Si imprime con frecuencia sus datos / trabajo en Excel, estoy seguro de que se ha enfrentado al problema de que imprime varias páginas en lugar de una sola página.
A veces, es tan frustrante que se imprima una nueva página solo para acomodar algunas líneas adicionales de datos (lo que también conduce al desperdicio de papel).
Hay algunas técnicas sencillas que puede utilizar para asegurarse de que los datos de Excel se impriman en una página (o en un número menor de páginas en caso de que esté imprimiendo un informe grande).
En este tutorial de Excel, compartiré algunos métodos que puede utilizar para imprima la hoja de Excel en una página. Puede utilizar una combinación de estos métodos para obtener el mejor resultado.
¡Entonces empecemos!
Compruebe cuántas páginas se imprimirán (vista previa)
Antes de comenzar a optimizar la configuración para imprimir el trabajo de Excel en una hoja, es mejor verificar el estado actual usando la Vista previa de impresión.
¡No te preocupes! No tienes que imprimir nada para esto. Simplemente puede comprobar cómo quedaría el trabajo impreso y cuántas hojas se imprimirán.
Esto le permite comprender las cosas que puede cambiar para asegurarse de que está utilizando la cantidad mínima de papel y, al mismo tiempo, mantiene su informe impreso de manera hermosa y legible.
A continuación se muestran los pasos para usar la Vista previa de impresión para ver cómo se vería el trabajo de impresión final:
- Haga clic en la pestaña Archivo
- Haga clic en la opción de impresión
O puede usar el atajo de teclado Control + P (Comando + P si usa una Mac)
Esto abrirá la página de vista previa de impresión, donde podrá ver cuántas páginas se imprimirán y qué se imprimirá en cada página.
Puede utilizar las teclas de flecha para ir a la página siguiente / anterior en el modo de vista previa de impresión.
Formas de ajustar e imprimir hojas de Excel en una página
Ahora, veamos algunos métodos que puede usar para ajustar todos los datos en una hoja en una página y luego imprimir su informe en una página (o menos páginas).
Ajustar el ancho de la columna (o la altura de la fila)
En muchos casos, no es necesario que las columnas sean demasiado anchas.
Y dado que este es un determinante directo de la cantidad de datos que se imprimen en una página, puede ahorrar mucho papel simplemente reduciendo el ancho de la columna.
Pero entonces, ¿cómo saber si ha hecho lo suficiente o no? ¿Cómo sabe cuánto ancho de columna debe reducir para que todo quepa en una página?
Para hacerlo más fácil, puede utilizar el Vista de diseño de página en Excel - que le muestra en tiempo real cuántos datos se imprimirán en cada página de su informe.
A continuación se muestran los pasos para ingresar al modo Diseño de página y luego reducir el ancho de la columna:
- Haga clic en la pestaña Ver en la cinta
- En el grupo Vistas del libro de trabajo, haga clic en la opción "Diseño de página". Esto cambiará la forma en que se muestran los datos (y verá escalas en la parte superior e izquierda de la hoja de trabajo)
- Reduzca el ancho de la columna para que quepan los datos en una página. Para hacer esto, coloque el cursor en el borde del cursor en el encabezado de la columna que desea reducir de tamaño. Luego haga clic y arrastre.
Una vez que tenga todos los datos en una página, puede seguir adelante e imprimirla.
En algunos casos, es posible que los datos de una celda se corten y no se muestren por completo. Esto sucede a menudo cuando cambia el ancho de la columna. Puede corregir esto habilitando la opción Ajustar texto en Excel.
Para volver a la vista normal (y salir de la vista Diseño de página), haga clic en la pestaña Ver y luego en "Normal".
Cambiar la escala (ajustar todas las filas / columnas en una página)
Excel tiene una opción incorporada que le permite cambiar la escala de la hoja de trabajo de una manera que se ajuste a más filas / columnas en una página.
Cuando hace esto, simplemente reduce todo para adaptarse a todas las columnas o filas en una página.
Suponga que tiene una hoja en la que las columnas se extienden a la siguiente hoja cuando se imprime.
A continuación se muestran los pasos para reducir la escala de la hoja durante la impresión:
- Haga clic en la pestaña Archivo
- Haga clic en Imprimir (o use el atajo de teclado - Control + P)
- En la ventana Imprimir, haga clic en la opción Escala (es la última opción a la izquierda)
- Haga clic en cualquiera de las opciones:
- Ajustar hoja en una página
- Firme todas las columnas en una página
- Ajustar todas las filas en una página
Los pasos anteriores escalarían la hoja para que se ajustara a la página (según las opciones que haya seleccionado). También podrá ver cómo se verían los datos en la vista previa de la hoja que está a la derecha.
La opción "Ajustar hoja en una página" es adecuada cuando solo tiene unas pocas filas / columnas que se desbordan. En caso de que haya muchos, el uso de esta opción puede hacer que los datos impresos sean demasiado pequeños para leerlos.Esto no afecta los datos de la hoja de trabajo. Solo escala los datos con fines de impresión.
Ocultar o eliminar filas / columnas
Otra forma inteligente de tener todo en una página al imprimir es ocultar las columnas o filas que no necesite.
Siempre tiene la opción de hacerlos visibles nuevamente en caso de que los necesite más adelante, pero si los oculta mientras imprime, se asegurará de que está optimizando el espacio y usando menos páginas para imprimir.
Para ocultar una fila / columna, simplemente selecciónelas, haga clic con el botón derecho y luego seleccione Ocultar.
Nuevamente, es mejor entrar primero en el modo Diseño de página y luego hacer esto. Esto asegura que pueda ver cuántas filas / columnas necesita ocultar para que quepan todos los datos en una página en Excel.
Y aquí hay pasos para mostrar las filas / columnas en Excel.
Cambiar la orientación de la página
Si tiene más columnas y filas, tiene sentido cambiar la orientación de la página mientras imprime.
Hay dos orientaciones en Excel;
- Vertical (predeterminado en Excel): se imprimen más filas que columnas
- Horizontal: se imprimen más columnas que filas
En caso de que tenga más columnas que filas (como se muestra a continuación), puede cambiar la orientación de la página a Horizontal para asegurarse de que sus datos se ajusten y se impriman en una página.
A continuación se muestran los pasos para cambiar la orientación de la página en Excel:
- Haga clic en la pestaña Diseño de página
- En el grupo Configurar página, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo. Esto abrirá el cuadro de diálogo "Configuración de página".
- Haga clic en la pestaña Página en el cuadro de diálogo (si aún no está seleccionada)
- En la opción Orientación, seleccione Paisaje
- Haga clic en Aceptar
Ahora puede ir a Vista previa de impresión y ver cómo se vería su informe impreso.
El método abreviado de teclado para abrir el cuadro de diálogo Configurar página ALT + P + S + P (presione estas teclas en sucesión)
Alternativamente, también puede cambiar la orientación en la ventana Vista previa de impresión, seleccionando Orientación horizontal en el menú desplegable en la configuración.
Cambiar los márgenes de la página
A veces, solo tiene una o dos columnas adicionales que se imprimen en una página nueva (o algunas filas adicionales que se extienden a la página siguiente).
Un pequeño ajuste en los márgenes de la página puede ayudarlo a ajustar todo en una sola página.
Si se pregunta qué son los márgenes de la página, cuando imprime una hoja de cálculo de Excel, cada página impresa tiene algunos espacios en blanco en los bordes. Esto es así por diseño para garantizar que los datos se vean bien cuando se imprimen.
Tiene la opción de reducir este espacio en blanco (el margen de la página) y ajustar más datos en una sola página.
A continuación se muestran los pasos para reducir el margen de la página en Excel:
- Haga clic en la pestaña Diseño de página
- En el grupo Configuración de página, haga clic en "Márgenes".
- Haga clic en Estrecho
Los pasos anteriores reducirían el margen de la página y es posible que vea algunas filas / columnas adicionales comprimidas en la misma página.
En caso de que desee reducir aún más el margen de la página, haga clic en la opción "Márgenes" en la cinta y luego haga clic en "Márgenes personalizados". Esto abrirá el cuadro de diálogo Configuración de página donde puede ajustar aún más los márgenes.
Reducir el tamaño de la fuente
Otra forma sencilla de hacer que algunas filas / columnas adicionales (que se derraman en hojas adicionales cuando se imprimen a partir de ahora) se ajusten rápidamente a la misma página puede ser reduciendo el tamaño de la fuente.
Esto puede permitirle cambiar el tamaño de algunas columnas para que quepan en una página cuando se impriman.
Esto puede ser útil cuando tiene datos impresos que normalmente van en el apéndice, algo que necesita tener pero que nadie lo lee ni le importa.
Imprimir solo los datos seleccionados (o configurar el área de impresión)
A veces, es posible que tenga un conjunto de datos grande, pero es posible que no desee imprimirlo todo. Tal vez solo desee imprimir los datos seleccionados.
Si esto es algo único en el que desea imprimir rápidamente los datos seleccionados en la hoja de trabajo, puede hacerlo usando el siguiente paso:
- Seleccione los datos que desea imprimir
- Haga clic en la pestaña Archivo
- Haga clic en Imprimir (o use el atajo de teclado - Control + P)
- En la pantalla Imprimir que aparece, haga clic en la primera opción en Configuración
- Haga clic en la opción Imprimir selección. Notaría que la vista previa también cambia para mostrarle solo la parte que se imprimirá.
- Haga clic en Imprimir.
Los pasos anteriores solo imprimirían el conjunto de datos seleccionado.
Tenga en cuenta que, en caso de que haya seleccionado un conjunto de datos que no pueda caber en una sola página cuando se imprima, se imprimirá en varias hojas. Sin embargo, puede cambiar la escala a "Ajustar hoja en una página" para imprimir la selección en una sola página.
El método anterior es bueno cuando tiene que imprimir los datos seleccionados de vez en cuando.
Pero necesita imprimir la misma selección de varias hojas de trabajo, es una mejor idea configurar el área de impresión. Una vez configurada, Excel consideraría esta área de impresión como la parte destinada a imprimir e ignoraría los demás datos de la hoja.
A continuación se muestran los pasos para configurar el área de impresión en Excel:
- Seleccione los datos que desea establecer como área de impresión
- Haga clic en la pestaña Diseño de página
- En el grupo Configurar página, haga clic en la opción Área de impresión
- Haga clic en Establecer área de impresión
¡Eso es!
Ahora, cuando intente imprimir una hoja de trabajo, solo se imprimirá el área de impresión (y solo esto se mostrará en la Vista previa de impresión).
[Bonificación] Agregar saltos de página
En caso de que tenga un gran conjunto de datos. es obvio que no cabe en una página y que la impresión de todos estos datos ocuparía varias páginas.
Puede agregar saltos de página en Excel para que Excel sepa dónde dejar de imprimir en la página actual y pasar el resto a la página siguiente.
A continuación se muestran los pasos para agregar saltos de página en Excel:
- Seleccione la celda donde desea insertar el salto de página. A partir de esta celda, todo se imprimirá en la página siguiente.
- Haga clic en la pestaña Diseño de página
- En el grupo Configurar página, haga clic en la opción Saltos
- Haga clic en Insertar saltos de página
Los pasos anteriores agregarían un salto de página y todo lo anterior al salto de página se imprimiría en una hoja y los datos restantes en otras hojas.
Tenga en cuenta que en caso de que haya configurado el área de impresión, tendrá prioridad sobre los saltos de página.
Estos son varios métodos que puede utilizar para ajustar los datos en una página e imprimir una hoja de cálculo de Excel en una página. En los casos en que tenga muchos datos, puede que no tenga sentido imprimirlos en una página, pero aún puede utilizar los métodos anteriores para minimizar el uso de papel y ajustar los mismos datos en menos páginas.
Espero que este tutorial te haya resultado útil.
