Si hay algo que nos une a todos, tiene que ser la frustración de seguir el ritmo de unas hojas de cálculo excel lentas.
Si bien el impacto en el rendimiento puede ser insignificante cuando hay menos datos, se vuelve más profundo a medida que agrega más y más datos / cálculos al libro de trabajo.
9 de cada 10 veces, un usuario de Excel se quejaría de la lentitud de las hojas de cálculo de Excel. Y casi no hay nada que puedas hacer al respecto.
Bueno eso es NO completamente cierto.
La forma en que se ha hecho Excel, se vuelve lento con grandes conjuntos de datos. Sin embargo, hay muchos trucos de aceleración que puede utilizar para mejorar el rendimiento de una hoja de cálculo lenta de Excel.
10 consejos para manejar hojas de cálculo de Excel lentas
Aquí hay 10 consejos para darle un poco de velocidad a su lenta hoja de cálculo de Excel y ahorrarle algo de tiempo y frustración (haga clic para saltar a esa sección específica).
- Evite las funciones volátiles (debe hacerlo).
- Utilice columnas auxiliares.
- Evite las fórmulas de matriz (si puede).
- Utilice el formato condicional con precaución.
- Utilice tablas de Excel y rangos con nombre.
- Convierta fórmulas no utilizadas en valores.
- Mantenga todos los datos de referencia en una hoja.
- Evite el uso de toda la fila / columna en las referencias.
- Utilice el modo de cálculo manual.
- Utilice técnicas de fórmulas más rápidas.
1. Evite las fórmulas volátiles
Las fórmulas volátiles se llaman así por una razón. Las funciones como NOW, HOY, INDIRECT, RAND, OFFSET, etc. vuelven a calcular cada vez que hay un cambio en el libro de trabajo.
Por ejemplo, si usa la función AHORA en una celda, cada vez que haya un cambio en la hoja de trabajo, la fórmula se volverá a calcular y el valor de la celda se actualizará.
Esto requiere velocidad de procesamiento adicional y termina con un libro de Excel lento.
Como regla general, evite las fórmulas volátiles. Y si no puede, intente minimizar su uso.
2. Utilice columnas auxiliares
Las columnas auxiliares son una de las construcciones de diseño menos valoradas en Excel. He visto a mucha gente rehuir la creación de columnas auxiliares.
NO HAGA eso.
El mayor beneficio de usar "Columnas auxiliares" es que puede ayudarlo a evitar fórmulas de matriz.
Ahora no me malinterpretes. No estoy en contra de las fórmulas de matriz. Más bien creo que estos podrían ser increíbles en algunas situaciones. Pero cuando intenta hacerlo todo con una fórmula larga, afecta el rendimiento de su libro de Excel. Un par de fórmulas de matriz aquí y allá no deberían doler, pero en caso de que necesite usarlo en muchos lugares, considere usar columnas auxiliares.
A continuación, se muestran algunos ejemplos en los que se utilizan columnas auxiliares:
- Ordene automáticamente los datos en orden alfabético usando la fórmula.
- Filtro dinámico de Excel: extraiga datos a medida que escribe.
- Creación de varias listas desplegables en Excel sin repetición.
3. Evite las fórmulas de matriz
Las fórmulas de matriz tienen sus propios méritos, pero la velocidad no es una de ellas.
Como se explicó anteriormente, las fórmulas de matriz pueden tomar una gran cantidad de datos (referencias de celda), analizarlos y brindarle el resultado. Pero hacer eso lleva tiempo.
Si hay una forma de evitar las fórmulas de matriz (como usar la columna auxiliar), siempre tome ese camino.
4. Utilice el formato condicional con precaución
Me encanta el formato condicional. Hace que los datos insípidos se vean tan hermosos. En lugar de hacer la comparación usted mismo, ahora puede simplemente mirar el color o el ícono de una celda y sabrá cómo se compara con otras.
Pero aquí está el problema.
No muchos usuarios de Excel saben que el formato condicional de Excel es volátil. Si bien es posible que no note la diferencia con conjuntos de datos pequeños, puede resultar en una hoja de cálculo de Excel lenta si se aplica en conjuntos de datos grandes o se aplica varias veces.
Un consejo: utilícelo con cautela.
5. Utilice tablas de Excel y rangos con nombre
La tabla de Excel y los rangos con nombre son dos características sorprendentes que contienen sus datos y hacen que la referencia sea muy fácil. Puede que te lleve un tiempo acostumbrarte, pero cuando empiezas a usarlo, la vida se vuelve fácil y rápida.
Al crear paneles basados en datos, casi siempre es una buena idea convertir sus datos en una tabla de Excel.
También tiene la ventaja adicional de hacer que sus fórmulas sean más comprensibles.
Por ejemplo, ¿qué es más fácil de entender?
= Precio de venta-Precio de costo O = SUMA (A1: A10) -SUMA (G1: G10)
6. Convertir fórmulas no utilizadas en valores estáticos
Esto es obvio. Cuando no lo necesite, no lo guarde.
Muchas fórmulas resultarían en un libro de Excel lento. Y si tiene fórmulas que ni siquiera se utilizan, ya sabe a quién culpar. Como regla general, si no necesita fórmulas, es mejor convertirlas en un valor estático (pegando como valores).
Lee mas: Cómo convertir rápidamente fórmulas en valores.
7. Mantenga todos los datos de referencia en una hoja
Puede que esto no siempre sea posible, pero si puede hacerlo, le garantizo que su hoja de Excel se volverá más rápida.
La lógica es simple: las fórmulas en su hoja de trabajo no tienen que ir muy lejos para obtener los datos cuando están junto a ellos en la misma hoja.
8. Evite el uso de toda la fila / columna como referencia (A: A)
La única razón por la que tengo este en la lista es que veo a mucha gente usando la referencia completa de fila / columna en fórmulas. Esta es una mala práctica y debe evitarse.
Si bien puede pensar que la fila / columna solo tiene unas pocas celdas con datos, Excel no piensa de esa manera. Cuando hace referencia a una fila / columna completa, Excel lo actúa como un buen servidor y lo verifica de todos modos. Eso lleva más tiempo para los cálculos.
9. Utilice el modo de cálculo manual
Solo estoy repitiendo lo que millones de personas ya han dicho en varios foros y blogs. El uso del cálculo manual le brinda la flexibilidad de decirle a Excel cuándo calcular, en lugar de que Excel tome sus propias decisiones. Esto no es algo que acelere su libro de Excel, pero si tiene una hoja de cálculo de Excel lenta, definitivamente ahorra tiempo al no hacer que Excel vuelva a calcular una y otra vez.
- Para cambiar al modo manual, vaya a la pestaña Fórmula -> Opciones de cálculo -> Manual (presione la tecla F9 para recalcular)
10. Utilice técnicas de fórmulas más rápidas
Excel le ofrece muchas fórmulas y combinaciones de fórmulas para hacer lo mismo. Es mejor identificar y utilizar los más rápidos.
Aquí hay un par de ejemplos:
- Use IFERROR en lugar del combo IF e ISERROR (a menos que esté usando Excel 2003 o anterior, que no tiene IFERROR).
- Use MAX (A1,0) en lugar de IF (A1> 0, A1,0): este es un consejo genial que aprendí del Sr. Excel, también conocido como Bill Jelen. Su investigación muestra que la opción MAX es un 40% más rápida que la opción IF (y estoy listo para tomar esta estadística en su valor nominal).
- Use el combo INDEX / MATCH, en lugar de VLOOKUP: esto puede levantar muchas cejas, pero la verdad es que no hay forma de que VLOOKUP pueda ser más rápido si tiene cientos de columnas de datos. El mundo se está moviendo hacia INDEX / MATCH, y tú también deberías hacer el cambio.
[Si todavía está confundido acerca de qué usar, aquí hay una comparación directa de VLOOKUP vs. ÍNDICE / PARTIDO]. - Utilice - (dobles negativos) para convertir VERDADERO y FALSO en 1 y 0 (en lugar de multiplicarlo por 1 o agregarle 0). La mejora de la velocidad es notable en grandes conjuntos de datos.
¿Es esta una lista exhaustiva? Absolutamente no. Estos son algunos buenos que creo que vale la pena compartir como punto de partida. Si está buscando dominar las técnicas de aceleración de Excel, hay un buen trabajo realizado por muchos expertos en Excel.
Aquí hay algunas fuentes que pueden resultarle útiles:
- 75 consejos de aceleración de Chandoo (inteligentemente hechos por crowdsourcing).
- Sitio web de modelos de decisión.
- Tablero de mensajes de Mr. Excel (explore esto y encontrará toneladas de consejos).
Estoy seguro de que también tiene muchos consejos que pueden ayudarlo a abordar las hojas de cálculo de Excel lentas. Compártelo con nosotros aquí en la sección de comentarios.
También tengo una solicitud. El dolor de trabajar con una hoja de cálculo de Excel lenta es algo que muchos de nosotros experimentamos a diario. Si encuentra útiles estas técnicas. compártelo con los demás. Alivia su dolor y gana algo de bondad 🙂
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