usar colores comunes como rojo, azul, verde, amarillo, cian, etc.

Puede especificar un formato para cualquiera o todas estas cuatro partes. Por ejemplo, si escribe General; General; General; General entonces todo está en el formato General.

Pero si escribes 0,00; -0,00; 0,00; General, los números positivos se muestran con 2 decimales, los negativos con un signo negativo y 2 decimales, el cero como 0,00 y el texto como texto normal.

Del mismo modo, puede especificar el formato de cualquiera de las cuatro partes.

Si menciona solo:

• Un formato: se aplica a las cuatro secciones. Por ejemplo, si escribe General, se aplicará a las cuatro secciones.
• Dos formatos: el primero se aplica a números positivos y ceros, y el segundo se aplica a números negativos. El formato de texto por defecto se convierte en General.
• Tres formatos: el primero se aplica a números positivos, el segundo se aplica a números negativos, el tercero se aplica a cero y el texto desaparece porque no se especifica nada para el texto.

Si desea aprender todo sobre el formato de número personalizado, le recomiendo encarecidamente la sección de Ayuda de Office.