Uso de rebanadores en la tabla dinámica de Excel: una guía para principiantes

La versión de Excel 2010 de la tabla dinámica se animó con la entrada de una nueva característica súper genial: Slicers.

Un Slicer de tabla dinámica le permite filtrar los datos cuando selecciona una o más de una opción en el cuadro Slicer (como se muestra a continuación).

En el ejemplo anterior, Slicer es el cuadro naranja a la derecha, y puede filtrar fácilmente la tabla dinámica simplemente haciendo clic en el botón de región en Slicer.

Empecemos.

Haga clic aquí para descargar los datos de muestra y síguelo.

Insertar una cortadora en una tabla dinámica de Excel

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

Este es un conjunto de datos ficticios (ventas minoristas de EE. UU.) Y abarca 1000 filas. Con estos datos, hemos creado una tabla dinámica que muestra las ventas totales de las cuatro regiones.

Lee mas: Cómo crear una tabla dinámica desde cero.

Una vez que tenga la tabla dinámica en su lugar, puede insertar Slicers.

Uno puede preguntarse: ¿Por qué necesito Slicers?

Es posible que necesite segmentaciones cuando no desee toda la tabla dinámica, sino solo una parte de ella. Por ejemplo, si no desea ver las ventas para todas las regiones, sino solo para el sur, o el sur y el oeste, puede insertar la segmentación y seleccionar rápidamente las regiones deseadas para las que desea obtener el los datos de ventas.

Las segmentaciones son una forma más visual que le permite filtrar los datos de la tabla dinámica en función de la selección.

Estos son los pasos para insertar una cortadora de esta tabla dinámica:

• Seleccione cualquier celda de la tabla dinámica.
• Vaya a Insertar -> Filtro -> Rebanador.
• En el cuadro de diálogo Insertar segmentaciones, seleccione la dimensión para la que tiene la capacidad de filtrar los datos. La Slicer Box enumeraría todas las dimensiones disponibles y puede seleccionar una o más de una dimensión a la vez. Por ejemplo, si solo selecciono Región, solo se insertará el cuadro Rebanador de región, y si selecciono ambos, Región y Tipo de minorista, insertará dos Rebanadores.
• Haga clic en Aceptar. Esto insertará la (s) rebanadora (s) en la hoja de trabajo.

Tenga en cuenta que Slicer identificaría automáticamente todos los elementos únicos de la dimensión seleccionada y los enumeraría en el cuadro de segmentación.

Una vez que haya insertado la cortadora, puede filtrar los datos simplemente haciendo clic en el elemento. Por ejemplo, para obtener las ventas solo para la región Sur, haga clic en Sur. Notará que el elemento seleccionado adquiere un tono de color diferente en comparación con los otros elementos de la lista.

También puede optar por seleccionar varios elementos a la vez. Para hacer eso, mantenga presionada la tecla Control y haga clic en los que desea seleccionar.

Si desea borrar la selección, haga clic en el icono de filtro (con una cruz roja) en la parte superior derecha.

Inserción de varias rebanadoras en una tabla dinámica

También puede insertar varias segmentaciones seleccionando más de una dimensión en el cuadro de diálogo Insertar segmentaciones.

Para insertar varias segmentaciones:

• Seleccione cualquier celda de la tabla dinámica.
• Vaya a Insertar -> Filtro -> Rebanador.
• En el cuadro de diálogo Insertar rebanadores, seleccione todas las dimensiones para las que desea obtener los rebanadores.
• Haga clic en Aceptar.

Esto insertará todos los Slicers seleccionados en la hoja de trabajo.

Tenga en cuenta que estas segmentaciones están vinculadas entre sí. Por ejemplo, si selecciono "Medio Oeste" en el filtro Región y "Multilínea" en el filtro Tipo de minorista, se mostrarán las ventas de todos los minoristas Multilínea en la región del Medio Oeste únicamente.

Además, si selecciono Medio Oeste, tenga en cuenta que la opción Especialidad en el segundo filtro obtiene un tono más claro de azul (como se muestra a continuación). Esto indica que no hay datos para minoristas especializados en la región del Medio Oeste.

Rebanadoras vs. Filtros de informes

¿Cuál es la diferencia entre segmentaciones y filtros de informes?

Las rebanadoras se ven súper geniales y son fáciles de usar. La fortaleza de la tabla dinámica radica en el hecho de que no se necesita mucha habilidad para usarla. Todo lo que necesita hacer es arrastrar y soltar y hacer clic aquí y allá y tendrá un excelente informe listo en segundos.

Si bien Report Filters hace bien su trabajo, Slicers hace que sea aún más fácil para usted filtrar una tabla dinámica y / o entregársela a cualquier persona sin ningún conocimiento de Excel o tablas dinámicas. Dado que es tan intuitivo, incluso esa persona puede usar estos Slicers haciendo clic en ellos y filtrando los datos. Dado que se trata de filtros visuales, es fácil para cualquiera aprender a utilizarlos, incluso cuando los utilizan por primera vez.

A continuación, se muestran algunas diferencias clave entre Slicers y Report Filters:

• Las rebanadoras no ocupan una celda fija en la hoja de trabajo. Puede moverlos como cualquier otro objeto o forma. Los filtros de informe están vinculados a una celda.
• Los filtros de informe están vinculados a una tabla dinámica específica. Los Slicers, por otro lado, se pueden vincular a múltiples tablas dinámicas (como veremos más adelante en este tutorial).
• Dado que un filtro de informe ocupa una celda fija, es más fácil automatizarlo a través de VBA. Por otro lado, un rebanador es un objeto y necesitaría un código más complejo.

Formatear la cortadora

Un Slicer viene con mucha flexibilidad cuando se trata de formatear.

Estas son las cosas que puede personalizar en una cortadora.

Modificación de los colores de la cortadora

Si no le gustan los colores predeterminados de una cortadora, puede modificarla fácilmente.

• Seleccione la cortadora.
• Vaya a Slicer Tools -> Opciones -> Slicer Styles. Aquí encontrará varias opciones diferentes. Seleccione el que le guste y su cortadora obtendrá instantáneamente ese formato.

Si no le gustan los estilos predeterminados, puede crear los suyos propios. Para hacer esto, seleccione la opción New Slicer Style y especifique su propio formato.

Obtención de varias columnas en el cuadro Slicer

De forma predeterminada, un Slicer tiene una columna y todos los elementos de la dimensión seleccionada se enumeran en ella. En caso de que tenga muchos elementos, Slicer muestra una barra de desplazamiento que puede usar para revisar todos los elementos.

Es posible que desee tener todos los elementos visibles sin la molestia de desplazarse. Puede hacerlo creando Slicer de múltiples columnas.

Para hacer esto:

• Seleccione la rebanadora.
• Vaya a Slicer Tools -> Opciones -> Botones.
• Cambie el valor de Columnas a 2.

Esto dividirá instantáneamente los elementos de la cortadora en dos columnas. Sin embargo, es posible que algo se vea tan mal como se muestra a continuación:

Esto parece desordenado y no se muestran los nombres completos. Para que se vea mejor, cambia el tamaño de la cortadora e incluso los botones que contiene.

Para hacer esto:

• Seleccione la rebanadora.
• Vaya a Slicer Tools -> Opciones.
• Cambie la altura y el ancho de los botones y la cortadora. (Tenga en cuenta que también puede cambiar el tamaño de la cortadora simplemente seleccionándola y usando el mouse para ajustar los bordes. Sin embargo, para cambiar el tamaño del botón, debe realizar los cambios solo en Opciones).

Cambio / eliminación del cabezal de la cortadora

De forma predeterminada, un Slicer elige el nombre del campo de los datos. Por ejemplo, si creo una segmentación para regiones, el encabezado automáticamente será "Región".

Es posible que desee cambiar el encabezado o eliminarlo por completo.

Estos son los pasos:

• Haga clic con el botón derecho en Slicer y seleccione Slicer Settings.
• En el cuadro de diálogo Configuración de la cortadora, cambie el título del encabezado a lo que desee.
• Haga clic en Aceptar.

Esto cambiaría el encabezado en la cortadora.

Si no desea ver el encabezado, desmarque la opción Mostrar encabezado en el cuadro de diálogo.

Clasificación de elementos en la cortadora

De forma predeterminada, los elementos de una Slicer se ordenan en orden ascendente en el caso de texto y de más antiguo a más reciente en el caso de números / fechas.

Puede cambiar la configuración predeterminada e incluso utilizar sus propios criterios de clasificación personalizados.

He aquí cómo hacer esto:

• Haga clic con el botón derecho en Slicer y seleccione Slicer Settings.
• En el cuadro de diálogo Configuración de la cortadora, puede cambiar los criterios de clasificación o utilizar sus propios criterios de clasificación personalizados.
• Haga clic en Aceptar.

Lee mas: Cómo crear listas personalizadas en Excel (para crear sus propios criterios de clasificación)

Ocultar elementos sin datos de la caja de corte

Puede suceder que algunos de los elementos de la tabla dinámica no contengan datos. En tales casos, puede hacer que los rebanadores oculten ese elemento.

Por ejemplo, en la imagen a continuación, tengo dos rebanadores (uno para la región y el otro para el tipo de minorista). Cuando selecciono Mid West, el elemento de especialidad en el segundo filtro aparece un tono azul claro que indica que no hay datos en él.

En tales casos, puede elegir no mostrarlo en absoluto.

Estos son los pasos para hacer esto:

• Haga clic con el botón derecho en la cortadora en la que desea ocultar los datos y seleccione Configuración de la cortadora.
• En el cuadro de diálogo Configuración de la cortadora, con las opciones de "Clasificación y filtrado de elementos", marque la opción "Ocultar elementos sin datos".
• Haga clic en Aceptar.

Conexión de una cortadora a varias tablas dinámicas

Una cortadora se puede conectar a varias tablas dinámicas. Una vez conectado, puede usar una sola cortadora para filtrar todas las tablas dinámicas conectadas simultáneamente.

Recuerde, para conectar diferentes tablas dinámicas a una cortadora, las tablas dinámicas deben compartir la misma caché dinámica. Esto significa que estos se crean utilizando los mismos datos o una de las tablas dinámicas se ha copiado y pegado como una tabla dinámica separada.

Lee mas: ¿Qué es la caché de tabla dinámica y cómo se usa?

A continuación se muestra un ejemplo de dos tablas dinámicas diferentes. Tenga en cuenta que el Slicer en este caso solo funciona para la tabla dinámica de la izquierda (y no tiene ningún efecto en la de la derecha).

Para conectar esta cortadora a ambas tablas dinámicas:

• Haga clic con el botón derecho en Slicer y seleccione Report Connections. (Alternativamente, también puede seleccionar la cortadora e ir a Herramientas de cortadora -> Opciones -> Cortadora -> Conexiones de informes).
• En el cuadro de diálogo Conexiones de informes, verá todos los nombres de tablas dinámicas que comparten la misma caché dinámica. Seleccione los que desea conectar al Slicer. En este caso, solo tengo dos tablas dinámicas y las he conectado con la cortadora.
• Haga clic en Aceptar.

Ahora su Slicer está conectado a ambas tablas dinámicas. Cuando realiza una selección en el Slicer, el filtrado se producirá en ambas tablas dinámicas (como se muestra a continuación).

Creación de gráficos dinámicos dinámicos con segmentaciones

Del mismo modo que usa un rebanador con una tabla dinámica, también puede usarlo con gráficos dinámicos.

Algo como se muestra a continuación:

Así es como puede crear este gráfico dinámico:

• Seleccione los datos y vaya a Insertar -> Gráficos -> Gráfico dinámico.
• En el cuadro de diálogo Crear gráfico dinámico, asegúrese de tener el rango correcto y haga clic en Aceptar. Esto insertará un gráfico dinámico en una nueva hoja.
• Realice las selecciones de campos (o arrastre y suelte campos en la sección del área) para obtener el gráfico dinámico que desee. En este ejemplo, tenemos el gráfico que muestra las ventas por región durante cuatro trimestres. (Lea aquí sobre cómo agrupar las fechas como trimestres).
• Una vez que tenga listo el gráfico dinámico, vaya a Insertar -> Slicer.
• Seleccione la dimensión de la cortadora que desee con el gráfico. En este caso, quiero los tipos de minorista, así que verifico esa dimensión.
• Formatee el gráfico y la cortadora y listo.

Tenga en cuenta que puede conectar varias Slicers al mismo Slicer Chart y también puede conectar varios Slicer a la misma Slicer (de la misma manera que conectamos varias Tablas Pivot a la misma Slicer).

Haga clic aquí para descargar los datos de muestra y probarlos usted mismo.

También le pueden gustar los siguientes tutoriales de tablas dinámicas:

• Cómo agrupar fechas en una tabla dinámica de Excel.
• Cómo agrupar números en una tabla dinámica en Excel.
• Cómo actualizar la tabla dinámica en Excel.
• Preparación de los datos de origen para la tabla dinámica.
• Cómo agregar y usar un campo calculado de tabla dinámica de Excel.
• Cómo aplicar formato condicional en una tabla dinámica en Excel.
• Cómo reemplazar celdas en blanco con ceros en tablas dinámicas de Excel.