La capacidad de agrupar fechas rápidamente en tablas dinámicas en Excel puede ser bastante útil.
Le ayuda a analizar datos al obtener diferentes vistas por fechas, semanas, meses, trimestres y años.
Por ejemplo, si tiene datos de tarjetas de crédito, es posible que desee agruparlos de diferentes formas (como por meses, trimestres o años).
Del mismo modo, si tiene datos de un centro de llamadas, es posible que desee agruparlos por minutos u horas.
Ver video: Agrupar fechas en tablas dinámicas (Agrupar por meses / años)
Cómo agrupar fechas en tablas dinámicas en Excel
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:
Tiene datos de ventas por fecha, tiendas y regiones (este, oeste, norte y sur). Los datos abarcan más de 300 filas y 4 columnas.
Aquí hay un resumen de tabla dinámica simple creado con estos datos:
Esta tabla dinámica resume los datos de ventas por fecha, pero no es muy útil ya que muestra las más de 300 fechas. En tal caso, sería mejor tener las fechas agrupadas por años, trimestres y / o meses
Descarga datos y síguenos.
Agrupación por años en una tabla dinámica
El conjunto de datos que se muestra arriba tiene fechas de dos años (2014 y 2015).
Estos son los pasos para agrupar estas fechas por años:
- Seleccione cualquier celda de la columna Fecha en la tabla dinámica.
- Vaya a Herramientas de tabla dinámica -> Analizar -> Grupo -> Selección de grupo.
- En el cuadro de diálogo Agrupación, seleccione Años.
- Al agrupar fechas, puede seleccionar más de una opción. De forma predeterminada, la opción Meses ya está seleccionada. Puede seleccionar una opción adicional junto con Mes. Para anular la selección de Mes, simplemente haga clic en él.
- Selecciona la fecha de "Inicio en" y la fecha de "Finalización" según los datos de origen. Si lo desea, puede cambiarlos.
- Haga clic en Aceptar
Esto resumiría la tabla dinámica por años.
Este resumen por años puede resultar útil cuando tenga más años. En este caso, sería mejor tener los datos trimestrales o mensuales.
Agrupar por cuartos en una tabla dinámica
En el conjunto de datos anterior, tiene más sentido profundizar en trimestres o meses para tener una mejor comprensión de las ventas.
Así es como puede agruparlos por trimestres:
- Seleccione cualquier celda de la columna Fecha en la tabla dinámica.
- Vaya a Herramientas de tabla dinámica -> Analizar -> Grupo -> Selección de grupo.
- En el cuadro de diálogo Agrupación, seleccione Trimestres y anule la selección de cualquier otra opción seleccionada.
- Haga clic en Aceptar.
Esto resumiría la tabla dinámica por trimestres.
El problema con esta tabla dinámica es que combina el valor de ventas trimestrales de 2014 y 2015. Por lo tanto, para cada trimestre, el valor de ventas es la suma de los valores de ventas del primer trimestre de 2014 y 2015.
En un escenario de la vida real, es más probable que analice estos trimestres para cada año por separado. Para hacer esto:
- Seleccione cualquier celda de la columna Fecha en la tabla dinámica.
- Vaya a Herramientas de tabla dinámica -> Analizar -> Grupo -> Selección de grupo.
- En el cuadro de diálogo Agrupación, seleccione Trimestres y Años. Puede seleccionar más de una opción simplemente haciendo clic en ella.
- Haga clic en Aceptar.
Esto resumiría los datos por años y luego en años por trimestres. Algo como se muestra a continuación:
Nota: Estoy usando el diseño de formulario tabular en la instantánea anterior.
Cuando agrupa las fechas por más de un grupo de marco de tiempo, sucede algo interesante. Si observa la lista de campos, notará que se ha agregado automáticamente un nuevo campo. En este caso, es Años.
Tenga en cuenta que este nuevo campo que ha aparecido no forma parte de la fuente de datos. Este campo se ha creado en la caché dinámica para agrupar y resumir datos rápidamente. Cuando desagrupe los datos, este campo desaparecerá.
El beneficio de tener este nuevo campo es que ahora puede analizar los datos con trimestres en filas y años en columnas, como se muestra a continuación:
Todo lo que necesita hacer es soltar el campo Año del área Fila al área Columnas.
Agrupar por meses en una tabla dinámica
De forma similar a como agrupamos los datos por trimestres, también podemos hacerlo por meses.
Nuevamente, es recomendable usar Año y Mes para agrupar los datos en lugar de usar solo meses (a menos que solo tenga datos de uno o menos de un año).
Estos son los pasos para hacer esto:
- Seleccione cualquier celda de la columna Fecha en la tabla dinámica.
- Vaya a Herramientas de tabla dinámica -> Analizar -> Grupo -> Selección de grupo.
- En el cuadro de diálogo Agrupación, seleccione Meses y Años. Puede seleccionar más de una opción simplemente haciendo clic en ella.
- Haga clic en Aceptar.
Esto agruparía el campo de fecha y resumiría los datos como se muestra a continuación:
Nuevamente, esto conduciría a que se agregue un nuevo campo de Años a los campos de la tabla dinámica. Simplemente puede arrastrar el campo de los años al área de columnas para obtener los años en columnas y los meses en filas. Obtendrá algo como se muestra a continuación:
Agrupación por semanas en una tabla dinámica
Al analizar datos como las ventas en la tienda o el tráfico del sitio web, tiene sentido analizarlos semanalmente.
Cuando se trabaja con fechas en tablas dinámicas, agrupar fechas por semana es un poco diferente a agrupar por meses, trimestres o años.
Así es como puede agrupar las fechas por semanas:
- Seleccione cualquier celda de la columna Fecha en la tabla dinámica.
- Vaya a Herramientas de tabla dinámica -> Analizar -> Grupo -> Selección de grupo.
- En el cuadro de diálogo Agrupación, seleccione Días y anule la selección de cualquier otra opción seleccionada. Tan pronto como haga esto, notará que la opción Número de días (en la parte inferior derecha) está disponible.
- No hay una opción incorporada para agrupar por semanas. Debe agrupar por días y especificar el número de días que se utilizarán durante la agrupación.
- Tenga en cuenta que para que esto funcione, debe seleccionar la opción Días solamente.
- En Número de días, ingrese 7 (o use el botón giratorio para realizar el cambio).
- Si hace clic en Aceptar en este punto, sus datos se agruparán por semanas a partir del 4 de enero de 2014, que es sábado. Entonces la agrupación sería de sábado a viernes todas las semanas. Para cambiar esta agrupación y comenzar la semana desde el lunes, debe cambiar la fecha de inicio (de forma predeterminada, elige la fecha de inicio de los datos de origen).
- En tal caso, puede iniciar la fecha el 30 de diciembre de 2013 o el 6 de enero de 2014 (ambos lunes).
- Haga clic en Aceptar.
Esto agrupará las fechas por semanas como se muestra a continuación:
Del mismo modo, puede agrupar fechas especificando cualquier otro número de días. Por ejemplo, en lugar de semanalmente, puede agrupar las fechas en un intervalo quincenal.
Nota:
- Cuando agrupa fechas con este método, no puede agruparlas con ninguna otra opción (como meses, trimestres o años).
- El campo / elemento calculado no funcionaría cuando agrupa usando Días.
Agrupación por segundos / horas / minutos en una tabla dinámica
Si trabaja con grandes volúmenes de datos (como los datos del centro de llamadas), es posible que desee agruparlos por segundos, minutos u horas.
Puede utilizar el mismo proceso para agrupar los datos por segundos, minutos u horas.
Suponga que tiene los datos del centro de llamadas como se muestra a continuación:
En los datos anteriores, la fecha se registra junto con la hora. En este caso, puede tener sentido que el gerente del centro de llamadas analice cómo cambian los números de resolución de llamadas por hora.
A continuación se explica cómo agrupar los días por horas:
- Cree una tabla dinámica con Fecha en el área Filas y Resuelto en el área Valores.
- Seleccione cualquier celda de la columna Fecha en la tabla dinámica.
- Vaya a Herramientas de tabla dinámica -> Analizar -> Grupo -> Selección de grupo.
- En el cuadro de diálogo Agrupación, seleccione Horas.
- Haga clic en Aceptar.
Esto agrupará los datos por horas y obtendrá algo como se muestra a continuación:
Puede ver que las etiquetas de fila aquí son 09, 10, etc., que son las horas de un día. 09 significaría 9 a. M. Y 18 serían 6 p. M. Con esta tabla dinámica, puede identificar fácilmente que la mayoría de las llamadas se resuelven entre las 1 y 2 de la tarde.
Del mismo modo, también puede agrupar las fechas en segundos y minutos.
Cómo desagrupar fechas en una tabla dinámica en Excel
Para desagrupar fechas en tablas dinámicas:
- Seleccione cualquier celda en las celdas de fecha en la tabla dinámica.
- Vaya a Herramientas de tabla dinámica -> Analizar -> Agrupar -> Desagrupar.
Esto desagruparía instantáneamente cualquier agrupación que haya hecho.
Descargue el archivo de ejemplo.
Otros tutoriales de tablas dinámicas que pueden interesarle:
- Creación de una tabla dinámica en Excel: un tutorial paso a paso.
- Preparación de datos de origen para la tabla dinámica.
- Cómo agrupar números en una tabla dinámica en Excel.
- Cómo filtrar datos en una tabla dinámica en Excel.
- Cómo aplicar formato condicional en una tabla dinámica en Excel.
- Cómo actualizar la tabla dinámica en Excel.
- Cómo agregar y usar un campo calculado de tabla dinámica de Excel.
- Usando Slicers en Excel Pivot Table.
- Cómo reemplazar celdas en blanco con ceros en tablas dinámicas de Excel.
- Contar valores distintos en una tabla dinámica
