7 cosas asombrosas que Excel Text to Columns puede hacer por usted

Text to Columns es una característica sorprendente de Excel que merece mucho más crédito del que suele recibir.

Como sugiere su nombre, se utiliza para dividir el texto en varias columnas. Por ejemplo, si tiene un nombre y apellido en la misma celda, puede usar esto para dividirlos rápidamente en dos celdas diferentes.

Esto puede ser realmente útil cuando obtiene sus datos de bases de datos o los importa desde otros formatos de archivo como Texto o CSV.

En este tutorial, aprenderá muchas cosas útiles que se pueden hacer usando Text to Columns en Excel.

Dónde encontrar texto en columnas en Excel

Para acceder a Texto a columnas, seleccione el conjunto de datos y vaya a Datos → Herramientas de datos → Texto a columnas.

Esto abriría el Asistente para convertir texto en columnas.

Este asistente tiene tres pasos y toma algunas entradas del usuario antes de dividir el texto en columnas (verá cómo se pueden usar estas diferentes opciones en los ejemplos a continuación).

Para acceder a Texto en columnas, también puede usar el atajo de teclado - ALT + A + E.

Ahora, profundicemos y veamos algunas cosas increíbles que puede hacer con Text to Columns en Excel.

Ejemplo 1: dividir los nombres en nombre y apellido

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

Para dividir rápidamente el nombre y el apellido y obtenerlos en celdas separadas, siga los pasos a continuación:

• Seleccione el conjunto de datos.
• Vaya a Datos → Herramientas de datos → Texto a columnas. Esto abrirá el Asistente para convertir texto en columnas.
• En el paso 1, asegúrese de que esté seleccionado Delimitado (que también es la selección predeterminada). Haga clic en Siguiente.
• En el paso 2, seleccione "Espacio" como delimitador. Si sospecha que podría haber espacios consecutivos dobles o triples entre los nombres, seleccione también la opción "Tratar los delimitadores consecutivos como uno". Haga clic en Siguiente.
• En el paso 3, seleccione la celda de destino. Si no selecciona una celda de destino, sobrescribirá su conjunto de datos existente con el nombre en la primera columna y el apellido en la columna adyacente. Si desea mantener intactos los datos originales, cree una copia o elija una celda de destino diferente.
• Haga clic en Finalizar.

Esto le dará instantáneamente los resultados con el nombre en una columna y el apellido en otra columna.

Nota:

• Esta técnica funciona bien cuando el nombre se compone únicamente del nombre y el apellido. En caso de que haya iniciales o segundos nombres, es posible que esto no funcione. Haga clic aquí para obtener una guía detallada sobre cómo abordar casos con diferentes combinaciones de nombres.
• El resultado que obtiene al usar la función Texto a columnas es estático. Esto significa que si hay algún cambio en los datos originales, tendrá que repetir el proceso para obtener resultados actualizados.

Lea también: Cómo ordenar por apellido en Excel

Ejemplo 2 - Dividir ID de correo electrónico en nombre de usuario y nombre de dominio

Texto a columnas le permite elegir su propio delimitador para dividir texto.

Esto se puede utilizar para dividir las direcciones de correo electrónico en nombres de usuario y nombres de dominio, ya que están separados por el signo @.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

Estos son algunos identificadores de correo electrónico ficticios de algunos superhéroes geniales (excepto yo, solo soy un tipo normal de perder el tiempo en Netflix).

Estos son los pasos para dividir estos nombres de usuario y nombres de dominio usando la función Texto a columnas.

• Seleccione el conjunto de datos.
• Vaya a Datos → Herramientas de datos → Texto a columnas. Esto abrirá el Asistente para convertir texto en columnas.
• En el Paso 1, asegúrese de que esté seleccionado Delimitado (que también es la selección predeterminada). Haga clic en Siguiente.
• En el Paso 2, seleccione Otro e ingrese @ en el cuadro a la derecha. Asegúrese de anular la selección de cualquier otra opción (si está marcada). Haga clic en Siguiente.
• Cambie la celda de destino a la que desea obtener el resultado.
• Haga clic en Finalizar.

Esto dividiría la dirección de correo electrónico y le daría el nombre y el apellido en celdas separadas.

Ejemplo 3: obtener el dominio raíz de la URL

Si trabaja con URL web, es posible que a veces necesite conocer el número total de dominios raíz únicos.

Por ejemplo, en el caso de http://www.google.com/example1 y http://google.com/example2, el dominio raíz es el mismo, que es www.google.com.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

Estos son los pasos para obtener el dominio raíz de estas URL:

• Seleccione el conjunto de datos.
• Vaya a Datos → Herramientas de datos → Texto a columnas. Esto abrirá el Asistente para convertir texto en columnas.
• En el paso 1, asegúrese de que esté seleccionado Delimitado (que también es la selección predeterminada). Haga clic en Siguiente.
• En el Paso 2, seleccione Otro e ingrese / (barra diagonal) en el cuadro a la derecha. Asegúrese de anular la selección de cualquier otra opción (si está marcada). Haga clic en Siguiente.
• Cambie la celda de destino a la que desea obtener el resultado.
• Haga clic en Finalizar.

Esto dividiría la URL y le daría el dominio raíz (en la tercera columna, ya que había dos barras diagonales delante).

Ahora, si desea encontrar la cantidad de dominios únicos, simplemente elimine los duplicados.

Nota: Esto funciona bien cuando tiene todas las URL que tienen http: // al principio. Si no es así, obtendrá el dominio raíz en la primera columna. Una buena práctica es hacer que estas URL sean coherentes antes de usar Text to Columns.

Ejemplo 4: convertir formatos de fecha no válidos en formatos de fecha válidos

Si obtiene sus datos de bases de datos como SAP / Oracle / Capital IQ, o los importa desde un archivo de texto, existe la posibilidad de que el formato de fecha sea incorrecto (es decir, un formato que Excel no considera como fecha).

Solo hay un par de formatos que Excel puede entender, y cualquier otro formato debe convertirse a un formato válido para usarlo en Excel.

Suponga que tiene fechas en el siguiente formato (que no están en el formato de fecha válido de Excel).

Estos son los pasos para convertirlos en formatos de fecha válidos:

• Seleccione el conjunto de datos.
• Vaya a Datos → Herramientas de datos → Texto a columnas. Esto abrirá el Asistente para convertir texto en columnas.
• En el paso 1, asegúrese de que esté seleccionado Delimitado (que también es la selección predeterminada). Haga clic en Siguiente.
• En el paso 2, asegúrese de que la opción NO delimitador esté seleccionada. Haga clic en Siguiente.
• En el formato de datos de Columna, seleccione Fecha y seleccione el formato que desee (DMY significaría fecha, mes y año). Además, cambie la celda de destino a la que desea obtener el resultado.
• Haga clic en Finalizar.

Esto convertiría instantáneamente estos formatos de fecha no válidos en formatos de fecha válidos que puede usar en Excel.

Ejemplo 5: convertir texto en números

A veces, cuando importa datos de bases de datos u otros formatos de archivo, los números se convierten en formato de texto.

Esto puede suceder de varias formas:

• Tener un apóstrofe antes del número. Esto lleva a que el número se trate como texto.
• Obtener números como resultado de funciones de texto como LEFT, RIGHT o MID.

El problema con esto es que estos números (que están en formato de texto) son ignorados por funciones de Excel como SUMA y PROMEDIO.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación donde los números están en formato de texto (tenga en cuenta que estos están alineados a la izquierda).

Estos son los pasos para usar Text to Columns para convertir texto en números

• Seleccione el conjunto de datos.
• Vaya a Datos → Herramientas de datos → Texto a columnas. Esto abrirá el Asistente para convertir texto en columnas.
• En el paso 1, asegúrese de que esté seleccionado Delimitado (que también es la selección predeterminada). Haga clic en Siguiente.
• En el paso 2, asegúrese de que la opción NO delimitador esté seleccionada. Haga clic en Siguiente.
• En el formato de datos de la columna, seleccione General. Además, cambie la celda de destino a la que desea obtener el resultado.
• Haga clic en Finalizar.

Esto convertiría estos números nuevamente al formato General que ahora se puede usar en fórmulas.

Ejemplo 6: extraer los primeros cinco caracteres de una cadena

A veces, es posible que deba extraer los primeros caracteres de una cadena. Este podría ser el caso cuando tiene datos transaccionales y los primeros cinco caracteres (o cualquier otro número de caracteres) representan un identificador único.

Por ejemplo, en el conjunto de datos que se muestra a continuación, los primeros cinco caracteres son exclusivos de una línea de productos.

Estos son los pasos para extraer rápidamente los primeros cinco caracteres de estos datos usando Text to Columns:

• Seleccione el conjunto de datos.
• Vaya a Datos → Herramientas de datos → Texto a columnas. Esto abrirá el Asistente para convertir texto en columnas.
• En el Paso 1, asegúrese de que esté seleccionado Ancho fijo. Haga clic en Siguiente.
• En el Paso 2, en la sección Vista previa de datos, arrastre la línea vertical y colóquela después de 5 caracteres en el texto. Haga clic en Siguiente.
• Cambie la celda de destino a la que desea obtener el resultado.
• Haga clic en Finalizar.

Esto dividiría su conjunto de datos y le daría los primeros cinco caracteres de cada ID de transacción en una columna y descansaría todo en la segunda columna.

Nota: También puede establecer más de una línea vertical para dividir los datos en más de 2 columnas. Simplemente haga clic en cualquier lugar del área de Vista previa de datos y arrastre el cursor para establecer el divisor.

Ejemplo 7: convertir números con el signo menos al final en números negativos

Si bien esto no es algo que se pueda encontrar con frecuencia, a veces, es posible que se encuentre arreglando los números con signos negativos al final y haciendo que estos números sean negativos.

Text to Columns es la manera perfecta de ordenar esto.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

Estos son los pasos para convertir estas desventajas finales en números negativos:

• Seleccione el conjunto de datos.
• Vaya a Datos → Herramientas de datos → Texto a columnas. Esto abrirá el Asistente para convertir texto en columnas.
• En el paso 1, haga clic en "Siguiente".
• En el paso 2, haga clic en "Siguiente".
• En el paso 3, haga clic en el botón Avanzado.
• En el cuadro de diálogo Configuración avanzada de importación de texto, seleccione la opción "Menos al final para el número negativo". Haga clic en Aceptar.
• Configure la celda de destino.
• Haga clic en Finalizar.

Esto colocaría instantáneamente el signo menos desde el final del número al principio. Ahora puede usar fácilmente estos números en fórmulas y cálculos.